Напоминания в excel

Создаем «напоминалку» в Excel

Когда вы работаете с таблицей, содержащей даты, которые нужно не пропустить при их наступлении, неизбежно возникает вопрос о том, как это гарантированно сделать. В Excel можно использовать различные средства для создания “напоминалки”. Прочитав эту статью, вы узнаете о них.

Для наглядности возьмем совсем несложный пример. Предположим, в некоторой таблице отмечается дата регистрации заказа и дата, когда он должен быть выполнен. За сутки до даты выполнения необходимо перезвонить клиенту. Какие варианты “напоминалок” можно использовать?

Во-первых, можно таблицу раскрасить. Например, строки, относящиеся к заказу, по поводу которого пора звонить, должны окрашиваться красным. Строки заказов, срок исполнения которых отстоит от сегодняшней даты более чем на 1 день, должны быть окрашены голубым. Строки заказов, срок исполнения которых уже прошел, вообще не окрашиваются. Последовательность действий для реализации этой “задумки”:

  • выделите столбцы таблицы (можно целиком, чтобы не ограничивать количество строк с данными);
  • в меню команды Условное форматирование (вкладка Главная) выберите строку Управление правилами;
  • создайте правило в виде формул: “=$C2-СЕГОДНЯ()>1” (формат: заливка голубым) и “=$C2-СЕГОДНЯ()=1” (формат: заливка красным);
  • примените созданные правила.

Обратите внимание, что ссылка на ячейку “$С2” смешанная (запрет установлен на изменение номера столбца С). Использование функции “СЕГОДНЯ()” позволит автоматизировать форматирование, так как при каждом открытии файла будет проверяться текущая дата и строки в таблице будут менять цвет заливки. Если результат вам не понравиться, удалите правила, выбрав соответствующую команду в меню кнопки Условное форматирование.

Во-вторых, можно создать дополнительный столбец для выдачи сообщений о необходимости звонить клиенту (конечно, если разрешается менять структуру таблицы). Плюс этого решения будет в том, что можно включить фильтр по дополнительному столбцу и просмотреть только строки с напоминанием. Последовательность действий в этом случае:

  • вставьте дополнительный столбец, например, перед таблицей;
  • в первую ячейку столбца проверки вставьте формулу: “=ЕСЛИ(D2-СЕГОДНЯ()=1;”Позвонить”;” “)“;

  • скопируйте ее в остальные ячейки столбца;
  • установите фильтр (вкладка Данные, кнопка Фильтр);
  • используйте фильтр для столбца Напоминание.

После того, как всем позвонили, снимите фильтр со столбца Напоминание и продолжайте ввод данных о новых заказах.

В-третьих, можно формировать список звонков с помощью расширенного фильтра.

Плюсом этого решения является создание отдельного списка напоминаний. Минусом — необходимость удаления сформированного списка перед формированием нового на следующий день. Но эту проблему можно решить, создав макрос.

В статье было предложено три варианта создания “напоминалки”. Конечно, возможны и другие, более сложные варианты. Но даже рассмотренные приемы существенно облегчат вашу ежедневную работу.

Источник: microsoft-help.ru

Как создать excel 2013 таблицу напоминания о датах наступления события

#1 OFF Andreyuser

  • Участники
  • Cообщений: 401
  • Мне надо создать таблицу с фильтрацией и выделением ячеек, в которых наступает событие по дате и высвечивалось оповещение в ячейке сколько дней осталось до наступления данного события.

    Если можно сделать, чтобы при наведении на ячейку высвечивался календарь и выделялись дни до наступления события(для примера день рождения)

    Для наглядности прикрепил таблицу с данными.

    Поточнее выражу мысль. В столбце -Дата рождения-надо, чтобы выделялись ячейки например красным цветом или мигали при приближении к дате рождения в этом году, а в столбце -Срок наступления события в этом году- высвечивался календарь с днями до наступления дня рождения в этом году

    Сообщение отредактировал Andreyuser: 31 January 2016 – 18:25

    #2 OFF Kapral

  • Совет фан-клуба
  • Золотые бета-тестеры
  • Cообщений: 16668
  • Награды

    Прикрепленные файлы

    • 122.xlsx10.07К скачиваний 5766
    • Спасибо x 1
    • Показать

    Хочешь меня отблагодарить – помоги другому

    #3 OFF Andreyuser

  • Участники
  • Cообщений: 401
  • Спасибо, а как настроить сортировку по цвету? Надо, чтобы столбец- Дата рождения- был выделен скажем зеленым цветом, а при приближении к дате в этом году(за 30 дней), столбец автоматически окрашивался в красный.

    Также и со столбцом – Срок наступления события в этом году.

    А можно настроить столбец -Осталось дней -так, чтобы(за 30 дней до наступления события) при наведении на ячейку всплывала подсказка в виде календаря с выделенным цветом датами до приближения к событию?

    #4 OFF Kapral

  • Совет фан-клуба
  • Золотые бета-тестеры
  • Cообщений: 16668
  • Награды

    такой вариант устроит?

    Всплывающую подсказку пока не представляю как сделать

    Источник: forum.kasperskyclub.ru

    Как подсветить сроки и даты в ячейках в Excel?

    Добрый день уважаемый пользователь Microsoft Excel!

    Темой статьи будет возможность подсветить сроки и даты в ячейках Excel, которые будут указаны в условиях как критические. Это необходимо когда выполнение любых условий привязанных к датам являются очень важными.

    Статья будет полезна тем, кому важны сроки окончания действий договоров, для их перезаключения, проведения тендеров, тут вообще необходимо жёсткое соответствие срокам, отслеживания дат отгрузок товаров согласно соглашениям, ведение строгой и простой отчётности и т.п… Как видите, сфера применения очень обширна и данная возможность пригодится многим юристам, работникам кадровых служб, экономистам и бухгалтерам.

    Давайте рассмотрим на практике два способа применения подсветки с помощью условного форматирования:

    Подсветка дат и сроков с помощью правил выделения ячеек

    Это самый простой способ, который возможно осуществить с помощью нескольких кликов. Для начала необходимо выделить нужный диапазон с вашими датами, на панели управления во вкладке «Главная», выбрать выпадающее меню «Условное форматирование», выбрать в списке «Правила выделения ячеек», далее выбрать тип «Дата…». Следующим шагом вы в диалоговом окне «Дата» в выпадающем списке указываем условия выделения, например, выбрать все даты «На текущей неделе» и выберем для них красный цвет.

    Читайте также:  Суммирование в excel времени

    Подсветка дат в ячейках с помощью условного форматирования и элементов управления форм

    Этот способ будет более сложным, конечно, но и лучше, и красочнее, и интересней. Рассмотрим наш пример на основе отдела продаж и плану отгрузки товаров для клиентов, выполнение, которого очень строго и обязательно для исполнения, если необходима кристальная репутация и деньги.

    Создадим таблицу отгрузки товаров: Главным аргументом в работе будут даты отгрузки, когда в списке дата уже прошла, значит, товар поставлен и всё у вас хорошо. Когда же дата еще не наступила, вам необходимо контролировать этот процесс и сделать отгрузку в указанный период. А вот если дата отгрузки и сегодняшняя дата совпадают, тогда бросайте всё и бегите немедленно заниматься срочной отгрузкой, так как ее приоритет в работе будет максимальной.

    Для наибольшей наглядности настроим несколько правил для работы условного форматирования, чтобы происходила заливка строки таблицы в определённые цвета в зависимости от указанных дат поставки.

    Для начала выделим созданную таблицу и на вкладке «Главная» выбираем в выпадающем списке «Условное форматирование» пункт «Создать правило». В открывшемся диалоговом окне выбираете правило «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек» и вводим формулу: =$D5 ИСТИНА. Формат указывать не надо, так как таблица должна выглядеть обыкновенной, нажимаем кнопочку «ОК» добавляем новое правило в общий список. В случае если новое правило не возглавило список, то необходимо стрелочками его туда пропихнуть и установить флажок в столбике «Остановить если истина». Указание последнего параметра необходимо для того, чтобы, когда ваше правило выполнялось (выключен флажок «Включить индикатор строк»), Excel автоматически отключал все нижестоящие правила условного форматирования и таблица остается, девственно чиста от заливок, чего, собственно вы и добивались!

    Я очень хочу, чтобы возможность и умение подсветить сроки и даты в ячейках в Excel у вас получилась, и вы могли применить их в своей работе. Если у вас есть чем дополнить меня пишите комментарии, я буду их ждать с нетерпением, ставьте лайки и делитесь полезной статьей в соц.сетях!

    Не забудьте подкинуть автору на кофе…

    Источник: topexcel.ru

    Пример формулы для выделения цветом просроченных дат в Excel

    Во многих фирмах отдельное внимание уделяется датам, выпадающим после определенного пройденного периода. С помощью условного форматирования можно легко составить отчет «После периода» на котором выделены пройденные даты.

    Как сделать подсвечивание цветом ячеек с датами пройденного срока в Excel

    Пример представлен ниже на рисунке в виде отчета, в котором даты за более чем 90 дней от текущей даты выделенные другим цветом заливки.

    Чтобы составить аналогичный отчет с таким же автоматическим форматированием ячеек по условию выполните следующее:

    1. Выделите целевой диапазон ячеек (в данном примере A3:A8) и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило». В результате чего появится окно для внесения всех необходимых настроек инструмента:
    2. В появившемся окне из верхней части где находится список опций выберите пункт: «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Данная опция позволяет нам использовать собственные формулы для составления сложны правил условного форматирования. Формула должна содержать логическое выражение и соответственно возвращать логическое значение для каждой ячейки из выделенного диапазона. Если будет возвращено – ИНСТИНА, тогда к этой ячейке будет применятся правило и присваивается новый формат, который предварительно настроен этим же инструментом.
    3. В полю ввода формул введите логическое выражение представленное на этом шаге. Данная формула проверяет значение ячеек: будет ли их дата выпадать после 90 дней, пройденных от сегодняшнего дня. Отсчитывается от даты, указанной в целевой ячейке A3 выделенного просматриваемого диапазона. Если да (ИСТИНА) – сразу же применяется условное форматирование.

  • Нажмите на кнопку «Формат» для вызова окна, в которому будут доступные все опции оформления формата: цвет фона и границы, размер шрифта и т.п. После указания желаемых настроек для оформления стиля форматирования нажмите кнопку ОК на всех открытых окнах, чтобы подтвердить все настройки и получить готовый результат.
  • А в результате выделились все даты актуальность которых превышает 90 дней.

    Источник: exceltable.com

    Напоминания в excel

    Эта версия программы ни что иное как новый свет от предыдущей Birthday v1.
    Возможности и особенности:
    – База событий-праздников хранится в ini файле
    – Имеет 2 режима схемы окон:

      – Стандартный (Ваша ОС) – для не шустрых ПК
      – Скинирование (Набор оболочек для изменения интерфейса)

    – Для первого запуска программы ничего не нужно, она все создаст сама.
    – Гибкая настройка (все настройки в одном файле Options.ini)
    – Использование дат:

      – Д:М:Г (обычная дата например День рождения)
      – Номер дня в году
      – НН:НД:НМ:ГГГГ Переходящие праздники
      – ПАСХА (Католическая, Православная) с возможностью смещения по дням

    – Импорт событий из Birthday v1 и B!M (birthday millennium)
    – Импорт друзей из VK.com ( NEW )
    – Импорт друзей из Ok.ru ( NEW )
    – Импорт событий из файла в формате iCalendar [*.ics] (http://www.calend.ru/holidays/) ( NEW )
    – Расчет возраста для полных дат
    – 3 фильтра (месяц, имя категории и год) для вывода записей
    – Поиск и подсветкой искомой фразы
    – Звуковое оповещение
    – Динамическое добавление и удаление дополнительных полей
    – Динамическое добавление дней за сколько дней уведомить о предстоящем празднике
    – Автоматическая проверка и уведомление
    – Подсветка ссылок (http, mailto:)
    – Экспорт видимой области списка в EXCEL
    – Возможность задать цвет для строк (пометка важности)
    – Использование цвета строк для раскраски окна уведомления
    – Пользовательский шаблон для вывода окна напоминания
    – Групповой режим, для пакетного изменения данных
    – Определение знака зодиака для указанных групп
    – Определение символа свадьбы для указанных груп
    – Сравнительно не большой размер исполняемого файла
    – Простота использования
    – и многое другое .
    Теперь немного подробнее:

    Читайте также:  Как сделать чтобы таблица не разрывалась при печати в excel

    1. Программа хоть и имеет инсталятор, но в нем есть и распаковка (без следов в ОС)
    2. Для работы программы необходимы права на чтение и запись тех файлов, которые она создаст рядом с собой (поэтому в инсталяторе предложен путь по-умолчанию локальная директория пользователя)
    3. При запуске программа считывает все события из ini файла, помещая их в виртуальную БазуДанных в памяти, что дает возможность работать с данными на лету.
    4. При создании, изменении или удалении происходит удаление как в виртуальной БД так и пользовательском ini файле.
    5. Чтение и запись в ini файлы происходит исключительно по мере обращения к ник (Если ничего не изменяете – ничего не записывается, изменили настройку – добавился или изменился параметр. Думаю тут все понятно )
    6. Для использования доп полей, сначала их нужно добавить в настройках. Они отобразятся как в списке, также будут доступны для редактирования в каждом событии
    7. Фильтр по событию – динамический (в зависимости от того сколько у вас событий – столько же будет и в фильтре )
    8. Для редактирования или двойной клик или соответствующая педалька (кнопка)
    9. F5 – обновление списка из МЕМБД, CTRL+F5 – перечитывание настроек и списка из ini файлов
    10. Практически везде главным, основным и обязательным является число в дате, и если вдруг не будет введен месяц или год, то они будут автоматически подставляться текущими.
    11. Со всем остальным разберетесь самостоятельно. Желания инструкцию писать – НЕТ (извините).

    Если есть у кого какие пожелания, ошибки и пр. – будем учитывать, озвучивайте.
    А пока все – приятной работы!

    Интерфейс: мультиязычный
    Разработчик:Похилько Д.Ю.
    Версия:v2016 for Win x86
    ОС тестировалась на: WINXP – WIN10 [x32-x64]Размер инсталятора:11,8 МБ( включая набор скинов на 9,75МБ)

    последняя актуальная версия:BestReminder v2017.09.19.11 Final

    Дата последней модификации закодирована в версии программы.
    Например:BestReminder v2016.08.05.11 или v2016.8.5.11 [2016-год, 8 или 08-Месяц, 5 или 05-Номер дня, 11-Время компиляции]

    Сообщение отредактировал kilya_adm – 19.09.17, 14:10

    BestReminder v2017.09.19.11 Final
    – Обновлены компоненты, используемые в программе до актуальных версий
    – Для доп. полей добавлена всплывающая подсказка (хинт) отображающая имя дополнительного поля
    – В контекстное меню списка добавлен пункт “Копировать [Ctrl+Ins]” (Возможность сделать копию записи)
    – Новые скины (custom bg 3 (cs), Jeans, altermetro 2017)

    Источник: 4pda.ru

    Как в excel сделать напоминание по дате

    Создаем «напоминалку» в Excel

    Когда вы работаете с таблицей, содержащей даты, которые нужно не пропустить при их наступлении, неизбежно возникает вопрос о том, как это гарантированно сделать. В Excel можно использовать различные средства для создания «напоминалки». Прочитав эту статью, вы узнаете о них.

    Для наглядности возьмем совсем несложный пример. Предположим, в некоторой таблице отмечается дата регистрации заказа и дата, когда он должен быть выполнен. За сутки до даты выполнения необходимо перезвонить клиенту. Какие варианты «напоминалок» можно использовать?

    Во-первых, можно таблицу раскрасить. Например, строки, относящиеся к заказу, по поводу которого пора звонить, должны окрашиваться красным. Строки заказов, срок исполнения которых отстоит от сегодняшней даты более чем на 1 день, должны быть окрашены голубым. Строки заказов, срок исполнения которых уже прошел, вообще не окрашиваются. Последовательность действий для реализации этой «задумки»:

    • выделите столбцы таблицы (можно целиком, чтобы не ограничивать количество строк с данными);
    • в меню команды Условное форматирование (вкладка Главная) выберите строку Управление правилами;
    • создайте правило в виде формул: «=$C2-СЕГОДНЯ()>1» (формат: заливка голубым) и «=$C2-СЕГОДНЯ()=1» (формат: заливка красным);
    • примените созданные правила.

    Обратите внимание, что ссылка на ячейку «$С2» смешанная (запрет установлен на изменение номера столбца С). Использование функции «СЕГОДНЯ()» позволит автоматизировать форматирование, так как при каждом открытии файла будет проверяться текущая дата и строки в таблице будут менять цвет заливки. Если результат вам не понравиться, удалите правила, выбрав соответствующую команду в меню кнопки Условное форматирование.

    Во-вторых, можно создать дополнительный столбец для выдачи сообщений о необходимости звонить клиенту (конечно, если разрешается менять структуру таблицы). Плюс этого решения будет в том, что можно включить фильтр по дополнительному столбцу и просмотреть только строки с напоминанием. Последовательность действий в этом случае:

    • вставьте дополнительный столбец, например, перед таблицей;
    • в первую ячейку столбца проверки вставьте формулу: «=ЕСЛИ(D2-СЕГОДНЯ()=1;»Позвонить»;» «)«;
    Читайте также:  Вставка в word таблицы из excel

    • скопируйте ее в остальные ячейки столбца;
    • установите фильтр (вкладка Данные, кнопка Фильтр);
    • используйте фильтр для столбца Напоминание.

    После того, как всем позвонили, снимите фильтр со столбца Напоминание и продолжайте ввод данных о новых заказах.

    В-третьих, можно формировать список звонков с помощью расширенного фильтра.

    Плюсом этого решения является создание отдельного списка напоминаний. Минусом — необходимость удаления сформированного списка перед формированием нового на следующий день. Но эту проблему можно решить, создав макрос.

    В статье было предложено три варианта создания «напоминалки». Конечно, возможны и другие, более сложные варианты. Но даже рассмотренные приемы существенно облегчат вашу ежедневную работу.

    Пример формулы для выделения цветом просроченных дат в Excel

    Во многих фирмах отдельное внимание уделяется датам, выпадающим после определенного пройденного периода. С помощью условного форматирования можно легко составить отчет «После периода» на котором выделены пройденные даты.

    Как сделать подсвечивание цветом ячеек с датами пройденного срока в Excel

    Пример представлен ниже на рисунке в виде отчета, в котором даты за более чем 90 дней от текущей даты выделенные другим цветом заливки.

    Чтобы составить аналогичный отчет с таким же автоматическим форматированием ячеек по условию выполните следующее:

    1. Выделите целевой диапазон ячеек (в данном примере A3:A8) и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило». В результате чего появится окно для внесения всех необходимых настроек инструмента:
    2. В появившемся окне из верхней части где находится список опций выберите пункт: «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Данная опция позволяет нам использовать собственные формулы для составления сложны правил условного форматирования. Формула должна содержать логическое выражение и соответственно возвращать логическое значение для каждой ячейки из выделенного диапазона. Если будет возвращено – ИНСТИНА, тогда к этой ячейке будет применятся правило и присваивается новый формат, который предварительно настроен этим же инструментом.
    3. В полю ввода формул введите логическое выражение представленное на этом шаге. Данная формула проверяет значение ячеек: будет ли их дата выпадать после 90 дней, пройденных от сегодняшнего дня. Отсчитывается от даты, указанной в целевой ячейке A3 выделенного просматриваемого диапазона. Если да (ИСТИНА) – сразу же применяется условное форматирование.
  • Нажмите на кнопку «Формат» для вызова окна, в которому будут доступные все опции оформления формата: цвет фона и границы, размер шрифта и т.п. После указания желаемых настроек для оформления стиля форматирования нажмите кнопку ОК на всех открытых окнах, чтобы подтвердить все настройки и получить готовый результат.
  • А в результате выделились все даты актуальность которых превышает 90 дней.

    Информирование пользователя MS EXCEL о принадлежности ДАТЫ к определенному диапазону

    Используем Условное форматирование для подачи сигнала пользователю MS EXCEL о принадлежности даты к определенному диапазону.

    Предположим, что пользователь вводит некие даты событий. Требуется, чтобы EXCEL автоматически выделял ячейки следующим образом:

    • красным, если дата совпадает с сегодняшним днем;
    • оранжевым, если вводимая дата находится в пределах 1 недели от сегодняшнего числа;
    • зеленым, если вводимая дата находится в пределах 2 недель от сегодняшнего числа.

    Сначала создадим правило, по которому ячейка будет выделяться, если дата совпадает с сегодняшним днем (см. Файл примера ):

    • выделите диапазон, в который пользователь будет вводить данные;
    • вызовите инструмент Условное форматирование ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами ). Откроется окно Диспетчер правил условного форматирования;
    • нажмите Создать правило;
    • выберите Форматировать только ячейки, которые содержат;
    • в выпадающем списке выберите Равно;
    • введите формулу =СЕГОДНЯ() ;
    • нажав кнопку Формат выберите, например, красный шрифт;

    • нажмите ОК и вернитесь в Диспетчер правил условного форматирования;

    Теперь создадим правило, по которому ячейка будет выделяться, если дата находится в пределах 1 недели от сегодняшнего числа:

    • нажмите Создать правило;
    • выберите Форматировать только ячейки, которые содержат;
    • в выпадающем списке выберите Между;
    • введите формулы =СЕГОДНЯ()-7 и =СЕГОДНЯ()+7 ;
    • нажав кнопку Формат выберите, например, оранжевый шрифт;

    Проделайте аналогичные шаги для создания правила, по которому ячейка будет выделяться если дата находится в пределах двух недель от сегодняшнего числа, используйте формулы =СЕГОДНЯ()-14 и =СЕГОДНЯ()+14 .

    ВНИМАНИЕ!
    Когда к диапазону ячеек применяются два или более правил Условного форматирования, приоритет обработки определяется порядком их перечисления в Диспетчере правил условного форматирования. Правило, расположенное в списке выше, имеет более высокий приоритет, чем правило, расположенное в списке ниже. Новые правила всегда добавляются в начало списка и поэтому обладают более высоким приоритетом, однако порядок правил можно изменить в диалоговом окне при помощи кнопок со стрелками Вверх и Вниз.

    Если мы расположим правила как показано на предыдущем рисунке, то при вводе сегодняшней даты она выделится зеленым цветом, а не красным, т.к. правило (Между =СЕГОДНЯ()-14 и =СЕГОДНЯ()+14 ) у нас идет первым и имеет наивысший приоритет. Для правильного отображения поменяем порядок критериев, используя соответствующие стрелочки.

    В результате получим вот такую картину.

    СОВЕТ:
    Чтобы найти все ячейки на листе, к которым применены правила Условного форматирования необходимо:

    • на вкладке Главная в группе Редактирование щелкните стрелку рядом с командой Найти и выделить;
    • выберите в списке пункт Условное форматирование;
    • будут выделены все ячейки, которым применены правила Условного форматирования.

    Источник: sksmaster.ru