Выпадающие зависимые списки excel

Как сделать зависимый выпадающий список в Excel

Здравствуйте, друзья. Когда Вы заполняете таблицы данными, перечень которых определен заранее, было бы удобно не писать их вручную, а выбирать мышью из выпадающего списка. Такой подход экономит время и минимизирует вероятность ошибки.

Приведу пример. Вы занимаетесь учетом расходов офиса, связанных с его хозяйственной деятельностью. Ваша таблица выглядит так:

Сейчас Вы вносите категории и виды расходов вручную. А значит, можете случайно ошибиться в написании. Вроде бы, ничего страшного, но если потом придется оценивать расходы с помощью сводной таблицы, ошибки исказят результат, придется исправлять.

Подробнее о сводных таблицах читайте в этой статье.

Создание раскрывающегося списка

Давайте построим перечни категорий и видов расходов, чтобы на их основании сделать выпадающие списки. Вынесем их в отдельную таблицу.

Теперь воспользуемся инструментом Проверка данных , чтобы сделать выбор из списка. Как это работает, я описывал здесь. Действуем по алгоритму:

  1. Выделяем ячейки, куда будем вносить категории
  2. Жмем на ленте Данные – Работа с данными – Проверка данных
  3. Тип данных указываем «Список», Источник – =$I$4:$I$6. То есть ссылка на наш массив с категориями. Жмем Ок

  • Аналогично поступаем с видами расходов, повторяем пункты 1-3
  • Теперь Вы сможете выбрать нужные пункты из раскрывающегося списка и не ошибетесь с написанием.

    Правда, остались нюансы. Мы не контролируем соответствие выбранной категории и вида расходов. Например, можно выбрать категорию «Канцелярия» и вид – «Кофе». Этого нельзя допускать. Усовершенствуем проверку данных, сделаем списки, зависимые от значения другой ячейки.

    Создание зависимого списка в Экселе

    Задача: когда мы выбираем категорию – в списке видов расходов должны быть лишь те, которые относятся к этой категории. Решение может показаться сложным, но это не так. Я постараюсь пояснить его максимально просто.

    Cтруктурируем нашу таблицу видов расходов:

    Теперь виды расходов разбиты по колонкам, соответствующим каждой из категорий. Далее мы будем использовать функцию ДВССЫЛ(текст) . Что она делает? Она пытается преобразовать введенный текст в ссылку на ячейки. Что будет, если записать такую формулу: =СУММ(ДВССЫЛ(«F1:F5»)) . Функция ДВССЫЛ распознает текст «F1:F5», как диапазон ячеек и вернет его. А функция СУММ – просуммирует все значения в этом диапазоне.

    То же самое произойдет, если мы диапазону «F1:F5» присвоим имя. Например, «структура». Формула =СУММ(ДВССЫЛ(«структура»)) даст аналогичный результат. Именно этой возможностью мы и воспользуемся.

    Чтобы больше узнать об именовании ячеек, прочтите эту статью. Рекомендую это сделать, имена – удобный и практичный инструмент.

    Дадим имена всем столбцам с исходными данными. При этом, диапазон с видами должен именоваться точно так же, как и его категория. Например, диапазону J4:J8 дадим имя «Канцелярия». Именуем:

    1. Выделяем ячейки с категориями I4:I6
    2. В области имен запишем «Категории», жмем Enter

    Выделяем J4:J8 и называем «Канцелярия»

  • Аналогично именуем «Хозматериалы» и «Питание»
  • Теперь, если кликнуть Формулы – Определенные имена – Диспетчер имен – можно увидеть все заданные имена. Если Вы где-то ошиблись, или список изменился, в этом окне можно внести исправления.

    Еще раз настраиваем проверку данных:

    1. Выделяем в таблице столбец с категориями
    2. Жмем на ленте Данные – Работа с данными – Проверка данных
    3. Тип данных указываем «Список», Источник – =Категории . Программа определит, что это именованный диапазон и выберет из него пункты списка. Жмем Ок

  • Выделяем столбец с видами расходов
  • Тип данных указываем «Список», Источник – =ДВССЫЛ(B4) . Вместо B4 подставится название выбранной категории. Это название совпадает с именем диапазона, в котором хранятся расходы данной категории. Функция ДВССЫЛ преобразует это имя в диапазон, а Excel извлечет из этого диапазона пункты.

  • Жмем Ок , теперь все работает
  • Если все еще не понятен принцип, опишу по пунктам, как теперь будет работать наша таблица:

    • С помощью обычного списка, в столбце B выбираем категорию товаров. Например, «Питание»
    • Слово «Питание» попадает, как источник данных в столбец C, т.е. в виды расходов
    • У нас есть диапазон данных L4:L8, который называется Питание. Функция ДВССЫЛ это определяет и заменяет на слово «Питание» на диапазон L4:L8
    • Теперь этот диапазон будет источником для списка вида расходов

    Все перечисленное подтверждаю изображением ниже:

    Как видите, список видов расходов заполнился не всем перечнем, а только теми пунктами, которые принадлежат выбранной категории «Питание». Именно этого мы и добивались.

    Думаю, Вы разобрались, как сделать зависимый список в Excel. Если не разобрались – пишите комментарии. А я статью закончил, продуктивной Вам работы!

    Источник: officelegko.com

    Зависимые выпадающие списки в Excel

    Изучим простой способ создания зависимых (также называют связанных) выпадающих списков в Excel.

    Для начала поясним, что же такое связанные выпадающие списки.
    Это 2 выпадающих списка, при этом список значений одного из выпадающих списков зависит от выбора значения в другом выпадающем списке. Создать по отдельности выпадающие списки не представляет сложностей, но и связать выпадающие списки можно достаточно просто.
    Для наглядности рассмотрим следующую ситуацию: у нас есть несколько категорий блюд, например, пицца, суши и паста, а также виды блюд в каждой категории (пицца Пепперони, суши Филадельфия, паста Феттучини и т.д.):


    В результате мы хотим получить своеобразный двухуровневый зависимый выпадающий список: на первом уровне (списке) — категории блюд, на втором — блюда из выбранной категории.

    Как сделать зависимые выпадающие списки?

    В основе создания связанных выпадающих списков лежит применение функции ДВССЫЛ, которая позволяет преобразовывать текст из ячейки в ссылку.
    Другими словами, если в ячейку введено текстовое значение «А1», то функция ДВССЫЛ вернет ссылку на ячейку А1.
    Теперь зададим имена диапазонам состоящим из всех видов блюд каждой конкретной категории.
    Для этого в панели вкладок выбираем Формулы -> Определенные имена -> Присвоить имя:


    Выделяем диапазон ячеек A2:A6 и создаем диапазон с именем Пицца, аналогичные действия повторяем и для списков с суши (имя диапазона — Суши) и пастой (имя диапазона — Паста):


    Обратите внимание, что при создании имен диапазонов имя не должно включать в себя пробелы.
    В том случае если в названии категории все же содержится пробел (например, Японская кухня), то одним из вариантов решения является использование нижнего подчеркивания вместо пробела в имени диапазона (Японская_кухня).

    Создадим первый выпадающий список в ячейке A10, состоящий из категорий блюд (Пицца, Суши и Паста). В панели вкладок выбираем Данные -> Работа с данными -> Проверка данных, указываем тип данных Список и в качестве источника выделяем диапазон A1:C1:


    Теперь создаем второй выпадающий список, полностью повторяем действия с созданием первого списка, только в поле Источник записываем формулу =ДВССЫЛ(A10):


    Имена созданных диапазонов обязательно должны совпадать с элементами первого списка, поэтому если в первом списке есть категории содержащие пробелы, то при обращении к имени диапазона необходимо заменить пробелы на нижние подчеркивания.
    Это можно осуществить с помощью функции ПОДСТАВИТЬ, которая позволяет заменить старый текст (пробел) на новый текст (нижнее подчеркивание) в текстовой строке, т.е. в нашем случае формула примет вид =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(A10;” “;”_”)).
    Также минусом данного способа создания списков является невозможность использования динамических именованных диапазонов.

    Читайте также:  Excel случайное число в диапазоне

    Подробно ознакомиться с примером зависимых выпадающих списков — скачать пример.

    Источник: tutorexcel.ru

    Связанные выпадающие списки

    Связанные выпадающие списки.xls (216,5 KiB, 1 712 скачиваний)

    Чтобы понять о чем пойдет речь в статье сначала необходимо понимать что такое выпадающий список и как его создать. Теперь попробуем разобраться что значит выражение “связанный выпадающий список”. Я бы еще назвал такой список зависимым. Т.е. когда список значений одного выпадающего списка зависит от значения, выбранного в другом выпадающем списке или просто забитого в ячейку. Представим ситуацию: есть ячейка А2 . В ней создан выпадающий список со значениями: Овощи, Фрукты, Мясо, Напитки . А в ячейке В2 нам нужен такой список, чтобы значения этого самого списка изменялись в зависимости от того, какое значение мы укажем в ячейке А2 – т.е. список выбранной категории продуктов. Например выбрали в А2 значение Овощи – в В2 появился выпадающий список, содержащий значения: Морковь, Капуста, Картошка, Редиска, Помидоры. Выбрали в А2 Мясо – в В2 появился выпадающий список, содержащий значения: Говядина, Телятина, Свинина, Курица, Индейка . И т.д.

    Подготовка
    Для начала нам потребуется создать все эти списки. Что-то вроде этого:

    Далее для каждого из этих списков необходимо назначить именованный диапазон. Создать можно любым способом из описанных в этой статье. Главное помнить – если сами списки расположено на листе, отличном от того, на котором списки выпадающие – то обязательно создавать именованный диапазон с назначением области действия – Книга.
    В приложенном к статье примере диапазоны имеют имена категорий – их можно видеть в заголовках.
    Если ваши категории содержат пробел – необходимо заменить его на нижнее подчеркивание (_) или удалить, т.к. в качестве именованного диапазона такое значение не подойдет и ничего в результате не получится.

    Создание зависимых списков
    В ячейке А2 создаем “список списков” – основной список, на основании значений которого будет создаваться второй список. Этот список может быть создан любым способом (как создать выпадающий список). Назовем его Список категорий.
    В ячейке В2 потребуется создать список на основании формулы, хоть по сути и так же, как и остальные: вкладка Данные (Data)Проверка данных (Data validation)Список (List) . Но теперь вместо прямого указания имени списка необходимо указать ссылку на именованный диапазон, который мы выберем в Списке категорий(ячейка А2 ), на основании его имени. В этом нам поможет функция ДВССЫЛ (INDIRECT) . Просто записываем эту формулу в поле Источник (Source) : =ДВССЫЛ( $A2 )

    На что обратить внимание: если вы планируете распространять такой список на столбец, то ссылка должна выглядеть именно так: $A2. Перед цифрой не должно быть знака доллара ($A$2 – неправильно). Иначе зависимый список будет всегда формироваться исключительно на основании значении ячейки А2.

    Источник из другой книги
    Сами списки товара могут находится и в другой книге. Если книга называется Книга со списком.xls и на Лист1 в ячейке А1 в этой книге находится имя нужного нам списка, то формула будет выглядеть так:
    =ДВССЫЛ(“‘[Книга со списком.xls]Лист1’!”&$A$1)
    На что обратить внимание: лучше всегда перед именем книги и после имени листа ставить апостроф – ‘. Так вы избежите проблем и недопонимания, если имя листа или книги содержит пробелы и иные специфические символы. В отличии от списков внутри одной книги в данном случае знак доллара должен быть и перед буквой и перед цифрой. В ином случае возможны ошибки (если, конечно, это не было сделано специально с пониманием того, что делалось).

    Ограничения : данный способ создания списков хорош, но не обошлось и без ложки дегтя. Даже двух:

    1. обе книги должны быть открыты. Если вы закроете книгу со списками, то получите ошибку – выпадающие списки просто перестанут работать
    2. созданные подобным образом связанные списки не будут работать с динамическими именованными диапазонами

    И ничего с этими ограничениями не поделать при подобном подходе.

    Tips_Lists_Connect_Validation.xls (26,5 KiB, 16 698 скачиваний)

    Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Поиск по меткам

    Здравствуйте!
    В связанных списках для заголовков одной таблицы использую ДВССЫЛ таким образом =ДВССЫЛ(“Таблица[#Заголовки]”), дабы при добавлении нового столбца или изменении заголовков в динамической таблице автоматом отображались данные изменения и добавления.
    Но в некоторых случаях происходит некое зависание, данный список не раскрывается, он будто не видит данных которые необходимо отобразить.
    Подскажите в чем может быть причина?

    Источник: www.excel-vba.ru

    Как сделать зависимые выпадающие списки в ячейках Excel

    Зависимый выпадающий список позволяет сделать трюк, который очень часто хвалят пользователи шаблонов Excel. Трюк, который делает работу проще и быстрее. Трюк, благодаря которому ваши формы будут удобны и приятны.

    Пример создания зависимого выпадающего списка в ячейке Excel

    Пример использования зависимого выпадающего списка для создания удобной формы заполнения документов, с помощью которых продавцы заказывали товары. Из всего ассортимента они должны были выбрать те продукты, которые они собирались продать.

    Каждый продавец сначала определял товарную группу, а затем конкретный товар из этой группы. Форма должна включать полное имя группы и определенный индекс товара. Поскольку набирать это вручную было бы слишком трудоемким (и раздражающим) занятием, я предложил очень быстрое и простое решение – 2 зависимых выпадающих списка.

    Первым был список всех категорий продуктов, второй – список всех продуктов, находящихся в выбранной категории. Поэтому я создал выпадающий список, зависимый от выбора, сделанного в предыдущем списке (здесь вы найдете материал о том, как создать два зависимых раскрывающихся списка).

    Тот же самый результат хочет получить пользователь шаблона домашнего бюджета где нужна категория и подкатегория расходов. Пример данных находится на рисунке ниже:

    Так, например, если мы выберем категорию Развлечения, то в списке подкатегорий должно быть: Кинотеатр, Театр, Бассейн. Очень быстрое решение, если в своем домашнем бюджете вы хотите проанализировать более подробную информацию.

    Список категорий и подкатегорий в зависимом выпадающем списке Excel

    Признаюсь, что в предложенном мной варианте домашнего бюджета я ограничиваюсь только категорией, поскольку для меня такого разделения расходов вполне достаточно (название расходов / доходов рассматривается как подкатегория). Однако, если вам нужно разделить их на подкатегории, то метод, который я описываю ниже, будет идеальным. Смело используйте!

    А конечный результат выглядит следующим образом:

    Зависимый выпадающий список подкатегорий

    Для того чтобы этого достичь, необходимо сделать немного другую таблицу данных, чем если бы мы создавали один раскрывающийся список. Таблица должна выглядеть так (диапазон G2:H15):

    Рабочая исходная таблица Excel

    В эту таблицу необходимо ввести категорию и рядом с ней ее подкатегории. Имя категории должно повторяться столько раз, сколько есть подкатегорий. Очень важно, чтобы данные были отсортированы по столбцу Категория. Это будет чрезвычайно важно, когда позже будем писать формулу.

    Читайте также:  В эксель не считает сумму

    Можно было бы также использовать таблицы с первого изображения. Разумеется, формулы были бы разными. Однажды даже я нашел в сети такое решение, но оно мне не понравилось, потому что там была фиксированная длина списка: а значит, иногда список содержал пустые поля, а иногда и не отображал все элементы. Конечно, я могу избежать этого ограничения, но признаюсь, что мне больше нравится мое решение, поэтому к тому решению я больше не возвращался.

    Ну хорошо. Теперь, по очереди я опишу шаги создания зависимого выпадающего списка.

    1. Имена диапазонов ячеек

    Это необязательный шаг, без него мы сможем без проблем справиться с этим. Однако мне нравится использовать имена, потому что они значительно облегчают как написание, так и чтение формулы.

    Присвоим имена двум диапазонам. Список всех категорий и рабочий список категорий. Это будут диапазоны A3:A5 (список категорий в зеленой таблице на первом изображении) и G3:G15 (список повторяющихся категорий в фиолетовой рабочей таблице).

    Для того чтобы назвать список категорий:

    1. Выберите диапазон A3:A5.
    2. В поле имени (поле слева от строки формулы) введите название “Категория”.
    3. Подтвердите с помощью клавиши Enter.

    Такое же действие совершите для диапазона рабочего списка категорий G3:G15, который вы можете вызвать “Рабочий_Список”. Этот диапазон мы будем использовать в формуле.

    2. Создание раскрывающегося списка для категории

    Это будет просто:

    1. Выберите ячейку, в которую вы хотите поместить список. В моем случае это A12.
    2. В меню «ДАННЫЕ» выберите инструмент «Проверка данных». Появится окно “Проверка вводимых значений”.
    3. В качестве типа данных выберите “Список”.
    4. В качестве источника введите: =Категория (рисунок ниже).
    5. Подтвердите с помощью OK.

    Проверка вводимых значений – Категория.

    Раскрывающийся список для категории.

    3. Создание зависимого выпадающего списка для подкатегории

    Сейчас будет весело. Создавать списки мы умеем – только что это сделали для категории. Только единственный вопрос: «Как сказать Excelю выбрать только те значения, которые предназначены для конкретной категории?» Как вы, наверное, догадываетесь, я буду использовать здесь рабочую таблицу и, конечно же, формулы.

    Начнем с того, что мы уже умеем, то есть с создания раскрывающегося списка в ячейке B12. Поэтому выберите эту ячейку и нажмите “Данные” / “Проверка данных», а в качестве типа данных – “Список”.

    В источник списка введите следующую формулу:

    Вид окна “Проверка вводимых значений”:

    Проверка вводимых значений для подкатегории в зависимом выпадающем списке

    Как видите, весь трюк зависимого списка состоит в использовании функции СМЕЩ. Ну хорошо, почти весь. Помогают ей функции ПОИСКПОЗ и СЧЕТЕСЛИ. Функция СМЕЩ позволяет динамически определять диапазоны. Вначале мы определяем ячейку, от которой должен начинаться сдвиг диапазона, а в последующих аргументах определяем его размеры.

    В нашем примере диапазон будет перемещаться по столбцу Подкатегория в рабочей таблице (G2:H15). Перемещение начнем от ячейки H2, которая также является первым аргументом нашей функции. В формуле ячейку H2 записали как абсолютную ссылку, потому что предполагаю, что мы будем использовать раскрывающийся список во многих ячейках.

    Поскольку рабочая таблица отсортирована по Категории, то диапазон, который должен быть источником для раскрывающегося списка, будет начинаться там, где впервые встречается выбранная категория. Например, для категории Питание мы хотим отобразить диапазон H6:H11, для Транспорта – диапазон H12: H15 и т. д. Обратите внимание, что все время мы перемещаемся по столбцу H, а единственное, что изменяется, это начало диапазона и его высота (то есть количество элементов в списке).

    Начало диапазона будет перемещено относительно ячейки H2 на такое количество ячеек вниз (по числу), сколько составляет номер позиции первой встречающейся категории в столбце Категория. Проще будет понять на примере: диапазон для категории Питание перемещен на 4 ячейки вниз относительно ячейки H2 (начинается с 4 ячейки от H2). В 4-ой ячейке столбца Подкатегория (не включая заголовок, так как речь идет о диапазоне с именем Рабочий_Список), есть слово Питание (его первое появление). Мы используем этот факт собственно для определения начала диапазона. Послужит нам для этого функция ПОИСКПОЗ (введенная в качестве второго аргумента функции СМЕЩ):

    Высоту диапазона определяет функция СЧЕТЕСЛИ. Она считает все встречающиеся повторения в категории, то есть слово Питание. Сколько раз встречается это слово, сколько и будет позиций в нашем диапазоне. Количество позиций в диапазоне – это его высота. Вот функция:

    Конечно же, обе функции уже включены в функцию СМЕЩ, которая описана выше. Кроме того, обратите внимание, что как в функции ПОИСКПОЗ, так и в СЧЕТЕСЛИ, есть ссылка на диапазон названный Рабочий_Список. Как я уже упоминал ранее, не обязательно использовать имена диапазонов, можно просто ввести $H3: $H15. Однако использование имен диапазонов в формуле делает ее проще и легко читаемой.

    Одна формула, ну не такая уж и простая, но облегчающая работу и защищает от ошибок при вводе данных!

    Два варианта использования этого трюка я уже представил. Интересно, как вы его будете использовать?

    Источник: exceltable.com

    Связанные (зависимые) выпадающие списки

    Способ 1. Функция ДВССЫЛ (INDIRECT)

    Этот фокус основан на применении функции ДВССЫЛ (INDIRECT), которая умеет делать одну простую вещь – преобразовывать содержимое любой указанной ячейки в адрес диапазона, который понимает Excel. То есть, если в ячейке лежит текст “А1”, то функция выдаст в результате ссылку на ячейку А1. Если в ячейке лежит слово “Маша”, то функция выдаст ссылку на именованный диапазон с именем Маша и т.д. Такой, своего рода, “перевод стрелок” 😉

    Возьмем, например, вот такой список моделей автомобилей Toyota, Ford и Nissan:

    Выделим весь список моделей Тойоты (с ячейки А2 и вниз до конца списка) и дадим этому диапазону имя Toyota. В Excel 2003 и старше – это можно сделать в меню Вставка – Имя – Присвоить (Insert – Name – Define). В Excel 2007 и новее – на вкладке Формулы (Formulas) с помощью Диспетчера имен (Name Manager). Затем повторим то же самое со списками Форд и Ниссан, задав соответственно имена диапазонам Ford и Nissan.

    При задании имен помните о том, что имена диапазонов в Excel не должны содержать пробелов, знаков препинания и начинаться обязательно с буквы. Поэтому если бы в одной из марок автомобилей присутствовал бы пробел (например Ssang Yong), то его пришлось бы заменить в ячейке и в имени диапазона на нижнее подчеркивание (т.е. Ssang_Yong).

    Теперь создадим первый выпадающий список для выбора марки автомобиля. Выделите пустую ячейку и откройте меню Данные – Проверка (Data – Validation) или нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation) на вкладке Данные (Data) если у вас Excel 2007 или новее. Затем из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и в поле Источник (Source) выделите ячейки с названиями марок (желтые ячейки в нашем примере). После нажатия на ОК первый выпадающий список готов:

    Читайте также:  Как в excel открыть vba

    Теперь создадим второй выпадающий список, в котором будут отображаться модели выбранной в первом списке марки. Также как в предыдущем случае, откройте окно Проверки данных, но в поле Источник нужно будет ввести вот такую формулу:

    где F3 – адрес ячейки с первым выпадающим списком (замените на свой).

    Все. После нажатия на ОК содержимое второго списка будет выбираться по имени диапазона, выбранного в первом списке.

    Минусы такого способа:

    • В качестве вторичных (зависимых) диапазонов не могут выступать динамические диапазоны задаваемые формулами типа СМЕЩ (OFFSET). Для первичного (независимого) списка их использовать можно, а вот вторичный список должен быть определен жестко, без формул. Однако, это ограничение можно обойти, создав отсортированный список соответствий марка-модель (см. Способ 2).
    • Имена вторичных диапазонов должны совпадать с элементами первичного выпадающего списка. Т.е. если в нем есть текст с пробелами, то придется их заменять на подчеркивания с помощью функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE), т.е. формула будет выглядеть как =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(F3;” “;”_”))
    • Надо руками создавать много именованных диапазонов (если у нас много марок автомобилей).

    Способ 2. Список соответствий и функции СМЕЩ (OFFSET) и ПОИСКПОЗ (MATCH)

    Этот способ требует наличия отсортированного списка соответствий марка-модель вот такого вида:

    Для создания первичного выпадающего списка можно марок можно воспользоваться обычным способом, описанным выше, т.е.

    • дать имя диапазону D1:D3 (например Марки) с помощью Диспетчера имен (Name Manager) с вкладки Формулы (Formulas) или в старых версиях Excel – через меню Вставка – Имя – Присвоить (Insert – Name – Define)
    • выбрать на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data validation)
    • выбрать из выпадающего списка вариант проверки Список (List) и указать в качестве Источника (Source)=Марки или просто выделить ячейки D1:D3 (если они на том же листе, где список).

    А вот для зависимого списка моделей придется создать именованный диапазон с функцией СМЕЩ (OFFSET), который будет динамически ссылаться только на ячейки моделей определенной марки. Для этого:

    • Нажмите Ctrl+F3 или воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name manager) на вкладке Формулы (Formulas). В версиях до 2003 это была команда меню Вставка – Имя – Присвоить (Insert – Name – Define)
    • Создайте новый именованный диапазон с любым именем (например Модели) и в поле Ссылка (Reference) в нижней части окна введите руками следующую формулу:

    Ссылки должны быть абсолютными (со знаками $). После нажатия Enter к формуле будут автоматически добавлены имена листов – не пугайтесь 🙂

    Функция СМЕЩ (OFFSET) умеет выдавать ссылку на диапазон нужного размера, сдвинутый относительно исходной ячейки на заданное количество строк и столбцов. В более понятном варианте синтаксис этой функции таков:

    =СМЕЩ(начальная_ячейка; сдвиг_вниз; сдвиг_вправо; размер_диапазона_в_строках; размер_диапазона_в_столбцах)

    • начальная ячейка – берем первую ячейку нашего списка, т.е. А1
    • сдвиг_вниз – нам считает функция ПОИСКПОЗ (MATCH), которая, попросту говоря, выдает порядковый номер ячейки с выбранной маркой (G7) в заданном диапазоне (столбце А)
    • сдвиг_вправо = 1, т.к. мы хотим сослаться на модели в соседнем столбце (В)
    • размер_диапазона_в_строках – вычисляем с помощью функции СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF), которая умеет подсчитать количество встретившихся в списке (столбце А) нужных нам значений – марок авто (G7)
    • размер_диапазона_в_столбцах = 1, т.к. нам нужен один столбец с моделями

    В итоге должно получиться что-то вроде этого:

    Осталось добавить выпадающий список на основе созданной формулы к ячейке G8. Для этого:

    • выделяем ячейку G8
    • выбираем на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data validation) или в меню Данные – Проверка (Data – Validation)
    • из выпадающего списка выбираем вариант проверки Список (List) и вводим в качестве Источника (Source) знак равно и имя нашего диапазона, т.е. =Модели

    Источник: www.planetaexcel.ru

    Двухуровневый выпадающий список в Excel

    Имеется несколько способов создания выпадающего списка. Выбор одного из них зависит от структуры имеющихся у вас данных.

    Первый способ создания двухуровнего списка

    Первый способ основывается на создание «умной» таблицы, заголовок которой содержит значения первого выпадающего списка (группы), а строки таблицы соответствуют значениям второго выпадающего списка (подгруппы). Значения элементов подгруппы должны располагаться в соответствующем столбце группы, как на рисунке ниже.

    Теперь приступим к созданию первого выпадающего списка группы (в моем случае – список стран):

    1. Выберите ячейку, в которую будете вставлять выпадающий список;
    2. Переходим на вкладку ленты Данные;
    3. Выбираем команду Проверка данных;
    4. В выпадающем списке выбираем значение Список;
    5. В поле Источник указываем следующую формулу =ДВССЫЛ(“Таблица1[#Заголовки]”).

    Формула ДВССЫЛ возвращает ссылку на диапазон заголовков «умной» таблицы. Преимущество использования такой таблицы в том, что при добавлении столбцов, выпадающий список будет автоматически расширен.

    Осталось создать второй зависимый выпадающий список – список подгрупп.

    Смело повторяем 4 первых пункта описанных выше. Источником в окне Проверка данных для второго выпадающего списка будет служить формула =ДВССЫЛ(“Таблица1[“&F2&”]”). Ячейка F2 в данном случае – значение первого выпадающего списка.

    Можно использовать и обычную «неумную» таблицу, однако в этом случае вам придется вручную изменять диапазоны заголовков и строк. В рассмотренном примере это происходит автоматически.

    Второй способ создания двухуровнего списка

    Второй способ удобно применять, когда данные выпадающего списка записаны в два столбца. В первом идет наименование группы, а во втором – подгруппы.

    ВАЖНО! Перед созданием зависимого списка по подгруппам необходимо отсортировать исходную таблицу по первому столбцу (столбец с группой) далее будет понятно зачем это делается.

    Для создания выпадающего групп нам понадобится дополнительный столбец, содержащий уникальные значения групп из исходной таблицы. Для создания этого списка используйте функцию удаления дубликатов или воспользуйтесь командой Уникальные из надстройки VBA-Excel.

    Теперь создадим выпадающий список групп. Для этого выполните 4 первых пункта из первого способа создания двухуровнего списка. В качестве Источника укажите диапазон уникальных значений групп. Тут все стандартно.

    Рекомендация: удобно в качестве источника указывать именованный диапазон. Для его создания откройте Диспетчер имен со вкладки Формулы и присвойте имя диапазону с уникальными значениями.

    Теперь самая сложная часть – указать в Источнике динамическую ссылку на диапазон со значениями второго выпадающего списка (списка подгрупп). Решать ее будем с помощью функции СМЕЩ(ссылка, смещ_по_строкам, смещ_по_столбцам, [высота], [ширина]), которая возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов.

    • Ссылка в нашем случае – $A$1 – верхний левый угол исходной таблицы;
    • Смещ_по_строкамПОИСКПОЗ(F3;$A$1:$A$67;0)-1 – номер строки со значением искомой группы (в моем случае страны ячейка F3) минус единица;
    • Cмещ_по_столбцам1 – так как нам необходим столбец с подгруппами (городами);
    • [Высота]СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$67;F3) – количество подгрупп в искомой группе (количество городов в стране F3);
    • [Ширина]1 – так как это ширина нашего столбца с подгруппами.

    Источник: micro-solution.ru