Заполнение пустых ячеек в excel предыдущим значением

Как заполнить пустые ячейки?

Наличие в таблицах ячеек с отсутствующими значения приводит к некорректной сортировке и фильтрации, а также к проблемам при создании сводных таблиц. Для устранения таких проблем необходимо заполнить пустые ячейки значениями, создав непрерывный список. Чаще всего требуется заполнение ячеек, в которых отсутствуют значения, нулями или значениями верхних, нижних, левых или правых ближайших заполненных ячеек.

Заполнение ячеек с отсутствующими значениями стандартными средствами Excel

Заполнение пустых ячеек нулями (Поиск и замена)

1. Выделение пустых ячеек в нужном диапазоне: Вкладка «Главная», группа кнопок «Редактирование», меню кнопки «Найти и выделить», пункт меню «Выделить группу ячеек». В диалоговом окне «Выделить группу ячеек» выбирается опция «Пустые ячейки»;

2. Когда пустые ячейки выделены, вызывается диалоговое окно «Найти и заменить» либо через меню этой же кнопки «Найти и выделить», либо сочетанием горячих клавиш Ctrl+F и перейти на вкладку «Заменить».

3. Поле «Найти» остается пустым, в поле «Заменить на» вписывается нуль, либо другое необходимое значение. После этого нажимается кнопка «Заменить все».

Заполнение пустых ячеек нулями (Ctrl+Enter)

1. По аналогии с предыдущим пунктом предварительно выделяются пустые ячейки в нужном диапазоне;

2. Курсор помещается в строку формул и вписывается необходимое значение, например, нуль;

3. Зажимается клавиша Ctrl на клавиатуре, после чего нажимается клавиша Enter.

В результате все выделенные пустые ячейки заполняются значением, введенным в строку формул.

Заполнение пустых ячеек верхними значениями (формула)

1. Пустые ячейки можно заполнить значениями предыдущих ячеек.

2. Выделяются пустые ячейки (также как это описано выше);

3. Курсор помещается в строку формул и ставится знак «равно», после этого указывается адрес вышестоящей ячейки (можно просто кликнуть по нужной ячейке левой кнопкой мыши);

4. Удерживая клавишу Ctrl на клавиатуре нажимается клавиша Enter.

В этом случае пустые ячейки заполняются не значениями, а формулами. Если применить к таким значениям сортировку, добавить новые строки, либо удалить существующие, формулы могут сбиться, поэтому для корректной дальнейшей работы желательно заменить формулы результатами их вычислений. Для этого можно скопировать диапазон заполненных ячеек и вставить только значения.

Быстрое заполнение пустых ячеек верхними значениями при помощи макроса

Во всех описанных выше способах пустые ячейки, подлежащие заполнению должны быть предварительно выделены, но этого можно и не делать, если использовать процедуру, написанную на VBA. Пример такой процедуры, представлен на странице http://macros-vba.ru/makrosy/excel/266-kak-zapolnit-pustye-yachejki. Макрос проверяет есть ли значения в ячейках выделенного диапазона и заполняет пустые ячейки значениями верхних ячеек в заданном столбце. При необходимости в процедуру можно добавить цикл по столбцам, тогда заполняться будут пустые ячейки выделенной области в нескольких столбцах.

Надстройка для быстрого заполнения пустых ячеек верхними, нижними, левыми или правыми значениями

Максимально быстро, не делая лишних манипуляций, буквально за пару кликов можно осуществить заполнение пустых ячеек значениями соседних ячеек при помощи надстройки для Excel. Достаточно только вызвать диалоговое окно надстройки, указать диапазон ячеек и выбрать одну из доступных опций: заполнить верхними значениями, заполнить нижними значениями, заполнить левыми значениями, заполнить правыми значениями после чего нажать кнопку «Пуск».

Надстройка позволяет:

1. Выделять необходимый диапазон для заполнения пустых ячеек значениями соседних ячеек;

2. заполнять пустые ячейки значениями ячеек, находящихся:

Видео по работе с надстройкой:

Источник: macros-vba.ru

Как заполнить пустые ячейки в Excel?

Зачастую мы имеем таблицу в Excel, в которой присутствуют пустые ячейки. Заполнение таких ячеек вручную займет огромное количество времени.

Для заполнения пустых ячеек в таких случаях можно использовать способы, перечисленные ниже.

Способ 1: Заполнение пустых ячеек в Excel с помощью заданного значения

Вы можете заполнить пустые ячейки столбца на листе Excel с помощью указанного значения. Для это можно воспользоваться встроенными возможностями Excel, которые очень легко выполнить. Первая функция Go To специальной особенностью Excel, а затем заполнить все пустые ячейки с заданным значением. И этот метод настолько прост , что вы можете использовать без каких – либо специальных знаний.

Следующие шаги иллюстрируют, как заполнить пустые ячейки в Excel с помощью указанного значения.

Шаг 1: Откройте нужный лист Excel, на котором необходимо заполнить пустые ячейки.

Шаг 2: Выберите конкретный столбец, содержащий пустые ячейки.

Шаг 3: Теперь найдите кнопку Найти и выделить в меню Главная и выберите Выделить группу ячеек. Появится окно с различными вариантами. Выберите Пустые ячейки.

Шаг 4: После данного выбора все пустые ячейки в указанном диапазоне будут выделены. Теперь, не нажимая ничего, введите необходимо значение, которое нужно поместить во все пустые ячейки и нажмите Ctrl + Enter. Пустые ячейки заполнятся нужным содержимым.

Таким образом вы можете легко заполнить пустые клетки определенного столбца заданным значением. Это довольно легко сделать, поскольку не требуется какого-либо приложения или программного обеспечения.

Способ 2: Заполнение пустых ячеек в Excel значением, расположенным в ячейке выше

Этот способ пригодится в том случае, если необходимо заполнить пустые ячейки значением, находящимся в ячейке выше пустых. Для того, чтобы заполнить пустые ячейки значением предыдущей ячейки, также можно использовать возможности Excel.

Шаг 1: Откройте нужный лист Excel, который содержит пустые ячейки.

Шаг 2: Выберите диапазон ячеек, в котором нужно заполнить пустые ячейки.

Шаг 3: Теперь найдите кнопку Найти и выделить в меню Главная и выберите Выделить группу ячеек . Появится окно с различными вариантами. Выберите Пустые ячейки .

Шаг 4: В строке формул наберите знак “=” и укажите ячейку, содержимым которой необходимо заполнить пустые ячейки. Далее нажмите Ctrl + Enter. Вы увидите, что все пустые ячейки заполнились значением ячейки выше. Смотрите скриншоты ниже.

Читайте также:  Excel защитить выделенные ячейки в excel

Таким образом вы можете легко заполнить все пустые ячейки в листе Excel со значением над ними.

Способ 3: Заполнение пустых ячеек Excel со значением выше с помощью макроса VBA

Использование макросов сводит выполнение какой-либо команды до одного нажатия клавиши. Для заполнения пустых ячеек значением предыдущей ячейки также можно задать через макрос. Кроме того, этот макрос автоматически определяет используемый диапазон на листе, а затем он заполняет все пустые ячейки со значением над ними.

Шаг 1: Откройте рабочий лист , в котором вы хотите , чтобы заполнить все пустые ячейки со значением над ними.

Шаг 2: Теперь откройте редактор VBA, нажав Alt + F11.

Шаг 3: Щелкните правой кнопкой мыши на любом проекте и перейдите к Insert > Module. После этого вставьте следующий код VBA.

Static rngUR As Range: Set rngUR = ActiveWorkbook.ActiveSheet.UsedRange

Dim rngBlank As Range: Set rngBlank = rngUR.Find(“”)

While Not rngBlank Is Nothing

rngBlank.Value = rngBlank.Offset(-1, 0).Value

Set rngBlank = rngUR.Find(“”, rngBlank)

Шаг 4: Теперь сохраните модуль с помощью клавиши Ctrl + S, появившееся диалоговое окно с предупреждением просто проигнорируйте, нажав на кнопку Нет. Теперь вы можете задать сочетание клавиш для выполнения макроса. (меню Разработчик Макросы выберите нужный макрос Параметры Сочетание клавиш (укажите букву).

Шаг 5: На этом этапе макрокоманда готова к использованию. Чтобы использовать ее, нажмите клавишу быстрого доступа, назначенную для нее, и вы увидите результат в мгновение ока.

Таким образом вы можете легко заполнить пустые ячейки в Excel с помощью этого макроса. Тем не менее, существует недостаток использования макросов: невозможно отменить внесенные с помощью макроса изменения кнопкой Отменить ввод.

Источник: pro-spo.ru

Как в Excel заполнить пустые ячейки нулями или значениями из ячеек выше (ниже)

Из этой статьи Вы узнаете способ, как выделить разом все пустые ячейки на листе Excel и заполнить их значениями из ячеек выше (ниже), нулями или любыми другими значениями.

Заполнять или не заполнять? – этот вопрос часто возникает в отношении пустых ячеек в таблицах Excel. С одной стороны, таблица выглядит аккуратнее и более читабельной, когда Вы не загромождаете её повторяющимися значениями. С другой стороны, пустые ячейки в Excel могут привести к проблемам во время сортировки, фильтрации данных или при создании сводной таблицы. В таком случае Вам придётся заполнить все пустые ячейки. Существуют разные способы для решения этой проблемы. Я покажу Вам несколько быстрых способов заполнить пустые ячейки различными значениями в Excel 2010 и 2013.

Итак, моим ответом будет – заполнять! Давайте посмотрим, как мы сможем это сделать.

Как выделить пустые ячейки на листе Excel

Прежде чем заполнять пустые ячейки в Excel, их нужно выделить. Если у Вас большая таблица с дюжинами пустых ячеек, разбросанных по всей таблице, то Вы потратите вечность, если будете делать это вручную. Вот быстрый способ, как выделить пустые ячейки:

  1. Выделите столбцы или строки, в которых требуется заполнить пустоты.
  2. Нажмите Ctrl+G или F5, чтобы отобразить диалоговое окно Go To (Переход).
  3. Нажмите кнопку Special (Выделить).

Замечание: Если Вы вдруг забыли сочетание клавиш, откройте вкладку Home (Главная) и в разделе Editing (Редактирование) из выпадающего меню Find & Select (Найти и выделить) выберите команду Go To Special (Выделить группу ячеек). На экране появится то же диалоговое окно.

  1. Команда Go To Special (Выделить группу ячеек) позволяет выбрать ячейки определённого типа, например, ячейки, содержащие формулы, примечания, константы, пустые ячейки и так далее.
  2. Выберите параметр Blanks (Пустые ячейки) и нажмите ОК.Теперь в выбранном диапазоне выделены только пустые ячейки и всё готово к следующему шагу.

Формула для заполнения пустых ячеек значениями из ячеек выше (ниже)

После того как Вы выделили пустые ячейки в таблице, их можно заполнить значениями из ячеек сверху, снизу или вставить определённое значение.

Если Вы собираетесь заполнить пропуски значениями из ближайшей не пустой ячейки сверху или снизу, то потребуется ввести в одну из пустых ячеек очень простую формулу. Затем просто скопируйте её во все пустые ячейки. Как это сделать – читайте далее.

  1. Выделите все пустые ячейки.
  2. Нажмите F2 или просто поместите курсор в строку формул, чтобы приступить к вводу формулы в активную ячейку. Как видно на снимке экрана выше, активна ячейка C4.
  3. Введите знак равенства (=).
  4. Укажите ячейку, находящуюся выше или ниже, нажав стрелку вверх или вниз, или просто кликнув по ней.Формула (=C3) показывает, что в ячейке C4 появится значение из ячейки C3.
  5. Нажмите Ctrl+Enter, чтобы скопировать формулу во все выделенные ячейки.

Отлично! Теперь в каждой выделенной ячейке содержится ссылка на ячейку, расположенную над ней.

Замечание: Не забывайте, что все ячейки, которые были пустыми, теперь содержат формулы. Если Вы хотите сохранить порядок в таблице, то лучше заменить эти формулы значениями. В противном случае, можно получить путаницу при выполнении сортировки или при вводе новых данных.

Заполняем пустые ячейки нулями или другим заданным значением

Что если Вам нужно заполнить все пустые ячейки в Вашей таблице нулями или другими числовыми или текстовыми значениями? Далее показаны два способа решения этой задачи.

Способ 1

  1. Выделите все пустые ячейки
  2. Нажмите F2, чтобы ввести значение в активную ячейку.
  3. Введите нужное число или текст.
  4. Нажмите Ctrl+Enter.

За несколько секунд Вы заполнили все пустые ячейки нужным значением.

Способ 2

  1. Выделите диапазон, содержащий пустые ячейки.
  2. Нажмите Ctrl+H, чтобы появилось диалоговое окно Find & Replace (Найти и заменить).
  3. Перейдите на вкладку Replace (Заменить).
  4. Оставьте поле Find what (Найти) пустым и введите нужное значение в поле Replace with (Заменить на).
  5. Нажмите кнопку Replace All (Заменить все).

Какой бы способ Вы ни выбрали, обработка всей таблицы Excel займёт не больше минуты!

Теперь Вы знаете приёмы, как заполнить пустые ячейки различными значениями в Excel 2013. Уверен, для Вас не составит труда сделать это как при помощи простой формулы, так и при помощи инструмента Find & Replace (Найти и заменить).

Источник: office-guru.ru

Как автоматически заполнить ячейки в MS Excel с большими таблицами

В программе Excel существует много приемов для быстрого и эффективного заполнения ячеек данными. Всем известно, что лень – это двигатель прогресса. Знают об этом и разработчики.

На заполнение данных приходится тратить большую часть времени на скучную и рутинную работу. Например, заполнение табеля учета рабочего времени или расходной накладной и т.п.

Рассмотрим приемы автоматического и полуавтоматического заполнения в Excel. А так же, какими инструментами обладают электронные таблицы для облегчения труда пользователя. Научимся применять их в практике и узнаем насколько они эффективные.

Как в Excel заполнить ячейки одинаковыми значениями?

Сначала рассмотрим, как автоматически заполнять ячейки в Excel. Для примера заполним наполовину незаполненную исходную таблицу.

Это небольшая табличка только на примере и ее можно было заполнить вручную. Но в практике иногда приходится заполнять по 30 тысяч строк. Чтобы не заполнять эту исходную таблицу вручную следует создать формулу для заполнения в Excel данными – автоматически. Для этого следует выполнить ряд последовательных действий:

  1. Перейдите на любую пустую ячейку исходной таблицы.
  2. Выберите инструмент: «Главная»-«Найти и выделить»-«Перейти» (или нажмите горячие клавиши CTRL+G).
  3. В появившемся окне щелкните на кнопку «Выделить».
  4. В появившемся окне выберите опцию «пустые ячейки» и нажмите ОК. Все незаполненные ячейки выделены.
  5. Теперь введите формулу «=A1» и нажмите комбинацию клавиш CTRL+Enter. Так выполняется заполнение пустых ячеек в Excel предыдущим значением – автоматически.
  6. Выделите колонки A:B и скопируйте их содержимое.
  7. Выберите инструмент: «Главная»-«Вставить»-«Специальная вставка» (или нажмите CTRL+ALT+V).
  8. В появившемся окне выберите опцию «значения» и нажмите Ок. Теперь исходная таблица заполнена не просто формулами, а естественными значениями ячеек.

При заполнении 30-ти тысяч строк невозможно не допустить ошибки. Выше приведенный способ не только экономит силы и время, но и исключает возникновение ошибок вызванных человеческим фактором.

Внимание! В 5-том пункте таблица красиво заполнилась без ошибок, так как наша активная ячейка была по адресу A2, после выполнения 4-го пункта. При использовании данного метода будьте внимательны и следите за тем где находится активная ячейка после выделения. Важно откуда она будет брать свои значения.

Полуавтоматическое заполнение ячеек в Excel из выпадающего списка

Теперь в полуавтоматическом режиме можно заполнить пустые ячейки. У только несколько значений, которые повторяются в последовательном или случайном порядке.

В новой исходной таблице автоматически заполните колонки C и D соответствующие им данными.

  1. Заполните заголовки колонок C1 – «Дата» и D1 – «Тип платежа».
  2. В ячейку C2 введите дату 18.07.2015
  3. В ячейках С2:С4 даты повторяются. Поэтому выделяем диапазон С2:С4 и нажимаем комбинацию клавиш CTRL+D, чтобы автоматически заполнить ячейки предыдущими значениями.
  4. Введите текущею дату в ячейку C5. Для этого нажмите комбинацию клавиш CTRL+; (точка с запятой на английской раскладке клавиатуры). Заполните текущими датами колонку C до конца таблицы.
  5. Диапазон ячеек D2:D4 заполните так как показано ниже на рисунке.
  6. В ячейке D5 введите первую буку «п», а дальше слово заполнят не надо. Достаточно нажать клавишу Enter.
  7. В ячейке D6 после ввода первой буквы «н» не отображается часть слова для авто-заполнения. Поэтому нажмите комбинацию ALT+(стрела вниз), чтобы появился выпадающий список. Выберите стрелками клавиатуры или указателем мышки значение «наличными в кассе» и нажмите Enter.

Такой полуавтоматический способ ввода данных позволяет в несколько раз ускорить и облегчить процесс работы с таблицами.

Внимание! Если значение состоит из нескольких строк, то при нажатии на комбинацию ALT+(стрела вниз) оно не будет отображаться в выпадающем списке значений.

Разбить значение на строки можно с помощью комбинации клавиш ALT+Enter. Таким образом, текст делится на строки в рамках одной ячейки.

Примечание. Обратите внимание, как мы вводили текущую дату в пункте 4 с помощью горячих клавиш (CTRL+;). Это очень удобно! А при нажатии CTRL+SHIFT+; мы получаем текущее время.

Источник: exceltable.com

Заполнение пустых ячеек значениями из соседних ячеек

Как известно, для полноценной работы с данными (фильтрации, сортировки, подведения итогов и т.д.) нужен непрерывный список, т.е. таблица без разрывов (пустых строк и ячеек – по возможности). На практике же часто мы имеем как раз таблицы с пропущенными пустыми ячейками – например после копирования результатов сводных таблиц или выгрузок в Excel из внешних программ. Таким образом, возникает необходимость заполнить пустые ячейки таблицы значениями из верхних ячеек, то бишь.

из сделать

В общем случае, может возникнуть необходимость делать такое заполнение не только вниз, но и вверх, вправо и т.д. Давайте рассмотрим несколько способов реализовать такое.

Способ 1. Без макросов

Выделяем диапазон ячеек в первом столбце, который надо заполнить (в нашем примере, это A1:A12).

Нажимаем клавишу F5 и затем кнопку Выделить (Special) и в появившемся окне выбираем Выделить пустые ячейки (Blanks) :

Не снимая выделения, вводим в первую ячейку знак “равно” и щелкаем по предыдущей ячейке или жмём стрелку вверх (т.е. создаем ссылку на предыдущую ячейку, другими словами):

И, наконец, чтобы ввести эту формулу сразу во все выделенные (пустые) ячейки нажимаем Ctrl + Enter вместо обычного Enter . И все! Просто и красиво.

В качестве завершающего мазка я советовал бы заменить все созданные формулы на значения, ибо при сортировке или добавлении/удалении строк корректность формул может быть нарушена. Выделите все ячейки в первом столбце, скопируйте и тут же вставьте обратно с помощью Специальной вставки (Paste Special) в контекстом меню, выбрав параметр Значения (Values) . Так будет совсем хорошо.

Способ 2. Заполнение пустых ячеек макросом

Если подобную операцию вам приходится делать часто, то имеем смысл сделать для неё отдельный макрос, чтобы не повторять всю вышеперечисленную цепочку действий вручную. Для этого жмём Alt + F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) , чтобы открыть редактор VBA, затем вставляем туда новый пустой модуль через меню Insert – Module и копируем или вводим туда вот такой короткий код:

Как легко можно сообразить, этот макрос проходит в цикле по всем выделенным ячейкам и, если они не пустые, заполняет их значениями из предыдущей ячейки.

Для удобства, можно назначить этому макросу сочетание клавиш или даже поместить его в Личную Книгу Макросов (Personal Macro Workbook), чтобы этот макрос был доступен при работе в любом вашем файле Excel.

Способ 3. Power Query

Power Query – это очень мощная бесплатная надстройка для Excel от Microsoft, которая может делать с данными почти всё, что угодно – в том числе, легко может решить и нашу задачу по заполнению пустых ячеек в таблице. У этого способа два основных преимущества:

  • Если данных много, то ручной способ с формулами или макросы могут заметно тормозить. Power Query сделает всё гораздо шустрее.
  • При изменении исходных данных достаточно будет просто обновить запрос Power Query. В случае использования первых двух способов – всё делать заново.

Для загрузки нашего диапазона с данными в Power Query ему нужно либо дать имя (через вкладку Формулы – Диспетчер имен), либо превратить в “умную” таблицу командой Главная – Форматировать как таблицу (Home – Format as Table ) или сочетанием клавиш Ctrl + T :

После этого на вкладке Данные (Data) нажмем на кнопку Из таблицы / диапазона (From Table/Range) . Если у вас Excel 2010-2013 и Power Query установлена как отдельная надстройка, то вкладка будет называться, соответственно, Power Query.

В открывшемся редакторе запросов выделим столбец (или несколько столбцов, удерживая Ctrl ) и на вкладке Преобразование выберем команду Заполнить – Заполнить вниз (Transform – Fill – Fill Down) :

Вот и всё 🙂 Осталось готовую таблицу выгрузить обратно на лист Excel командой Главная – Закрыть и загрузить – Закрыть и загрузить в. (Home – Close&Load – Close&Load to. )

В дальнейшем, при изменении исходной таблицы, можно просто обновлять запрос правой кнопкой мыши или на вкладке Данные – Обновить всё (Data – Refresh All) .

Источник: www.planetaexcel.ru

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Часто в больших таблицах для придания им более читабельного вида данные, повторяющиеся подряд для нескольких ячеек, не заполняют. Или в столбцах с числовыми значениями присутствуют пустые ячейки вместо нулей.

Для анализа такие данные едва пригодны. Если нужно создать на основе таких таблиц сводную, произвести сортировку или фильтрацию данных, потребуется вначале заполнить все пустые ячейки. Рассмотрим ситуации подробнее на примерах.

Заполнить пустые ячейки предыдущим значением с помощью формул в Excel

Как заполнить пустые ячейки в Excel значениями непустых ячеек, стоящих сверху над ними?

Стандартными средствами Excel это делается в несколько шагов:

  1. Создается фильтр по столбцу
  2. В первой пустой ячейке прописывается формула, ссылающаяся на предыдущую ячейку, например, в ячейке A3 будет формула «=A2»
  3. Копируем ячейку с формулой
  4. Отфильтровываем только пустые ячейки столбца
  5. Выделяем их и вставляем в них формулу сочетанием Ctrl+V
  6. Снимаем фильтр
  7. Выделяем весь столбец и удаляем формулы, оставляя значения

Заполняем пустые ячейки верхними значениями с помощью стандартных возможностей Excel

У данного решения есть очевидные минусы:

  • это рутинная многоступенчатая операция, отнимающая время
  • если ячейки столбца имеют разное форматирование, при копировании ячейки с формулой может потребоваться его восстанавливать, т.к. вместе с формулой ячейки получат в наследство и форматирование исходной.
  • при этом штатными методами Excel вставить в отфильтрованные ячейки только формулы невозможно

Заполнить пустые ячейки в 2 клика

Настройка !SEMTools позволяет решить задачу в пару мгновений, не меняя форматирование пустых ячеек. Процедура находится в меню «Изменить ячейки» в группе «ИЗМЕНИТЬ«.

Заполняем пустые ячейки в Excel верхними значениями с помощью !SEMTools

Заполнить пустые ячейки значением ниже

Процедура заполнения ячеек значениями нижестоящих производится аналогично описанной выше. На практике такая организация данных встречается реже, тем не менее, смотрите пример:

Заполняем пустые ячейки в Excel значениями нижестоящих ячеек с помощью !SEMTools.

Заполнить пустые ячейки нулями

Заполнение пустых ячеек нулями — несложная операция. Можно произвести ее с помощью поиска и замены, выделив диапазон и вызвав диалог сочетанием клавиш Ctrl+H. Конфигурация замены должна быть такой, как на картинке — ищем ячейки целиком, в которых ничего нет, и заменяем пустоты на нули.

С помощью надстройки !SEMTools, тем не менее, это можно сделать еще быстрее:

Заполняем пустые ячейки в Excel нулями с помощью !SEMTools

Источник: semtools.guru