Добавить столбец в сводную таблицу в excel

Управление сводными таблицами в Excel

Сводная таблица – мощный инструмент Microsoft Excel. С ее помощью пользователь анализирует большие по объему диапазоны, подводит итоги всего в несколько кликов, выводит на экран только нужную в данный момент информацию.

Фильтр в сводной таблице Excel

В сводную таблицу можно преобразовать практически любой диапазон данных: итоги финансовых операций, сведения о поставщиках и покупателях, каталог домашней библиотеки и т.д.

Для примера возьмем следующую таблицу:

Создадим сводную таблицу: «Вставка» – «Сводная таблица». Поместим ее на новый лист.

Мы добавили в сводный отчет данные по поставщикам, количеству и стоимости.

Напомним, как выглядит диалоговое окно сводного отчета:

Перетаскивая заголовки, мы задаем программе инструкции для формирования сводного отчета. Если случайно допустим ошибку, из нижней области можно удалить заголовок, заменить его другим.

По данным, которые помещены в поле «Значения», подводятся итоги. В автоматическом режиме – сумма. Но можно задать «среднее», «максимум» и т.д. Если сделать это нужно для значений всего поля, то щелкаем по названию столбца и меняем способ представления итогов:

Например, среднее количество заказов по каждому поставщику:

Итоги можно менять не во всем столбце, а только в отдельной ячейке. Тогда щелкаем правой кнопкой мыши именно по этой ячейке.

Установим фильтр в сводном отчете:

  1. В перечне полей для добавления в таблицу ставим галочку напротив заголовка «Склад».
  2. Перетащим это поле в область «Фильтр отчета».
  3. Таблица стала трехмерной – признак «Склад» оказался вверху.

Теперь мы можем отфильтровать значения в отчете по номеру склада. Нажимаем на стрелочку в правом углу ячейки и выбираем интересующие нас позиции:

В отчете отображается информация только по первому складу. Вверху видим значение и значок фильтра.

Отфильтровать отчет можно также по значениям в первом столбце.

Сортировка в сводной таблице Excel

Немного преобразуем наш сводный отчет: уберем значение по «Поставщикам», добавим «Дату».

Сделаем таблицу более полезной – сгруппируем даты по кварталам. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по любой ячейке с датой. В выпадающем меню выберем «Группировать». Заполним параметры группировки:

После нажатия ОК сводная таблица приобретает следующий вид:

Отсортируем данные в отчете по значению столбца «Стоимость». Кликнем правой кнопкой мыши по любой ячейке или названию столбца. Выбираем «Сортировка» и способ сортировки.

Значения в сводном отчете поменяются в соответствии с отсортированными данными:

Теперь выполним сортировку данных по дате. Правая кнопка мыши – «Сортировка». Можно выбрать способ сортировки и на этом остановиться. Но мы пойдем по другому пути. Нажмем «Дополнительные параметры сортировки». Откроется окно вида:

Установим параметры сортировки: «Дата по убыванию». Кликнем по кнопке «Дополнительно». Поставим галочку напротив «Автоматической сортировки при каждом обновлении отчета».

Теперь при появлении в сводной таблице новых дат программа Excel будет сортировать их по убыванию (от новых к старым):

Формулы в сводных таблицах Excel

Сначала составим сводный отчет, где итоги будут представлены не только суммой. Начнем работу с нуля, с пустой таблицы. За одно узнаем как в сводной таблице добавить столбец.

  1. Добавим в отчет заголовок «Поставщик». Заголовок «Стоимость» три раза перетащим в поле «Значения» – в сводную таблицу добавятся три одинаковых столбца.
  2. Для первого столбца оставим значение «Сумма» для итогов. Для второго – «Среднее». Для третьего – «Количество».
  3. Поменяем местами значения столбцов и значения строк. «Поставщик» – в названия столбцов. «Σ значения» – в названия строк.

Сводный отчет стал более удобным для восприятия:

Научимся прописывать формулы в сводной таблице. Щелкаем по любой ячейке отчета, чтобы активизировать инструмент «Работа со сводными таблицами». На вкладке «Параметры» выбираем «Формулы» – «Вычисляемое поле».

Жмем – открывается диалоговое окно. Вводим имя вычисляемого поля и формулу для нахождения значений.

Получаем добавленный дополнительный столбец с результатом вычислений по формуле.

Экспериментируйте: инструменты сводной таблицы – благодатная почва. Если что-то не получится, всегда можно удалить неудачный вариант и переделать.

Источник: exceltable.com

Настройка вычислений в сводных таблицах

Допустим, у нас есть построенная сводная таблица с результатами анализа продаж по месяцам для разных городов (если необходимо, то почитайте эту статью, чтобы понять, как их вообще создавать или освежить память):

Нам хочется слегка изменить ее внешний вид, чтобы она отображала нужные вам данные более наглядно, а не просто вываливала кучу чисел на экран. Что для этого можно сделать?

Другие функции расчета вместо банальной суммы

Если щелкнуть правой кнопкой мыши по расчетному полю в области данных и выбрать из контекстного меню команду Параметры поля (Field Settings) или в версии Excel 2007 – Параметры полей значений (Value Field Settings) , то откроется очень полезное окно, используя которое можно задать кучу интересных настроек:

В частности, можно легко изменить функцию расчета поля на среднее, минимум, максимум и т.д. Например, если поменять в нашей сводной таблице сумму на количество, то мы увидим не суммарную выручку, а количество сделок по каждому товару:

По умолчанию, для числовых данных Excel всегда автоматически выбирает суммирование (Sum) , а для нечисловых (даже если из тысячи ячеек с числами попадется хотя бы одна пустая или с текстом или с числом в текстовом формате) – функцию подсчета количества значений (Count) .

Если же захочется увидеть в одной сводной таблице сразу и среднее, и сумму, и количество, т.е. несколько функций расчета для одного и того же поля, то смело забрасывайте мышкой в область данных нужное вам поле несколько раз подряд, чтобы получилось что-то похожее:

Читайте также:  Excel подсчет уникальных значений в столбце

…а потом задавайте разные функции для каждого из полей, щелкая по очереди по ним мышью и выбирая команду Параметры поля (Field settings) , чтобы в итоге получить желаемое:

Долевые проценты

Если в этом же окне Параметры поля нажать кнопку Дополнительно (Options) или перейти на вкладку Дополнительные вычисления (в Excel 2007-2010), то станет доступен выпадающий список Дополнительные вычисления (Show data as) :


В этом списке, например, можно выбрать варианты Доля от суммы по строке (% of row) , Доля от суммы по столбцу (% of column) или Доля от общей суммы (% of total) , чтобы автоматически подсчитать проценты для каждого товара или города. Вот так, например, будет выглядеть наша сводная таблица с включенной функцией Доля от суммы по столбцу:

Динамика продаж

Если в выпадающем списке Дополнительные вычисления (Show data as) выбрать вариант Отличие (Difference) , а в нижних окнах Поле (Base field) и Элемент (Base item) выбрать Месяц и Назад (в родной англоязычной версии вместо этого странного слова было более понятное Previous, т.е. предыдущий):

. то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия продаж каждого следующего месяца от предыдущего, т.е. – динамика продаж:

А если заменить Отличие (Difference) на Приведенное отличие (% of difference) и добавить условное форматирование для выделения отрицательных значений красным цветом – то получим то же самое, но не в рублях, а в процентах:

В Microsoft Excel 2010 все вышеперечисленные настройки вычислений можно проделать еще проще – щелкнув правой кнопкой мыши по любому полю и выбрав в контекстном меню команды Итоги по (Summarize Values By) :

. и Дополнительные вычисления (Show Data as) :

Также в версии Excel 2010 к этому набору добавились несколько новых функций:

    % от суммы по родительской строке (столбцу) – позволяет посчитать долю относительно промежуточного итога по строке или столбцу:

В прошлых версиях можно было вычислять долю только относительно общего итога.

% от суммы нарастающим итогом – работает аналогично функции суммирования нарастающим итогом, но отображает результат в виде доли, т.е. в процентах. Удобно считать, например, процент выполнения плана или исполнения бюджета:

  • Сортировка от минимального к максимальному и наоборот – немного странное название для функции ранжирования (РАНГ), вычисляющей порядковый номер (позицию) элемента в общем списке значений. Например, с ее помощью удобно ранжировать менеджеров по их суммарной выручке, определяя кто на каком месте в общем зачете:
  • Источник: www.planetaexcel.ru

    Сводные таблицы в Excel

    Допустим, Вам необходимо построить отчет на основании имеющихся данных. Для этого могут быть использованы стандартные функции. Но когда возникнет необходимость в дополнении таблицы либо изменении ее структуры, то внесение таких изменений может потребовать немалых усилий.
    Применение сводных таблиц решает данную проблему. Благодаря им можно легко менять структуру, вычисления, фильтровать исходные данные.

    Создание сводной таблицы

    Перед созданием таблицы убедитесь, что исходные данные представлены верно: столбцы имеют заголовки, числа представлены в числовом формате, а не в текстовом и т.д. В противном случае Вы можете получить неверные результаты.
    Перейдите на вкладку «Вставка», далее в разделе «Таблицы» щелкните по пиктограмме «Сводная таблица» либо выберите соответствующий пункт в раскрывающемся списке.

    В появившемся окне необходимо выбрать источник данных, который представляет:

    1. Диапазон (может находиться в другой книге);
    2. Таблица данных (указывается ее имя);
    3. Данные из внешнего источника, полученные по SQL-запросу из базы данных и т.п.

    Затем указывается место для размещения. Если выбрать новый лист, то приложение создаст его и поместит таблицу, начиная с первой ячейки. Если требуемый лист уже существует, то можно самостоятельно выбрать адрес ее начала.

    Управление списком полей таблицы

    После нажатия кнопки «ОК» в окне создания сводной таблицы, создается пустая область для ее размещения, и отображается окно со списком всех полей.

    Названиями полей служат заголовки столбцов исходных данных, поэтому старайтесь называть их максимально понятно и коротко.
    Ниже списка представлены 4 области. Они отвечают за действия над данными:

    • Названия строк – отображает значения поля в виде названия строк. По сути данная область ничего не меняет, если назначить ей все имеющиеся поля, то получим исходную таблицу;
    • Названия столбцов – значения полей отображаются в виде названий столбцов. Действие напоминает обычное транспонирование;
    • Значения – со значениями столбцов, помещенными в эту область, производятся вычисления. При этом одно поле может быть назначено ей несколько раз;
    • Фильтр отчета – сюда помещаются поля, значения которых служат для фильтрации строк исходных данных, которые сводная таблица должна проигнорировать.

    Для назначения области конкретного поля, достаточно перетащить последнее с помощью мыши.
    Для примера будет использована таблица, отображающая динамику курса доллара по отношению к рублю за 9 месяцев:

    Месяц Дата Кол-во Курс Изменение
    Январь 10.01.2013 1 30,4215 0,0488
    Январь 11.01.2013 1 30,3650 -0,0565
    Январь 12.01.2013 1 30,2537 -0,1113
    . . . . .
    Сентябрь 28.09.2013 1 32,3451 0,1715

    Необходимо составить сводную таблицу в Excel, которая рассчитывает средний курс за каждый месяц (пустая таблица уже была построена в начале данного раздела).

    В область «Названия строк» перетащим поле «Месяц». Области «Значения» назначим «Курс», после чего изменим параметры для поля так, чтобы по нему высчитывалось среднее арифметическое. Для этого кликаем по требуемому пункту в области, в раскрывшемся меню жмем на «Параметры полей значений…». В появившемся окне имеется вкладка «Операция». В ней необходимо выбрать из списка «Среднее». Готово.

    Читайте также:  В excel убрать пустые столбцы в

    Также в параметрах поля можно изменить заголовок и применить дополнительные вычисления на одноименной вкладке рассмотренного меню.

    Вычисляемые поля сводной таблицы

    Если предоставленных операций и вычислений недостаточно, то эксель позволяет создать свое вычисляемое поле в сводной таблице. Для этого выделите ячейку из области таблицы, перейдите на вкладку «Параметры» («Анализ» для Excel 2013) появившейся ленты. Далее в разделе «Сервис» кликните по пиктограмме «Формулы», из раскрывающегося меню (в версии 2010 и выше путь отличается: Раздел «Вычисления» -> Раскрывающийся список «Поля, элементы и наборы») выберите пункт «Вычисляемое поле…». Должно появиться окно:

    Задайте понятное имя, и запишите формулу, используя любые функции (имейте в виду, что вычисляемые поля не работают с текстом). В качестве примера умножим курс на 1000 и вычтем 13 процентов (=Курс*1000*0,87). Назовем поле «ЗП», добавим в область значений и в качестве операции применим максимум. Посмотрите новый вид отчета:

    Можно заметить, что результат по новому полю возвращает «странный» результат. Это происходит от того, что предварительно по значению столбца «курс» производится суммирование, а только потом полученный результат используется для вычисления. Если добавить в область названия строк дату, то расчет вернет требуемый результат:

    Параметры сводной таблицы в Excel

    Для дальнейшего изучения темы построим более сложную таблицу (принцип построения не отличается от рассмотренного ранее).
    Исходные данные представляют список из 100 строк, где каждая запись отражает заработную плату сотрудников различных отраслей в определенных регионах:

    Из примера видно, что сводная таблица представляет древовидную структуру, если используется более 1 поля. Корнем являются значения столбца, который в списке области «Названия строк» идет первым. Все последующие поля вкладываются в него и в друг друга, согласно своей очередности в списке, изменить которую можно простым перетаскиванием мыши. Каждую отдельную ветвь подобного дерева можно сворачивать и раскрывать. Данное свойство так же применимо к области названий столбцов.
    По умолчанию эксель задает сводным таблицам макет в сжатом виде. Его можно изменить через параметры (клик правой кнопкой мыши по области таблицы -> параметры сводной таблицы -> Вывод -> Классический макет) либо через конструктор:

    Применение макета табличной формы позволяет расположить каждое поле в отдельном столбце и дополнительно вывести по нему промежуточные итоги.
    Если подводить дополнительно итог не требуется, то его нужно удалить, чтобы облегчить чтение таблицы. Достаточно правого клика мыши по нему и в списке снять галочку с соответствующего пункта. Для избавления от всех итогов кроме основных, на вкладке конструктор в разделе макет выберите «Промежуточные итоги» -> «Не показывать промежуточные суммы».

    Так как сводная таблица представляет древовидную структуру, то название строки отображается только один раз. В Microsoft Excel, начиная с версии 2010, можно дополнительно применить к макету повторение подписей элементов.

    Теперь законченная сводная таблица выглядит так на листе Excel:

    Помимо рассмотренных свойств через параметры таблицы можно установить:

    1. Имя сводной таблицы;
    2. Объединение и выравнивание подписей;
    3. Вывод значений для пустых ячеек;
    4. Автоматическое изменение ширины столбцов;
    5. Отображение общих итогов по строкам и столбцам;
    6. Сортировку;
    7. Печать;
    8. Обновление и др.

    Теперь Вы умеете пользоваться сводными таблицами Excel. Полученные здесь знания позволят Вам далее самостоятельно экспериментировать с ними и повышать свой навык.

    Источник: office-menu.ru

    Дополнительные вычисления в сводных таблицах

    Интересный факт: часто встречаю на семинарах слушателей, которые хорошо владеют инструментом сводных таблиц, но при этом не знают об их такой возможности, как дополнительные вычисления в сводных таблицах. Подходит для Excel 2010 – 2016, в Excel 2007 дополнительные вычисления «спрятаны» в параметрах поля и их гораздо меньше.

    Итак, у нас есть простая таблица Excel по продажам вот с такими заголовками:

    Нам нужно построить несколько отчетов:
    — Процентная структура продаж по городам и товарам.
    — Продажи по городам и месяцам нарастающим итогом.
    — Продажи по городам и месяцам с темпами роста.

    Процентная структура продаж

    1. Строим сводную таблицу, где в области строк ГОРОДА и ТОВАРЫ, а в области сумм — ДОХОДЫ (если вы не знаете, как создать сводную таблицу — смотрите в статье «Как построить cводную таблицу в Excel» ).

    2. Щелкаем правой кнопкой мыши по любому числу и выбираем раздел:
    Дополнительные вычисления → % От общего итога, или по строкам, или по столбцам. В зависимости от того, что вам нужно (иллюстрации a-c)

    3. А если я хочу видеть структуру продаж и по Товарам, и по Городам? Не проблема! Нужно выбрать процент по родительской строке (d).

    4. Все, конечно замечательно, НО хотелось бы рядом с процентами видеть абсолютные суммы… и это тоже не проблема. Открою маленький секрет: в область сумм мы можем НЕСКОЛЬКО РАЗ перетащить ОДИН И ТОТ ЖЕ СТОЛБЕЦ! Для этого просто захватываем нужное поле и перетаскиваем его в область сумм. Затем щелкаем правой кнопкой и настраиваем дополнительное вычисление (e)

    Продажи нарастающим итогом

    1. Строим сводную таблицу. В строки помещаем Города, в столбцы — Месяцы.

    2. Правой кнопкой мыши по любому числу → Дополнительные вычисления → С нарастающим итогом в поле (f)

    Читайте также:  Как в excel скрыть столбцы

    3. В открывшемся окне выбираем, что нарастание нужно по Месяцам и все готово! (g)

    Темпы роста

    1. В новую сводную таблицу добавляем в строки Города, в столбцы Месяцы, в область значений 2 РАЗА ДОХОДЫ, должно получиться что-то вроде того безобразия, которое изображено на рисунке h.

    2. Когда в области Значений появляется более двух полей, в столбцах появляется «виртуальное» поле, которое определяет ориентацию данных – как они будут по строкам или столбцам. Перетащим его в строки (i). Тут же «Сумма по полю…» можно переименовать.

    3. Щелкаем по числам одного из полей на сводной таблице и выбираем Приведенное отличие.

    4. Указываем Базовое поле «месяцы», элемент – «назад». Январь будет пустым, потому что перед ним нет других данных. Это место можно занять спарклайнами: Вставка → Спарклайны → График.

    Источник: finalytics.pro

    Добавить столбец в сводную таблицу в excel

    Сводные таблицы способны проводить вычисления, гораздо более сложные, чем простые суммирования данных. В данной статье я расскажу, как можно заставить Сводную таблицу “считать”.

    Файлы для скачивания:

    Файл Описание Размер файла: Скачивания
    Пример 109 Кб 2498

    Допустим, мы имеем такую сводную таблицу:

    Нам необходимо посчитать долю каждого менеджера в разрезе месяцев. Для этого в правом окне “Поля сводной таблицы”, наводим курсор мышки на поле “Сумма”, нажимаем левую клавишу и удерживая клавишу мышки тянем поле “Сумма” в окно “Значения”:

    Как включить видео?

    Чтобы увидеть видео включите в браузере GIF-Анимацию.

    Затем наводим курсор на это поле в окне “Значения” и нажимаем на него левой клавишей мышки, в выпавшем меню выбираем пункт “Параметры полей значений. “:

    Как включить видео?

    Чтобы увидеть видео включите в браузере GIF-Анимацию.

    В открывшемся диалоговом окне “Параметры поля значений”, меняем название поля, например, на “Доля”:

    Переходим во вкладку “Дополнительные вычисления”, в поле со списком (там, где написано “Без вычислений”) выбираем пункт “% от суммы по столбцу” и нажимаем кнопку “ОК”:

    После чего ваша Сводная таблица должна будет приобрести следующий вид:

    Поэкспериментируйте с другими вариантами вычислений.

    Еще один пример вычислений, имеем такую Сводную таблицу:

    В одном столбце у нас “Сумма продаж”, в другой “Прибыль”, нам необходимо получить рентабельность каждой категории товаров. Для этого устанавливаем курсор на сводную таблицу, в главном меню в разделе “Работа со сводными таблицами”, во вкладке “Анализ” (в 2007 и 2010 “Параметры”), в разделе “Вычисления”, нажимаем кнопку “Поля, элементы и наборы”, в выпавшем списке выбираем пункт “Вычисляемое поле. ” (в 2007 “Сервис” -> “Формулы”):

    В открывшемся диалоговом окне меняем название поля, например, на “Рентабельность”:

    В окне “Поля:” встаем на поле “Прибыль” и нажимаем кнопку “Добавить поле” так чтобы оно появилось в поле “Формула:”, затем нажимаем на клавиатуре “/” – Знак деления, встаем на поле “Сумма” и снова нажимаем кнопку “Добавить поле”. В итоге всех манипуляций в поле “Формула:” у вас должно получиться “=Прибыль/Сумма”:

    Источник: e-xcel.ru

    Добавить столбец в сводную таблицу в excel

    Если вы ещё не знакомы со сводными таблицами, то начните с этой статьи.

    Проблема

    Бывает так, что анализируемые данные попадают к нам в виде отдельных таблиц, которые, тем не менее, нужно связать. Это легко может сделать MS Access, а в Excel для этого приходилось всегда использовать формулы типа ВПР (VLOOKUP). Однако, начиная с Excel 2013, у нас появилась возможность при построении сводной таблицы в качестве источника использовать несколько таблиц, связанных между собой по ключевым полям.

    Пример

    В нашем примере мы располагаем 4-мя таблицами: Заказы , Строки заказов , Товары , Клиенты .

    Таблица Строк заказов:

    Исходные таблицы оформлены в виде умных таблиц: Orders , OrderLines , Goods и Clients .

    Вполне очевидно, что таблицы Orders и OrderLines могут быть связаны по полю ID_Заказа , таблицы Orders и Clients – по полю ID_клиента , таблицы OrderLines и Goods – по полю ID_товара .

    Скачать пример

    Создание модели данных

    Создадим сводную таблицу на основе любой из имеющихся таблиц.

    Выбираем в меню Вставка пункт Сводная таблица . В указанном диалоговом окне мы видим опцию Добавить эти данные в модель данных . Мы могли бы её выбрать, но я рекомендую другой, более удобный способ. Просто нажмите OK .

    В появившейся панеле Поля сводной таблицы вы видите надпись ДРУГИЕ ТАБЛИЦЫ.

    Нажмём её. Появится такой вопрос:

    Отвечаем Да и видим, что в список полей добавились все наши таблицы:

    Если вы начнёте выбирать поля, то через некоторое время в списке полей появится кнопка СОЗДАТЬ.

    Нажмём её и создадим связи между нашими таблицами. Так создаётся связь между таблицей Orders и OrderLines . Обратите внимание, что Excel умеет создавать связь типа ” один к одному ” или ” один ко многим “. Причём первой надо указывать таблицу, где “много”, в противном случае Excel ругается и предлагает поменять их местами.

    Аналогично создаём другие связи.


    В диалоговое окно Управление связями можно попасть через ленту АНАЛИЗ команда Отношения

    Чтобы видеть больше полей на панеле Поля сводной таблицы , можно через кнопку Сервис (в виде шестерёнки) выбрать это представление:

    Результат будет таким:

    В результате все наши таблицы теперь связаны и вы можете сформировать, к примеру, такой отчёт:

    Источник: perfect-excel.ru