Почему в excel не работает сортировка

12 наиболее распространённых проблем с Excel и способы их решения

Представляем вам гостевой пост, из которого вы узнаете, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы создаём себе сами.

Читатели Лайфхакера уже знакомы с Денисом Батьяновым, который делился с нами секретами Excel. Сегодня Денис расскажет о том, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы зачастую создаём себе самостоятельно.

Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».

Вы не даёте заголовки столбцам таблиц

Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.

Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц

Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.

На одном листе располагается несколько таблиц

Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.

Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?

Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах

Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:

Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).

Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.

Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.

Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.

Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:

Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»

Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.

Информация в комментариях

Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.

Бардак с форматированием

Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:

  1. Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
  2. Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
  3. Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.

Объединение ячеек

Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.

Объединение текста и чисел в одной ячейке

Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.

Числа в виде текста в ячейке

Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.

Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор

Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.

Страничный режим листа в Excel

Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.

Читайте также:  Excel microsoft как работать

Ещё больше полезной информации про Excel можно узнать на сайте Дениса.

Источник: lifehacker.ru

При сортировке диапазона, содержащего объединенные ячейки в Excel, может появиться сообщение об ошибке

Признаки

При сортировке диапазона в таблице Microsoft Excel этот диапазон не сортируется. Кроме того, вы можете получить следующее сообщение об ошибке:

Для выполнения этой операции Объединенные ячейки должны иметь одинаковый размер.

Причина

Эта проблема может возникнуть при сортировке диапазона ячеек и при соблюдении следующих условий:

  • Ранее вы объединили некоторые ячейки, но не все ячейки в диапазоне сортировки.
  • Ранее вы объединили все ячейки в диапазоне сортировки и ячейки имеют одинаковый размер.

Временное решение

Чтобы обойти эту проблему, разделите все объединенные ячейки в диапазоне или объедините все ячейки в диапазоне, чтобы объединенные ячейки совпадали с размером. Каждая Объединенная ячейка в диапазоне должна занимать то же количество строк и столбцов, что и другие объединенные ячейки в диапазоне.

Общее решение

  1. Выделите весь диапазон, который требуется отсортировать.
  2. В группе Выравнивание на вкладке Главная выберите средство запуска диалогового окна Выравнивание .
  3. Перейдите на вкладку Выравнивание и снимите флажок объединить ячейки .
  4. Нажмите кнопку ОК.

Это может изменить макет данных в диапазоне.

Пример решения

На листе введите следующие данные:

Объедините ячейки a1 и B1, a2 и B2, а затем a3 и B3. Для этого выполните следующие действия:

Выделите каждую из этих ячеек.

Выберите средство запуска диалогового окна Выравнивание в группе Выравнивание на вкладке Главная .

Перейдите на вкладку Выравнивание , а затем установите флажок объединить ячейки .

Нажмите кнопку ОК.

Не объединяйте ячейки в столбце C.

Выберите ячейки a1: C3, выберите сортировать & фильтр в группе ” Правка ” на вкладке ” Главная ” и нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.

В поле Sort (сортировка ) выберите пункт “столбец C” рядом с пунктом Сортировать по, а затем нажмите кнопку ОК. Вы увидите сообщение об ошибке, как описано выше.

Чтобы устранить эту проблему, выполните одно из следующих действий.

  1. Отмена объединения ячеек a1: B3, поэтому в выделенном фрагменте нет Объединенных ячеек.
  2. Объедините ячейки C1 и D1, C2 и D2, C3 и D3, чтобы в столбце C в качестве столбца A/B был одинаковый размер (Объединенный). Затем выберите ячейки a1: D3, а затем повторите шаги 3 и 4, используя одинаковый размер диапазона.

–>

Источник: docs.microsoft.com

При сортировке диапазона, содержащего объединенные ячейки в Excel, может появиться сообщение об ошибке

Признаки

При сортировке диапазона в таблице Microsoft Excel этот диапазон не сортируется. Кроме того, вы можете получить следующее сообщение об ошибке:

Для выполнения этой операции Объединенные ячейки должны иметь одинаковый размер.

Причина

Эта проблема может возникнуть при сортировке диапазона ячеек и при соблюдении следующих условий:

  • Ранее вы объединили некоторые ячейки, но не все ячейки в диапазоне сортировки.
  • Ранее вы объединили все ячейки в диапазоне сортировки и ячейки имеют одинаковый размер.

Временное решение

Чтобы обойти эту проблему, разделите все объединенные ячейки в диапазоне или объедините все ячейки в диапазоне, чтобы объединенные ячейки совпадали с размером. Каждая Объединенная ячейка в диапазоне должна занимать то же количество строк и столбцов, что и другие объединенные ячейки в диапазоне.

Общее решение

  1. Выделите весь диапазон, который требуется отсортировать.
  2. В группе Выравнивание на вкладке Главная выберите средство запуска диалогового окна Выравнивание .
  3. Перейдите на вкладку Выравнивание и снимите флажок объединить ячейки .
  4. Нажмите кнопку ОК.

Это может изменить макет данных в диапазоне.

Пример решения

На листе введите следующие данные:

Объедините ячейки a1 и B1, a2 и B2, а затем a3 и B3. Для этого выполните следующие действия:

Выделите каждую из этих ячеек.

Выберите средство запуска диалогового окна Выравнивание в группе Выравнивание на вкладке Главная .

Перейдите на вкладку Выравнивание , а затем установите флажок объединить ячейки .

Нажмите кнопку ОК.

Не объединяйте ячейки в столбце C.

Выберите ячейки a1: C3, выберите сортировать & фильтр в группе ” Правка ” на вкладке ” Главная ” и нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.

В поле Sort (сортировка ) выберите пункт “столбец C” рядом с пунктом Сортировать по, а затем нажмите кнопку ОК. Вы увидите сообщение об ошибке, как описано выше.

Чтобы устранить эту проблему, выполните одно из следующих действий.

  1. Отмена объединения ячеек a1: B3, поэтому в выделенном фрагменте нет Объединенных ячеек.
  2. Объедините ячейки C1 и D1, C2 и D2, C3 и D3, чтобы в столбце C в качестве столбца A/B был одинаковый размер (Объединенный). Затем выберите ячейки a1: D3, а затем повторите шаги 3 и 4, используя одинаковый размер диапазона.

–>

Источник: docs.microsoft.com

Сортировка данных в Excel

Если данные текстовые, их можно отсортировать по алфавиту («от А до Я» или «от Я до А»). Если данные числовые, их можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Если в диапазоне данных есть строка или столбец, в которых содержатся данные типа время или дата, их можно отсортировать в прямом или обратном хронологическом порядке. Имеется также возможность сортировки предварительно отформатированных данных по элементам этого форматирования.

Сортировать данные можно по одному условию (например, сортировка списка сотрудников по фамилии) или нескольким (например, сортировка списка сотрудников по занимаемой должности, а внутри каждой должности фамилии отсортировать в алфавитном порядке). Данные можно сортировать по столбцу (или нескольким столбцам) или по строке.

Сортировка по одному критерию

  1. В столбце, по которому должна быть выполнена сортировка, нужно выделить любую ячейку (весь столбец выделять не надо).
  2. На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter].

  1. Выбрать нужную кнопку: сортировка по возрастанию или сортировка по убыванию.

Отметим, что буквы на этой кнопке указывают только на направление сортировки, а вид кнопки остается один и тот же и при текстовых, и при числовых данных.

Существует и другой удобный способ сортировки данных: щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке столбца, по которому будет выполняться сортировка, в контекстном меню выбрать пункт Сортировка [Sort], а далее – требуемый вариант сортировки.

Читайте также:  Символ абзаца в excel

Многоуровневая сортировка

  1. Выделить одну ячейку из сортируемого массива данных.

Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.

  1. На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter] и на ней выбрать команду Сортировка [Sort].
  2. Последовательно задать уровни сортировки (определяемые именем столбца).

Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец, Сортировка, Порядок) необходимо выбрать:

  1. Имя столбца для сортировки.
  2. Тип критерия (в зависимости от того, будет ли вестись сортировка по значениям данных в столбце, или по оформлению ячейки, или по значку ячейки).
  3. Порядок сортировки (по убыванию или по возрастанию).

Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.

Сортировка по форматированию

Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.

Пошаговый порядок действий:

  1. Щелкнуть по любой ячейки из столбца, по которому будет выполняться сортировка.
  2. На вкладке Данные [Data] выбрать группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter], а затем выбрать команду Сортировка [Sort].
  3. В поле Столбец [Column] укажите столбец по которому будет проводиться сортировка.
  4. В поле Сортировка [Sort On] из всплывающего меню выбрать критерий сортировки: цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
  5. Поле Порядок [Order] содержит два выпадающих списка. В первом нужно выбрать тип критерия, а во втором – размещение ячеек, отсортированных по данному критерию (строку Сверху [On Top] или Снизу [On Bottom]).
  6. При необходимости добавить еще один критерий сортировки, в окне Сортировка нужно выбрать кнопку Добавить уровень.

Можно также воспользоваться командой «Копировать уровень» [Copy Level], заменив в поле «Порядок» прежнее значение на новое.

Источник: micro-solution.ru

Сортировка в Excel

Сортировка в Excel применяется для визуализации данных и их упорядочивания, что существенно облегчает восприятие информации, представленной в табличной форме. Необходимость в этой функции возникает при работе с бухгалтерскими ведомостями, списками складских запасов и строительными сметами.

Часто проблемой может стать вопрос расположения чисел от большего к меньшему или наоборот. На самом деле критерии для упорядочивания информации в Экселе бывают разными: дата, время, цвет ячеек или тип шрифта. Чаще всего при изучении приемов работы с электронными таблицами рассматриваются примеры, где представлены списки сотрудников или товаров, так как сортировать по алфавиту на практике приходится очень часто. Рассортировать в программе можно по двум различным параметрам.

Как отсортировать по алфавиту

Поскольку в большинстве таблиц числовые параметры привязаны к какому-либо тексту – фамилии или названию товара то удобно расположить по алфавиту. Рассмотрим особенности работы с этим инструментом в редакторе Еxcel на примере таблицы «Содержание питательных веществ во фруктах и овощах».

Для того чтобы отсортировать названия овощей и фруктов по алфавиту необходимо выделить первый столбец, кликнув мышью по его заголовку. Далее требуется перейти на панель инструментов «Редактирование» и открыть вкладку «Главная», на которой расположена специальная кнопка «Сортировка и фильтр». Для упорядочивания названий в первом столбце от А до Я или наоборот, достаточно выбрать соответствующую команду сортировки в выпадающем меню. Если в таблицу Еxcel будут добавлены данные о других продуктах сработает автоматическая сортировка.

Как в Еxcel отсортировать по возрастанию значений

Простое распределение по возрастанию в программе Эксель осуществляется аналогичным образом, что и по алфавиту. После выделения нужного столбца в верхней части главного окна на панели задач «Главная» в разделе «редактирование» выбирается кнопка «Сортировка и фильтр», имеющая дополнительное меню. В открывшемся списке необходимо выбрать подходящий вариант. Когда данные в таблице Эксель нужно упорядочить от большего к меньшему, их следует отсортировать по убыванию, в противном случае выбирается пункт «Сортировка по возрастанию».

Если диапазон данных состоит из двух и более столбцов, при сортировке на экране должно появиться диалоговое окно для выбора дальнейших действий. Если пользователю необходимо отсортировать по возрастанию данные во всей таблице, то следует указать «автоматически расширить выделенный диапазон», во втором случае данные будут упорядочены только в выбранном столбце.

Как сделать сортировку по дате

В таблицах, где в хронологическом порядке отражаются определенные операции, их часто требуется отсортировать по дате проведения. Поскольку дата это сочетание целых чисел, представленных определенным образом, для правильного осуществления сортировки необходимо, чтобы был выбран соответствующий формат ячеек. Если формат указан неправильно, программа не сможет распознать значения дат, поэтому упорядочить их не получится.

Чтобы рассортировать строки таблицы по дате в редакторе Эксель нужно выполнить следующую последовательность действий:

  1. Выделить любую ячейку в столбце с датами, которые требуется упорядочить.
  2. Во вкладке «Главная» найти кнопку «Сортировка и фильтр», навести на нее курсор и выбрать одно из предложенных действий в выпадающем списке. Это может быть распределение от новых к старым, когда в начале списка будут находится наиболее поздние даты и привязанные к ним значения, либо наоборот от старых к новым.

Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

В случае если определенный диапазон табличных данных отформатирован с использованием шрифта различных цветов или заливки, пользователь может рассортировать строки по цвету, в который окрашена часть ячеек. Упорядочить данные можно также по набору значков, при создании которых применялось условное форматирование. В любом случае это можно сделать следующим образом:

  1. Курсором мыши нужно выбрать одну из ячеек с данными в нужном столбце.
  2. На вкладке «Главная» в функциональной группе «Редактирование» следует найти кнопку «Сортировка и фильтрация» и выбрать в дополнительном меню команду «Настраиваемая сортировка».
  3. В открывшемся окне сначала указать столбец, в котором нужно упорядочить данные, а потом тип сортировки. Это может быть цвет ячейки, цвет шрифта или значок условного форматирования.
  4. В зависимости от выбранного вида сортировки в группе порядок необходимо отметить нужный значок либо оттенок заливки или шрифта.
  5. Последний параметр, который нужно указать – это последовательность расположения (сверху или снизу).

Поскольку определенный порядок значков или цветов в редакторе не предусмотрен, его нужно создать самостоятельно. Для этого следует необходимо нажать кнопку «Добавить уровень» и затем повторить указанные шаги для каждого цвета или значка отдельно, исключая те, которые не нужно включать в сортировку,

Читайте также:  В excel добавить вкладку

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Если возникла необходимость отсортировать данные в редакторе Эксель по двум или более столбцам, следует так же, как и в предыдущем случае выбрать диапазон данных и открыть окно «Настраиваемая сортировка». Далее в первой группе следует отметить заголовок столбца, данные в котором нужно упорядочить в первую очередь. Вторая группа остается без изменений, а в третьей необходимо указать желаемый тип сортировки.

Для указания критериев сортировки для второго столбца нужно добавить еще один уровень. В итоге количество уровней будет соответствовать числу столбцов, по которым необходимо отсортировать данные.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

При выполнении некоторых задач в Excel, требуется установить автоматическую сортировку, которая предполагает наличие формул. В зависимости от типа данных в используемом диапазоне динамическая сортировка может быть задана тремя способами:

  1. Если информация в ячейках столбца представлена числами, используются функции НАИМЕНЬШИЙ и СТРОКА. Первая находит наименьший элемент из массива, а вторая определяет порядковый номер строки. Таким образом формируется последовательность. Формула записывается следующим образом: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)).
  2. Когда в ячейках содержаться текст, первая формула не сработает. Для сортировки в этом случае целесообразно применять формулу: =СЧЁТЕСЛИ(A:A;”

Как убрать сортировку в Excel

Для отмены единичной сортировки диапазона данных достаточно нажать кнопку «Отменить ввод» в левом углу экрана. Бывает так, что изменения в файле были сохранены и отменить действие невозможно. Как убрать сортировку в этом случае?

Если после сложных манипуляций с таблицей, ее нужно будет вернуть в первоначальный вид, перед выполнением сортировки следует специально создать дополнительный столбец, в котором будет отражена нумерация строк. После завершения сложного анализа числовых и текстовых данных, представленных в таблице, чтобы отменить все проделанные операции достаточно будет установить сортировку по созданному столбцу.

Источник: compone.ru

Сортировка данных в Excel по строкам и столбцам с помощью формул

Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.

Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Порядок сортировки в Excel

Существует два способа открыть меню сортировки:

  1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.
  2. Открыть вкладку «Данные» – диалоговое окно «Сортировка».

Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:

Сортировка таблицы по отдельному столбцу:

  1. Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.
  2. Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида: Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.

Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.

Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.

Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:

  1. Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
  2. Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».
  3. Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».

Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».

В открывшемся окне вводим необходимые параметры:

Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.

По такому же принципу сортируются данные по шрифту.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

  1. Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.
  2. Нажимаем кнопку «Добавить уровень».
  3. Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

Сортировка строк в Excel

По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:

  1. В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».
  2. В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».
  3. Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.

Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.

Случайная сортировка в Excel

Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.

Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.

Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.

Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

  1. Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.
  2. Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.
  3. Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

  1. Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.
  2. Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.
  3. В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.
  4. Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон “фрукты” еще одно значение “помело” и проверим:

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

Источник: exceltable.com