Перенести данные из excel в excel

Перенести данные из excel в excel

Всем, кто работает с Excel, периодически приходится переносить данные из одной таблицы в другую, а зачастую и просто копировать массивы в разные файлы. При этом необходимо сохранять исходные форматы ячеек, формулы, что в них находятся, и прочие переменные, которые могут потеряться при неправильном переносе.

Давайте разберёмся с тем, как переносить таблицу удобнее всего и рассмотрим несколько способов. Вам останется лишь выбрать тот, что наилучшим образом подходит к конкретной задачи, благо Microsoft побеспокоилась об удобстве своих пользователей в любой ситуации.

Копирование таблицы с сохранением структуры

Если у вас есть одна или несколько таблиц, форматирование которых необходимо сохранять при переносе, то обычный метод Ctrl+CCtrl+V не даст нужного результата.

В результате мы получим сжатые или растянутые ячейки, которые придётся вновь выравнивать по длине, чтобы они не перекрывали информацию.

Расширять вручную таблицы размером в 20-30 ячеек, тем более, когда у вас их несколько, не самая увлекательная задача. Однако существует несколько способов значительно упростить и оптимизировать весь процесс переноса при помощи инструментов, уже заложенных в программу.

Способ 1: Специальная вставка

Этот способ подойдёт в том случае, если из форматирования вам достаточно сохранить ширину столбцов и подтягивать дополнительные данные или формулы из другого файла/листа нет нужды.

  1. Выделите исходные таблицы и проведите обычный перенос комбинацией клавиш Ctrl+CCtrl+V.
  2. Как мы помним из предыдущего примера, ячейки получаются стандартного размера. Чтобы исправить это, выделите скопированный массив данных и кликните правой кнопкой по нему. В контекстном меню выберите пункт «Специальная вставка».

Нам потребуется «Ширины столбцов», поэтому выбираем соответствующий пункт и принимаем изменения.

В результате у вас получится таблица идентичная той, что была в первом файле. Это удобно в том случае, если у вас десятки столбцов и выравнивать каждый, стандартными инструментами, нет времени/желания. Однако в этом методе есть недостаток — вам все равно придётся потратить немного времени, ведь изначально скопированная таблица не отвечает нашим запросам. Если это для вас неприемлемо, существует другой способ, при котором форматирование сохранится сразу при переносе.

Способ 2: Выделение столбцов перед копированием

В этом случае вы сразу получите нужный формат, достаточно выделить столбцы или строки, в зависимости от ситуации, вместе с заголовками. Таким образом, изначальная длина и ширина сохранятся в буфере обмена и на выходе вы получите нужный формат ячеек. Чтобы добиться такого результата, необходимо:

  1. Выделить столбцы или строки с исходными данными.
  2. Просто скопировать и вставить, получившаяся таблица сохранит изначальный вид.

В каждом отдельном случае рациональней использовать свой способ. Однако он будет оптимален для небольших таблиц, где выделение области копирования не займёт у вас более двух минут. Соответственно, его удобно применять в большинстве случаев, так как в специальной вставке, рассмотренной выше, невозможно сохранить высоту строк. Если вам необходимо выровнять строки заранее – это лучший выбор. Но зачастую помимо самой таблицы необходимо перенести и формулы, что в ней хранятся. В этом случае подойдёт следующий метод.

Способ 3: Вставка формул с сохранением формата

Специальную вставку можно использовать, в том числе, и для переноса значений формул с сохранением форматов ячеек. Это наиболее простой и при этом быстрый способ произвести подобную операцию. Может быть удобно при формировании таблиц на распечатку или отчётностей, где лишний вес файла влияет на скорость его загрузки и обработки.

Чтобы выполнить операцию, сделайте следующее:

  1. Выделите и скопируйте исходник.
  2. В контекстном меню вставки просто выберите «Значения» и подтвердите действие.

  • Как и в первом способе, после копирования, повторно вызовите специальную вставку и выберите нужный формат. Благодаря тому, что диапазон всё ещё сохраняется в буфере обмена, вы быстро перекинете значения и при этом сохраните исходное форматирование таблицы, избавившись от ненужных функций.
  • Вместо третьего действия можно использовать формат по образцу. Подойдёт, если копирование происходит в пределах одного файла, но на разные листы. В простонародье этот инструмент ещё именуют «метёлочкой».

    Перенос таблицы из одного файла в другой не должен занять у вас более пары минут, какое бы количество данных не находилось в исходнике. Достаточно выбрать один из описанных выше способов в зависимости от задачи, которая перед вами стоит. Умелое комбинирование методов транспортировки таблиц позволит сохранить много нервов и времени, особенно при составлении квартальных сводок и прочей отчётности. Однако не забывайте, что сбои могут проходить в любой программе, поэтому перепроверяйте данные, прежде чем отправить их на утверждение.

    Источник: compdude.ru

    Как перенести данные из Excel в таблицу документа Word

    При копировании таблиц из Excel в Word, а также при переносе значений ячеек из таблиц Excel в таблицы Word могут возникать различные неприятности в виде несовпадения форматов, размеров и просто некорректной вставки скопированных данных. Для качественного переноса данных из Excel в Word необходимо знать несколько моментов.

    Как перенести лист из книги Excel в документ Word?

    Для переноса в документ Word данных всего рабочего листа рабочей книги Excel, необходимо перейти на вкладку «Вставка» и в группе кнопок «Текст» нажать кнопку «Объект». На вкладке “Создание из файла” диалогового окна «Вставка объекта»,

    при помощи кнопки «Обзор» необходимо найти рабочую книгу с данными для переноса. Стоит отметить, что в рабочей книге активным должен быть тот лист, на котором содержатся данные для переноса в документ Word. При этом вставка данных файла в документ осуществляется так, что их можно редактировать, используя приложение, в котором они были созданы. Другими словами в документе Word появляется область приложения Excel, которая активируется двойным кликом левой кнопки мыши. При этом лента Word заменяется лентой Excel и в этой области документа Word можно внести изменения, используя средства приложения Excel.

    Если в диалоговом окне «Вставка объекта» установить флажок в поле «Связь с файлом», то в документе Word будут отображаться в автоматическом режиме изменения, внесенные в исходный файл.

    Как перенести таблицу или диапазон ячеек из Excel в Word?

    Чтобы перенести таблицу или любой произвольный диапазон ячеек с данными из рабочей книги Excel в документ Word, необходимо в приложении Excel скопировать диапазон ячеек, перейти в приложение Word и на вкладке “Главная” в группе кнопок «Буфер обмена» раскрыть меню кнопки «Вставить» и выбрать один из доступных вариантов вставки, такие как, сохранять исходное форматирование, использовать стили конечного фрагмента, сохранить как рисунок, сохранить только текст и некоторые другие.

    Кроме перечисленных вариантов доступен пункт «Специальная вставка», при помощи которого можно вставить скопированную таблицу или диапазон, как объект, а также выбрать другие варианты вставки.

    Как перенести данные из Excel в Word без ячеек?

    При копировании диапазона ячеек на листе рабочей книги Excel с последующей вставкой в документ Word, значения ячеек переносятся из одного приложения в другое в виде таблицы, то есть с сеткой для ячеек, что не всегда удобно. Чтобы перенести данные без ячеек достаточно сделать вставку не в Word, а в обычный блокнот и уже оттуда переносить в Word.

    Как перенести несколько таблиц из Excel в Word?

    С помощью надстройки для Excel можно осуществлять программный перенос любого количества таблиц, из табличного редактора в текстовый. Читать подробнее.

    Как выборочно перенести данные из Excel в Word (автоматически)?

    В отдельных случаях, когда возникает необходимость заполнить отдельные строки/столбцы таблицы в документе Word данными из Excel, от исполнения многократного действия «Скопировать/Вставить» поможет уйти надстройка для Word по автоматическому заполнению таблиц Word данными из Excel.

    Например, при заполнении спецификаций к проектной документации, необходимо выборочно перенести информацию из базы данных рабочей книги Excel в документ Word. При этом нужно перенести не всю таблицу Excel, а только некоторые её строки, при том, что они не расположены в одном диапазоне, который можно было бы скопировать и вставить за одно действие. Надстройка позволяет автоматизировать процесс выборочного переноса данных из таблицы Excel в таблицу Word.

    После выбора книги Excel (базы данных) и рабочего листа, содержащего данные для переноса в таблицу документа Word, в диалоговом окне отображаются значения ячеек из первых двух столбцов листа базы данных. Количество отображаемых столбцов пользователь может регулировать самостоятельно, изменяя номера первого и последнего столбца. В зависимости от этого изменяется и содержимое диалогового окна. Первая строка рабочего листа файла базы данных служит заголовками для столбцов в диалоговом окне. Для того, чтобы перенести данные из диалогового окна, необходимо выделить нужные строки, используя левую кнопку мыши и клавиши Ctrl и/или Shift на клавиатуре.

    После пуска программы значения всех выделенных в диалоговом окне строк переносятся в ячейки таблицы документа Word, начиная с той ячейки, в которой находится курсор мыши. Надстройка дает возможность выборочного заполнения таблиц в редакторе Word данными из Excel. Примером использования этой надстройки может служить заполнение спецификаций оборудования и материалов к проектной документации, когда для заполнения документов по разделам необходимо выборочно перенести данные из баз данных, созданных на базе рабочих книг Excel в таблицу документа Word.

    Для пользователей, использующих широкоформатные мониторы, предусмотрена возможность изменения размеров диалогового окна под ширину окна приложения Word.

    Как перенести отдельные значения из Excel в Word?

    Для автозаполнения документов Word данными из Excel можно использовать готовые решения (надстройки) как для Word, так и для Excel. Эти решения позволяют автоматически генерировать документы Word на основе данных, содержащихся на листе рабочей книги Excel. В этих решениях предусмотрена возможность пакетного заполнения документов (для случаев, когда на основе одного набора исходных данных нужно заполнять несколько различных документов, например, договор, доп. соглашение, доверенность и так далее).

    Надстройка для Word

    Надстройка для Excel

    Обе надстройки имеют примерно одинаковый функциал и различаются незначительно.

    Источник: macros-vba.ru

    Перемещение данных из Excel в Access

    В этой статье объясняется, как переместить данные из Excel для доступа к реляционным таблицам и их преобразования в Microsoft Excel и совместное использование. Для подведения итогов лучше использовать Microsoft Access для записи, хранения, запроса и совместного использования данных, а Excel лучше подходит для вычисления, анализа и визуализации данных.

    Две статьи: Access или Excel для управления данными и наиболее важные причины для использования Access в Excel. Обсудите, какая программа лучше всего подходит для конкретной задачи, а также как использовать Excel и Access для создания практических решений.

    При переносе данных из Excel в Access выполняются три основных действия.

    Примечание: Сведения о моделировании данных и связях в Access можно найти в разделе Основные сведения о создании баз данных.

    Шаг 1: импорт данных из Excel в Access

    Импорт данных — это операция, которая может пойти намного более гладко, если вы захотите время для подготовки и очистки данных. Импорт данных напоминает переход на новую домашнюю страницу. Если вы хотите удалить и упорядочить свои права перед тем, как вы перейдете, присоединиться к новой домашней сети будет еще проще.

    Очистка данных перед импортом

    Перед импортом данных в Access в Excel рекомендуется выполнить следующие действия.

    Преобразуйте ячейки, содержащие неатомарные данные (то есть несколько значений в одной ячейке), в несколько столбцов. Например, ячейка в столбце “квалификация”, содержащая несколько значений опыта, например “Программирование C#”, “программирование VBA” и “веб-дизайн”, должна быть разделена для отдельных столбцов, каждый из которых содержит только одно значение навыка.

    Для удаления начальных, конечных и нескольких внедренных пробелов используйте команду “обрезать”.

    Удаление непечатаемых символов.

    Поиск и устранение ошибок правописания и знаков препинания.

    Удалите повторяющиеся строки или повторяющиеся поля.

    Убедитесь, что столбцы данных не содержат смешанные форматы, особенно числа в виде текста или дат, отформатированных как числа.

    Дополнительные сведения можно найти в следующих статьях справки по Excel:

    Примечание: Если вы не хотите выполнять чистку данных или у вас нет времени или ресурсов для автоматизации процесса, вы можете воспользоваться сторонним поставщиком. Чтобы получить дополнительные сведения, выполните поиск по запросу “Программная очистка данных” или “качество передачи данных” в веб-браузере.

    Выбор наиболее подходящих типов данных при импорте

    В процессе импорта в Access вы можете выбрать подходящий вариант, чтобы получить доступ к некоторым ошибкам преобразования, для которых потребуется ручное вмешательство. В следующей таблице показано, как преобразуются форматы чисел Excel и типы данных Access при импорте данных из Excel в Access, а также приведены советы по наилучшим типам данных, которые можно выбрать в мастере импорта электронной таблицы.

    Формат номера Excel

    Тип данных Access

    Текст, поле MEMO

    Тип данных “текст” в Access хранит буквенно-цифровые данные длиной до 255 символов. Тип данных МЕМО Access сохраняет алфавитно-цифровые данные до 65 535 символов.

    Нажмите кнопку ” записка “, чтобы не усекать данные.

    Число, процент, дробь, экспоненциальный

    У Access есть один числовой тип данных, который может изменяться в зависимости от свойства размера поля (байт, целое, длинное целое, одинарное, двойное, дес.).

    Чтобы избежать ошибок при преобразовании данных, выберите значение Double .

    Для хранения дат Access и Excel используют одинаковый порядковый номер даты. В Access диапазон дат больше: от-657 434 (1 января 100 г. Н.Э.) до 2 958 465 (31 декабря, 9999 г. Н.Э.).

    Поскольку Access не распознает систему дат 1904 (используется в Excel для Macintosh), вам нужно преобразовать даты в Excel или Access, чтобы избежать путаницы.

    Выберите пункт Дата.

    Access и Excel. оба значения времени в магазине хранят данные с одинаковым типом данных.

    Выберите время, которое обычно является значением по умолчанию.

    В Access тип данных Currency хранит данные в виде 8-байтовых чисел с точностью до четырех десятичных разрядов и используется для хранения финансовых данных и предотвращения округления значений.

    Выберите денежный формат, который обычно является значением по умолчанию.

    Access использует-1 для всех значений “Да” и 0 для всех значений, в то время как Excel использует 1 для всех значений истина и 0 для всех значений “ложь”.

    Выберите “да/нет”, который автоматически преобразует базовые значения.

    Гиперссылка в Excel и Access включает URL-адрес или веб-адреса, по которым можно перейти и подписаться на него.

    Выберите пункт Гиперссылка, в противном случае Access по умолчанию использует текстовый тип данных.

    После того как данные будут в Access, вы можете удалить данные Excel. Прежде чем удалять исходную книгу Excel, не забудьте сначала создать ее резервную копию.

    Дополнительные сведения можно найти в статье Справка по Access Импорт или связывание с данными в книге Excel.

    Простой способ автоматического добавления данных

    Чаще всего пользователи Excel добавляют данные с одинаковыми столбцами в один большой лист. Например, вы можете использовать решение для отслеживания ресурсов, которое началось в Excel, но теперь выросла для включения файлов из множества рабочих групп и отделов. Эти данные могут находиться на разных листах и книгах, а также в текстовых файлах, которые являются каналами данных из других систем. В Excel не существует команды пользовательского интерфейса или простого способа добавления похожих данных.

    Лучшим решением будет использование Access, где вы можете легко импортировать и добавлять данные в одну таблицу с помощью мастера импорта электронной таблицы. Кроме того, вы можете добавить в одну таблицу большое количество данных. Вы можете сохранить операции импорта, добавить их как запланированные задачи Microsoft Outlook и даже использовать макросы для автоматизации процесса.

    Действие 2: нормализация данных с помощью мастера анализа таблиц

    На первый взгляд процесс нормализации данных может показаться довольно сложной задачей. К счастью, нормализация таблиц в Access — это процесс, который был бы более простым благодаря мастеру анализа таблиц.

    1. Перетащите выделенные столбцы в новую таблицу и автоматически создайте связи.

    2. Использование команд кнопок для переименования таблицы, добавления первичного ключа, создания существующего столбца первичного ключа и отмены последнего действия

    С помощью этого мастера вы можете сделать следующее:

    Преобразование таблицы в набор небольших таблиц и автоматическое создание первичного и внешнего ключа между таблицами.

    Добавьте первичный ключ в существующее поле, содержащее уникальные значения, или создайте новое поле с типом данных “Счетчик”.

    Автоматическое создание связей для обеспечения целостности данных с помощью каскадных обновлений. Каскадные удаления не добавляются автоматически, чтобы предотвратить случайное удаление данных, но вы можете легко добавить каскадные удаления позже.

    Поиск в новых таблицах избыточных или повторяющихся данных (например, для одного и того же клиента с двумя разными номерами телефонов), а также при необходимости обновлять.

    Создавайте резервные копии исходной таблицы и переименование, добавив “_OLD” к имени. Затем вы создаете запрос, который восстанавливает исходную таблицу с исходным именем таблицы, так что существующие формы и отчеты, основанные на исходной таблице, будут работать с новой структурой таблицы.

    Шаг 3: подключение к данным Access из Excel

    После нормализации данных в Access и создания запроса или таблицы, которые воссоздают исходные данные, достаточно просто подключиться к данным Access из Excel. Теперь ваши данные находятся в Access как внешний источник данных и могут быть подключены к книге с помощью подключения к данным, которое является контейнером данных, который используется для поиска, входа и доступа к внешнему источнику данных. Информация о соединении хранится в книге, и ее также можно хранить в файле подключения, например в файле подключения к данным Office (ODC) или в файле имени источника данных (расширение. DSN). После подключения к внешним данным вы также можете автоматически обновлять (или обновлять) книгу Excel при каждом обновлении данных в Access.

    Получение данных в Access

    Этот раздел поможет вам выполнить следующие этапы нормализации данных: разбиение значений в столбцах “продавец” и “адрес” на свои самые атомарные части и разделение связанных тем на собственные таблицы, копирование и вставка этих таблиц из Excel в Доступ, создание связей между только что созданными таблицами Access, а также создание и выполнение простого запроса в Access для возврата данных.

    Пример данных в ненормализованной форме

    На следующем листе содержатся неатомарные значения в столбце “продавец” и в столбце “адрес”. Оба столбца следует разделить на несколько отдельных столбцов. На этом листе также содержатся сведения о продавцах, продуктах, клиентах и заказах. Эти сведения также следует разбить на отдельные таблицы с помощью темы.

    Источник: support.office.com

    Как сделать, чтобы информация из одного листа автоматически передавалась и отображалась на втором листе

    Данная статья о том, как связать таблицы, чтобы данные из одной таблицы автоматически переносились во вторую.

    Приведу три способа Автоматического переноса данных с одного листа программы «Эксель» в другой.

    Первый, самый простой и примитивный способ связи двух таблиц на разных листах документа -вставка данных при помощи опции специальной вставки.

    Рассмотрим, как соединить две таблицы по шагам.

    Первый шаг.

    Необходимо выделить ту таблицу, из которой будут транслироваться данные во вторую таблицу.

    Второй шаг.

    Копировать информацию сочетанием клавиш ctrl+C или вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и кликнув по пункту меню «Копировать»

    Третий шаг.

    Перейти на лист документа «Excel», в который Вы планируете транслировать информацию из первой таблицы.

    Четвертый шаг.

    Поставить курсор в первую (левую верхнюю) ячейку таблицы и выбрать в меню «Вставка» пункт «Вставить связь». В некоторых версиях программы «Excel» этот пункт находится в меню «Специальная вставка»

    После вставки связи следует отформатировать вид ячеек – привести их к надлежащему виду.

    Результат вставки связи

    Второй способ переноса данных из одной таблицы в другую — это использование сводных таблиц в программе «Excel».

    При использовании данного метода роль второй таблицы («реципиента») играет сама сводная таблица.

    Как обновить сводную таблицу

    При клике правой кнопкой мыши по сводной таблице и нажатии на пункт «Обновить» сводная таблица автоматически перенесет все данные из связанного массива информации («таблицы донора»).

    О том, как в «Эксель» создавать сводные таблицы подробно написано в статье:

    Как делать сводные таблицы в программе «Excel» и для чего они нужны.

    Третий способ самый эффективный и наиболее автоматизированный — это использование меню надстройки «Power Query».

    Правда нужно отметить, что этот способ подходит только пользователям Excel 2016 и пользователям Excel 2013и выше с установленной надстройкой «Power Query».

    Смысл способа в следующем:

    Необходимо открыть вкладку «Power Query». В разделе «Данные Excel» нажимаем кнопку (пиктограмму) «Из таблицы».

    Из таблицы -Power Query

    Далее нужно выбрать диапазон ячеек, из которых нужно «притянуть» информацию и нажимаем «Ок».

    Источник данных для запроса Power Query

    После выбора области данных появится окно настройки вида новой таблицы. В этом окне Вы можете настроить последовательность вывода столбцов и удалить ненужные столбцы.

    После настройки вида таблицы нажмите кнопку «Закрыть и загрузить»

    Обновление полученной таблицы происходит кликом правой кнопки мыши по названию нужного запроса в правой части листа (список «Запросы книги»). После клика правой кнопкой мыши в выпадающем контекстном меню следует нажать на пункт «Обновить»

    Обновление запроса в PowerQuery

    Источник: ruexcel.ru

    Копирование таблицы в Microsoft Excel

    Для большинства пользователей Excel процесс копирования таблиц не представляет большой сложности. Но, далеко не все знают некоторые нюансы, которые позволяют сделать эту процедуру максимально эффективной для различного типа данных и разноплановых целей. Давайте подробно рассмотрим некоторые особенности копирования данных в программе Эксель.

    Копирование в Экселе

    Копирование таблицы в Excel представляет собой создание её дубликата. В самой процедуре практически нет отличий в зависимости от того, куда вы собираетесь вставить данные: в другую область того же листа, на новый лист или в другую книгу (файл). Главное отличие между способами копирования заключается в том, как вы хотите скопировать информацию: вместе с формулами или только с отображаемыми данными.

    Способ 1: копирование по умолчанию

    Простое копирование по умолчанию в Эксель предусматривает создание копии таблицы вместе со всеми размещенными в ней формулами и форматированием.

      Выделяем область, которую хотим скопировать. Кликаем по выделенной области правой кнопкой мыши. Появляется контекстное меню. Выбираем в нём пункт «Копировать».

    Есть и альтернативные варианты выполнение данного шага. Первый из них состоит в нажатии на клавиатуре сочетания клавиш Ctrl+C после выделения области. Второй вариант подразумевает нажатие кнопки «Копировать», которая располагается на ленте во вкладке «Главная» в группе инструментов «Буфер обмена».

    Тут также существуют альтернативные варианты действий. Можно выделив ячейку нажать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+V. Кроме того, можно нажать на кнопку «Вставить», которая размещена на самом левом краю ленты рядом с кнопкой «Копировать».

    После этого, будет выполнена вставка данных с сохранением форматирования и формул.

    Способ 2: копирование значений

    Второй способ предусматривает копирование исключительно значений таблицы, которые отображаются на экране, а не формул.

    1. Копируем данные одним из способов, которые описывались выше.
    2. Кликаем правой кнопкой мыши в том месте, куда нужно вставить данные. В контекстном меню в параметрах вставки выбираем пункт «Значения».

    После этого таблица будет добавлена на лист без сохранения форматирования и формул. То есть, фактически будут скопированы только отображаемые на экране данные.

    Если вы хотите скопировать значения, но при этом сохранить исходное форматирование, то нужно во время вставки перейти в пункт меню «Специальная вставка». Там в блоке «Вставить значения» нужно выбрать пункт «Значения и исходное форматирование».

    После этого, таблица будет представлена в первоначальном своем виде, но только вместо формул ячейки будут заполнять постоянные значения.

    Если вы хотите произвести данную операцию только с сохранением форматирования чисел, а не всей таблицы, то в специальной вставке нужно выбрать пункт «Значения и форматы чисел».

    Способ 3: создание копии с сохранением ширины столбцов

    Но, к сожалению, даже использование исходного форматирования не позволяет сделать копию таблицы с первоначальной шириной столбцов. То есть, довольно часто бывают случаи, когда после вставки данные не помещаются в ячейки. Но в Экселе существует возможность с помощью определенных действий сохранить исходную ширину столбцов.

    1. Копируем таблицу любым из обычных способов.
    2. В месте, где нужно вставить данные, вызываем контекстное меню. Последовательно переходим по пунктам «Специальная вставка» и «Сохранить ширину столбцов оригинала».

    Можно поступить и другим способом. Из контекстного меню дважды переходим в пункт с одинаковым наименованием «Специальная вставка…».

    Открывается окно. В блоке инструментов «Вставить» переставляем переключатель в позицию «Ширины столбцов». Жмем на кнопку «OK».

    Какой бы вы путь не выбрали из перечисленных выше двух вариантов, в любом случае, скопированная таблица будет иметь ту же ширину столбцов, что и исходник.

    Способ 4: вставка в виде изображения

    Бывают случаи, когда таблицу нужно вставить не в обычном формате, а в виде изображения. Эта задача также решается при помощи специальной вставки.

    1. Выполняем копирование нужного диапазона.
    2. Выбираем место для вставки и вызываем контекстное меню. Переходим в пункт «Специальная вставка». В блоке «Другие параметры вставки» выбираем пункт «Рисунок».

    После этого, данные будут вставлены на лист в виде изображения. Естественно, редактировать такую таблицу уже будет нельзя.

    Способ 5: копирование листа

    Если вы хотите скопировать полностью всю таблицу на другой лист, но при этом сохранить её абсолютно идентичной исходнику, то в этом случае, лучше всего, выполнить копирование листа целиком. В этом случае важно определить, что вы действительно желаете перенести все, что находится на исходном листе, в ином случае данный способ не подойдет.

      Чтобы вручную не выделять все ячейки листа, а это заняло бы большое количество времени, кликаем по прямоугольнику, расположенному между горизонтальной и вертикальной панелью координат. После этого весь лист будет выделен. Чтобы скопировать содержимое, набираем на клавиатуре комбинацию Ctrl+C.

  • Для вставки данных открываем новый лист или новую книгу (файл). Точно так же кликаем по прямоугольнику, размещенному на пересечении панелей. Для того, чтобы вставить данные, набираем комбинацию кнопок Ctrl+V.
  • Как видим, после выполнения данных действий нам удалось скопировать лист вместе с таблицей и остальным его содержимым. При этом получилось сохранить не только исходное форматирование, но и размер ячеек.

    Табличный редактор Эксель располагает обширным инструментарием для копирования таблиц именно в том виде, какой требуется пользователю. К сожалению, далеко не все знают о нюансах работы со специальной вставкой и другими инструментами копирования, которые позволяют значительно расширить возможности по переносу данных, а также автоматизировать действия пользователя.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Источник: lumpics.ru

    Перенос данных из одной таблицы Excel в другую

    Таблица в Excel – это сложный массив с множеством параметров. Он может состоять из значений, текстовых ячеек, формул и быть отформатирован разными способами (ячейки могут иметь определенное выравнивание, цвет, направление текста, специальные пометки и т.п.).

    При копировании таблицы иногда требуется перенести не все ее элементы, а только некоторые. Рассмотрим, как это можно сделать.

    Специальная вставка

    Очень удобно выполнять перенос данных таблицы с помощью специальной вставки. Она позволяет выбрать только те параметры, которые нам необходимы при копировании. Рассмотрим пример.

    Имеем таблицу с показателями по наличию макарон определенных марок на складе магазина. Наглядно видно, сколько килограмм было в начале месяца, сколько докуплено и продано, а также остаток на конец месяца. Два важных столбца выделены разными цветами. Остаток на конец месяца рассчитан по элементарной формуле.

    Попробуем воспользоваться командой СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА и скопировать все данные.

    Сначала мы выделяем имеющуюся таблицу, правой кнопкой вызываем меню и жмем КОПИРОВАТЬ.

    В свободной ячейке снова вызываем меню правой кнопкой и нажимаем СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА.

    Если мы оставим все как есть по умолчанию и просто нажмем ОК, то таблица вставится полностью, со всеми ее параметрами.

    Попробуем поэкспериментировать. В СПЕЦИАЛЬНОЙ ВСТАВКЕ выберем другой пункт, например, ФОРМУЛЫ. Получили уже неформатированную таблицу, но с работающими формулами.

    Теперь вставим не формулы, а только ЗНАЧЕНИЯ результатов их вычислений.

    Чтобы новая таблица со значениями получила внешний вид аналогичный образцу выделим ее и вставим ФОРМАТЫ с помощью специальной вставки.

    Теперь попробуем выбрать пункт БЕЗ РАМКИ. Получили полную таблицу, но только без выделенных границ.

    Полезный совет! Чтобы перенести формат вместе с размерами столбцов нужно перед копированием выделить не диапазон исходной таблицы, а столбцы целиком (в данном случаи это диапазон A:F).

    Аналогично можно поэкспериментировать с каждым пунктом СПЕЦИАЛЬНОЙ ВСТАВКИ, чтобы наглядно увидеть, как она работает.

    Перенос данных на другой лист

    Перенос данных на другие листы книги Excel позволяет связывать несколько таблиц. Это удобно тем, что при замене какого-то значения на одном листе, меняются значения на всех остальных. При создании годовых отчетов это незаменимая вещь.

    Рассмотрим, как это работает. Для начала переименуем листы Excel в месяцы. Затем с помощью уже знакомой нам СПЕЦИАЛЬНОЙ ВСТАВКИ перенесем таблицу на февраль и удалим значения из трех столбов:

    Столбец «На конец месяца» у нас задан формулой, поэтому при удалении значений из предыдущих столбцов, он автоматически обнуляется.

    Перенесем данные по остатку макарон каждой марки с января на февраль. Это делается буквально в пару нажатий.

    1. На листе ФЕВРАЛЬ ставим курсор в ячейку, показывающую количество макарон марки А на начало месяца. Можно посмотреть на рисунок выше – это будет ячейка D3.
    2. Ставим в этой ячейке знак РАВНО.
    3. Переходим на лист ЯНВАРЬ и кликаем на ячейку, показывающую количество макарон марки А на конец месяца (в нашем случае это ячейка F2 на листе “январь”).

    Получаем следующее: в ячейке C2 образовалась формула, которая отсылает нас на ячейку F2 листа ЯНВАРЬ. Протянем формулу вниз, чтобы знать количество макарон каждой марки на начало февраля.

    Аналогично можно перенести данные на все месяцы и получить наглядный годовой отчет.

    Перенос данных в другой файл

    Аналогично можно переносить данные из одного файла в другой. Данная книга в нашем примере так и называется EXCEL. Создадим еще одну и назовем ее ПРИМЕР.

    Примечание. Создавать новые файлы Excel можно даже в разных папках. Программа будет автоматически искать указанную книгу, независимо от того, в какой папке и на каком диске компьютера она находится.

    Скопируем в книгу ПРИМЕР таблицу с помощью все той же СПЕЦИАЛЬНОЙ ВСТАВКИ. И опять удалим значения из трех столбцов. Проведем те же действия, что и в предыдущем параграфе, но переходить уже будем не на другой лист, а на другую книгу.

    Получили новую формулу, которая показывает, что ячейка ссылается на книгу EXCEL. Причем видим, что ячейка F2 выглядит как $F$2, т.е. она зафиксирована. И если мы хотим протянуть формулу на остальные марки макарон, сначала нужно удалить значки доллара, чтобы снять фиксацию.

    Теперь вы знаете, как грамотно переносить данные из таблиц в рамках одного листа, с одного листа на другой, а также с одного файла в другой.

    Источник: exceltable.com