Как в excel сортировать по цвету

Фильтр и сортировка ячеек по цвету в Excel

Рассмотрим основные способы фильтрации и сортировки данных по цвету (как по заливке ячейки, так и по заливке текста) в Excel.

Для начала вспомним, в чем же польза от сортировки и фильтрации данных в Excel, и зачем она вообще нужна?

При проведении анализа данных сортировка и фильтрация помогают структурировать, упорядочивать данные или производить поиск.
К примеру, ячейки или диапазоны данных можно окрашивать в различные цвета с целью выделения конкретных данных, которые в последствии можно дополнительно проанализировать.

При этом фильтрация позволяет показать только те данные, которые удовлетворяют заданным критериям, и соответственно, скрыть те данные, которые не подходят по условию.
Сортировка же показывает все данные, однако упорядочивает их согласно заданным критериям.

В общем случае в Excel можно сортировать по алфавиту (для текста), по возрастанию или убыванию (для чисел), однако давайте познакомимся с еще одним вариантом сортировки — по цвету, и рассмотрим 2 способа, позволяющие сортировать и применять фильтр к данным:

  • Автофильтр и инструмент «Настраиваемая сортировка» (доступен начиная с версии Excel 2007);
  • Применение пользовательских функций.

Стандартный фильтр и сортировка по цвету в Excel

Предположим, что у нас имеется таблица с наименованиями и выручкой по различным продуктам, где определенные категории дополнительно выделены цветом заливки ячейки и текста:


Добавим фильтр к диапазону с таблицей (выбираем вкладку Главная -> Редактирование -> Сортировка и фильтр или воспользуемся сочетанием клавиш Ctrl + Shift + L), далее щелкаем по стрелке в заголовке столбца и в выпадающем списке можем выбрать любой вариант сортировки или фильтрации:


Из недостатков данного способа фильтрации можно отметить невозможность отфильтровать диапазон по нескольким цветам.

С сортированием подобных проблем не возникает, для этого необходимо последовательно отсортировать данные по заданным цветам.

Например, если мы хотим, чтобы сначала в таблице были показаны ячейки с красной заливкой, а затем с синей, то на первом шаге сделаем сортировку по синей заливке (т.е. сортируем данные в обратном порядке — если в конечном итоге нужен порядок ячеек красный -> синий, то сортируем в порядке синий -> красный):


В результате синие ячейки расположились вверху таблицы, однако остальные идут вразнобой и не упорядочены.
На втором шаге повторно произведем сортирование данных, но на этот раз выберем в качестве критерия сортировки красную заливку:


Аналогичного результата также можно добиться отсортировав данные с помощью инструмента Настраиваемая сортировка (также выбираем вкладку Главная -> Редактирование -> Сортировка и фильтр), где можно настроить различные дополнительные параметры и уровни сортировки:

Сортировка и фильтр по цвету с помощью функций

Как мы выяснили стандартным способом отфильтровать данные по нескольким цветам не получится, однако это ограничение можно обойти с помощью создания дополнительного параметра с цветом заливки (или текста), по которому далее и будем сортировать или фильтровать данные.

Функция цвета заливки ячейки на VBA

Для создания пользовательских функций перейдем в редактор Visual Basic (комбинация клавиш Alt + F11), создадим новый модуль и добавим туда код следующей функции:

Источник: tutorexcel.ru

Сортировка диапазона по цвету

Способ 1. Если у вас Excel 2007 или новее.

Тут все просто. Начиная с 2007-й версии в Excel добавили сортировку и фильтрацию по цвету заливки и по цвету шрифта как штатную функцию. Проще всего до них добраться через стандартный автофильтр:

Из минусов только невозможность фильтровать сразу по нескольким цветам.

Способ 2. Если у вас Excel 2003 или старше.

Версии Microsoft Excel до 2007 года в своем исходном состоянии не умели сортировать ячейки по формату, что, безусловно, является серьезным недостатком, если Вы используете цветовые кодировки в своих таблицах (а это бывает удобно). Поэтому давайте исправим досадное упущение – напишем на VBA простую пользовательскую функцию ColorIndex, которая будет выводить числовой код цвета заливки любой заданной ячейки. По этому коду мы и будем далее сортировать.

Для этого откройте редактор Visual Basic через меню Сервис – Макрос – Редактор Visual Basic (Tools – Macro – Visual Basic Editor) , вставьте новый пустой модуль (меню Insert – Module) и скопируйте туда текст простой функции:

Теперь можно закрыть редактор Visual Basic, вернуться в Excel и, выделив любую пустую ячейку, вызвать созданную функцию ColorIndex через меню Вставка – Функция – категория Определенные пользователем (Insert – Function – User defined) . В качестве аргумента укажите ячейку, цвет заливки которой хотите получить в виде цифрового кода.

Применительно к спискам, такая функция позволит легко сортировать ячейки по цвету заливки:

Если вам нужно вытаскивать не код цвета заливки, а код цвета шрифта, то функция слегка изменится:

Наша функция ColorIndex, к сожалению, имеет пару недостатков:

  • С ее помощью нельзя получить цвет, который ячейка имеет при использовании условного форматирования
  • Она не пересчитывается автоматически при изменении цвета одной из ячеек, поскольку Excel не считает изменение цвета редактированием содержимого ячейки и не запускает автоматического пересчета листа. Это нужно сделать самому, нажав Ctrl+Alt+F9, либо дописав к нашей функции в каждой ячейке вот такую добавку:
    =ColorIndex(A2)+СЕГОДНЯ()*0
    чтобы содержимое ячейка пересчитывалась автоматически при каждом пересчете листа.

Источник: www.planetaexcel.ru

Сортировка по цвету в MS Excel 2003

Забегая вперед скажу, что среди стандартных возможностей MS Excel 2003 сортировка по цвету не предусмотрена. Тем не менее, задача эта выполнима. И мы сейчас в этом убедимся. Но вначале пару слов о том, что имеется в виду и для чего это нужно.

С желанием отсортировать данные по цветам я столкнулся приблизительно в 2000 — 2001 году, работая заместителем главного бухгалтера одной крупной компании. Характер задач, которые мне приходилось решать практически ежедневно, был связан с достаточно нетривиальной обработкой баз данных. Причем базы эти были немаленькие… Понятное дело, что в процессе работы с данными я делал пометки. Проблемные моменты выделял одним цветом, внесенные изменения — другим и т. д. В какой-то момент передо мной неизбежно вставала одна и та же задача: как в отформатированной таблице выделить записи синего цвета? Или собрать вместе все изменения, которые я пометил желтым? Более того. Подобная задача возникала так часто, что мы с главбухом умудрились состряпать письмо в группу разработки Microsoft с предложением дополнить Excel такой удобной возможностью! Понятное дело, что реакции на это телодвижение не последовало. Но в один прекрасный момент все стало на свои места. Оказалось, что для решения проблемы нужна самая малость — создать пользовательскую функцию размером буквально в три строки. И сейчас я предлагаю посмотреть, как это сделать.

Читайте также:  Создать структуру в excel

Для примера воспользуемся базой данных, фрагмент которой показан на рис. 1. В этой базе собраны сведения о кассовых операциях за сентябрь 2012 года. В исходной базе шесть полей: « Дата » — дата регистрации хозяйственной операции; « СчД », « СчК » — счет дебета и кредита поводки; « Д », « К » — сумма по дебету и кредиту; « Контрагент » — название контрагента. Отдельные записи в базе выделены цветом. Например, группа операций, где фигурирует сотрудник « Ильченко И.Е. », отмечена желтым фоном. Записи о сотруднике « Рудь Н.И. » выделены зеленым и т. д. Теперь наша задача — упорядочить таблицу, используя в качестве признака сортировки цвет заливки. В результате получится, что записи о каждом сотруднике будут собраны в один блок, анализировать их будет намного проще.

Стандартных способов сортировать данные с учетом форматирования в Excel 2003 нет. Поэтому нам понадобится создать функцию, которая вернет в качестве результата индекс (номер) цвета для заданной ячейки. Значениями этой функции мы заполним отдельную колонку в исходной таблице. После чего у нас появится возможность упорядочить данные по этой колонке (т. е. — по цветам) при помощи стандартных инструментов сортировки. Начнем с пользовательской функции. Делаем так:

1. Открываем рабочую книгу MS Excel. Вызываем меню « Сервис → Макрос → Редактор Visual Basic » (в некоторых версиях MS Office можно воспользоваться комбинацией « Alt+F11 »). Откроется окно редактора « Visual Basic for application », изображенное на рис. 2.

2. В этом окне вызываем меню « Insert → Module » (вставить модуль). Откроется область для ввода текста программы.

3. Печатаем текст модуля, который выглядит так:

Public Function ColorCeil ( Cell As Range)

4. Закрываем окно « Visual Basic », возвращаемся в рабочую книгу Excel с базой данных (рис. 1).

Функция готова, называется она « ColorCeil ». У функции единственный параметр — адрес ячейки в рабочей книге. Результат работы функции — это число, которое представляет собой код цвета заливки для указанной ячейки. Теперь можно приступить к редактированию таблицы, чтобы подготовить ее для сортировки. Делаем так:

1. Становимся в свободную колонку на рабочем листе. В базе на рис. 1 я выбрал столбец « G ».

2. В ячейку « G1 » печатаем заголовок колонки (на рис. 1 это текст « Пр »).

3. Переходим на ячейку « G2 ».

4. Вызываем меню « Вставка → Функция… ». Откроется окно Мастера функций, изображенное на рис. 3.

5. В этом окне щелкаем на параметре « Категория: », из предложенного списка выбираем вариант « Определенные пользователем ». В области « Выберите функцию :» откроется список доступных пользовательских функций.

6. Из этого списка выбираем « ColorCeil ». Откроется окно для ввода параметров функции (рис. 4).

7. Оставаясь в области для ввода параметров, щелкаем на ячейке « A2 », — мы будем сортировать строки, используя цвет заливки ячеек в первой колонке таблицы.

8. В окне настройки параметров нажимаем « ОК ».

9. Копируем формулу из ячейки « G2 » вниз на всю высоту таблицы. В результате колонка « G » будет заполнена числовыми значениями, каждое из которых характеризует цвет фона в первой колонке соответствующей строки таблицы.

10. Выделяем базу данных.

11. Вызываем меню « Данные → Сортировка… ». Откроется окно настройки параметров, как на рис. 5.

12. Щелкаем на значке выпадающего списка « Сортировать по ». Из предложенных вариантов выбираем « Пр ».

13. Устанавливаем переключатель направления сортировки (на рис. 5 он имеет значение « по возрастанию »).

14. В окне настройки параметров сортировки нажимаем « ОК ». Excel отсортирует базу данных по значениям в колонке « Пр », как показано на рис. 6. Иными словами, он отсортирует записи с учетом цвета заливки, который указан для ячеек в первой колонке исходной базы данных.

Важно! Excel не считает изменение цвета редактированием ячейки и поэтому не обновляет значения на рабочем листе. Как следствие, после изменения цвета заливки результат функции « ColorCeil » автоматически обновляться не будет. Это можно проделать вручную, воспользовавшись комбинацией « Ctrl+Alt+F9 ». Однако на результат сортировки такая ситуация не влияет — в данном случае обновление функции Excel делаем своевременно.

Пользуясь случаем, хочу обратить ваше внимание на очень важный момент относительно сортировки данных. Часто при обработке таблиц нужно обязательно сохранить первоначальный порядок записей в исходной базе. Кстати, таблица кассовых операций — как раз такой случай. Представим себе, что мы решили проанализировать выдачу и возврат подотчетных средств по базе, изображенной на рис. 1. В этой базе каждый сотрудник отформатирован своим цветом. Отсортировав данные по цвету, мы сразу же увидим полную картину по интересующему нас вопросу. Но в итоге, завершив работу с сотрудниками, базу нужно обязательно вернуть в первоначальное состояние. И это понятно: если мы собираемся дальше работать с кассой, хронология платежей и поступлений чрезвычайно важна.

В такой ситуации можно применить простой прием — добавить в исходную базу рабочую колонку с номерами строк. После этого никакие преобразования данных нам будут не страшны. Чтобы восстановить первоначальный порядок следования записей, достаточно отсортировать базу по рабочей колонке. А подробнее это выглядит так:

1. Открываем таблицу, изображенную на рис. 1.

2. Становимся на свободную колонку. Пусть это будет столбец « H » (напомню, что в колонке « G » у нас находится функция для определения цвета заливки).

3. В ячейку « H1 » вводим название колонки, например, « Раб ».

4. В ячейку « H2 » вводим число « 1 ». В ячейку « H3 » вводим значение « 2 ».

5. Выделяем на рабочем листе блок « H2:H3 ».

6. Ставим указатель мышки на прямоугольный маркер в правом нижнем углу выделенного блока.

Читайте также:  Как в excel напечатать примечания

7. Когда курсор изменит свою форму, удерживаем левую кнопку мышки и растягиваем блок на всю высоту таблицы. Excel проанализирует выделенные ячейки и заполнит колонку « H » элементами арифметической прогрессии с шагом « 1 ». В результате этих действий в ячейки колонки « H » будут записаны значения « 1 », « 2 », « 3 » и т. д. Это и есть номера записей в исходной базе данных.

Теперь в любой момент можно отсортировать таблицу по колонке « Раб », и строки станут в том порядке, как они были выстроены в исходной базе данных.

И последнее. На первый взгляд, заполнить колонку « Раб » можно при помощи формул. Например, ввести в « H2 » значение « 1 », в « H3 » написать формулу « =H2+1 » и скопировать ее вниз до конца таблицы. На самом деле это не так. При сортировке базы данных будет нарушена адресация ячеек. А в результате вместо значений формулы вернут сообщение об ошибке. Поэтому заполнение рабочей колонки копированием (в режиме прогрессии) в данном случае принципиально.

На сегодня все. Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .

Наш сайт корисний для вас?

Підписатися на найактуальнішу розсилку для бухгалтера бюджетної установи

Источник: buhgalter.com.ua

Как в Excel настраивать фильтр и сортировать ячейки по цвету заливки, цвету шрифта и значку

Из этой краткой инструкции Вы узнаете, как быстро сортировать по цвету заливки и шрифта ячейки на листе в Excel 2010 и 2013.

В одной из недавних статей мы рассматривали различные способы, как в Excel узнать количество ячеек определённого цвета и вычислить сумму значений в них. Если Вы не упустили шанс прочитать ту статью, у Вас, вероятно, возник вопрос, почему мы не уделили внимание сортировке и фильтрации ячеек по их цвету. Причина в том, что сортировка ячеек по цвету в Excel требует немного другого подхода. Далее мы рассмотрим этот вопрос подробнее.

Сортировка в Excel по цвету заливки ячейки

Сортировка ячеек в Excel по цвету заливки – это одна из простейших операций, наравне с подсчётом количества ячеек, суммированием и даже фильтрацией. Не потребуются ни код VBA, ни формулы. Мы просто воспользуемся инструментом «Настраиваемая сортировка», который присутствует во всех современных версиях Excel 2013, 2010 и 2007.

  1. Выделите свою таблицу или диапазон ячеек.
  2. На вкладке Главная (Home) в разделе Редактирование (Editing) нажмите кнопку Сортировка и фильтр (Sort & Filter) и в появившемся меню выберите Настраиваемая сортировка (Custom Sort).
  3. В диалоговом окне Сортировка (Sort) настройте параметры слева направо:
    • Укажите Столбец (Column), по которому нужно выполнить сортировку (в нашем примере это столбец Delivery);
    • В поле Сортировка (Sort On) выберите Цвет ячейки (Cell Color);
    • Установите цвет ячеек, которые должны быть вверху;
    • В крайнем правом выпадающем списке выберите Сверху (On top).

  • Чтобы добавить ещё один уровень сортировки с такими же настройками, нажмите кнопку Копировать уровень (Copy Level). Затем в столбце Порядок (Order) выберите второй по порядку цвет. Таким же образом создайте столько уровней сортировки, сколько цветов надо отсортировать в таблице.
  • Нажмите ОК и проверьте в правильном ли порядке расположились строки с данными.
  • В нашей таблице вверх переместились строки со значением Past Due (столбец Delivery), за ними следуют строки со значениями Due in и в конце – строки со значением Delivered. Все в точности, как мы настроили в диалоговом окне Сортировка (Sort).

    Совет: Если ячейки раскрашены в большое количество различных цветов – не обязательно создавать правило для каждого. Настройте правила сортировки только для тех цветов, которыми отмечены действительно важные данные (в нашем примере это строки со значением Past Due), а все остальные оставьте как есть.

    Если требуется отобрать ячейки только одного цвета, то можно воспользоваться ещё более быстрым способом. Кликните по стрелке автофильтра рядом с заголовком столбца, в котором нужно произвести сортировку. В открывшемся меню нажмите Сортировка по цвету (Sort by Color) и выберите, какого цвета ячейки должны оказаться вверху, а какие – внизу. Кстати, выбрав в этом меню пункт Пользовательская сортировка (Custom Sort), как показано на рисунке ниже, можно быстро перейти к диалоговому окну Сортировка (Sort).

    Сортировка ячеек в Excel по цвету шрифта

    Сортировка ячеек в Excel по цвету шрифта выполняется точно так же, как сортировка по цвету заливки. Снова используем инструмент Настраиваемая сортировка (Custom Sort), который находится на вкладке Главная (Home) в меню Сортировка и фильтр (Sort & Filter), но на этот раз в поле Сортировка (Sort On) выбираем Цвет шрифта (Font Color).

    Если требуется отобрать ячейки с одним определённым цветом шрифта, то можно снова использовать автофильтр Excel:

    Кроме упорядочивания ячеек по цвету заливки и цвету шрифта, встречаются некоторые другие задачи, когда возможность сортировать по цвету оказывается очень удобной.

    Сортировка ячеек по значку

    Настроим, для примера, условное форматирование с использованием наборов значков по столбцу Qty., где указано количество заказов (см. рисунок ниже):

    Как видите, мы отметили крупные заказы (с количеством более 6) красными значками, средние заказы отмечены жёлтыми значками и самые маленькие – зелёными значками. Если нужно расположить самые важные заказы в начале списка, воспользуемся инструментом Настраиваемая сортировка (Custom Sort), как это было описано выше, и настроим сортировку по признаку – Значок ячейки (Cell Icon).

    Достаточно указать очерёдность для первых двух (из трёх) значков, и все строки с зелёными значками автоматически переместятся вниз таблицы.

    Как в Excel фильтровать ячейки по цвету заливки

    Если нужно отфильтровать ячейки в заданном столбце по цвету заливки, используйте инструмент Фильтр по цвету (Filter by Color), доступный в Excel 2010 и 2013.

    Для работы этого инструмента существует ограничение – возможно отфильтровать одновременно только один цвет. Если нужно настроить фильтр для данных по двум или более цветам, выполните следующие шаги:

    1. Создайте вспомогательный столбец в конце таблицы или рядом со столбцом, в котором будете настраивать фильтр. Мы назовём его Filter by color.
    2. Во вторую ячейку только что добавленного столбца введите формулу:

    Здесь F – это столбец, содержащий разукрашенные ячейки, и по которому нужно настроить фильтр, а GetCellColor() – пользовательская функция со следующим кодом VBA:

    1. Скопируйте эту формулу во все ячейки столбца Filter by color.
    2. Примените автофильтр Excel и затем выберите нужные цвета по их кодам в выпадающем меню автофильтра.

    В результате получится вот такая таблица, где показаны строки только с двумя выбранными цветами заливки:

    На этом, пожалуй, всё на сегодня, благодарю за внимание!

    Источник: office-guru.ru

    Фильтр и сортировка по цвету ячеек в Excel

    Создатели Excel решили, начиная от 2007-ой версии ввести возможность сортировки данных по цвету. Для этого послужило поводом большая потребность пользователей предыдущих версий, упорядочивать данные в такой способ. Раньше реализовать сортировку данных относительно цвета можно было только с помощью создания макроса VBA. Создавалась пользовательская функция и вводилась как формула под соответствующим столбцом, по которому нужно было выполнить сортировку. Теперь такие задачи можно выполнять значительно проще и эффективнее.

    Сортировка по цвету ячеек

    Пример данных, которые необходимо отсортировать относительно цвета заливки ячеек изображен ниже на рисунке:

    Чтобы расположить строки в последовательности: зеленый, желтый, красный, а потом без цвета – выполним следующий ряд действий:

    1. Щелкните на любую ячейку в области диапазона данных и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».
    2. Убедитесь, что отмечена галочкой опция «Мои данные содержат заголовки», а после чего из первого выпадающего списка выберите значение «Наименование». В секции «Сортировка» выберите опцию «Цвет ячейки». В секции «Порядок» раскройте выпадающее меню «Нет цвета» и нажмите на кнопку зеленого квадратика.
    3. Нажмите на кнопку «Копировать уровень» и в этот раз укажите желтый цвет в секции «Порядок».
    4. Аналогичным способом устанавливаем новое условие для сортировки относительно красного цвета заливки ячеек. И нажмите на кнопку ОК.

    Ожидаемый результат изображен ниже на рисунке:

    Аналогичным способом можно сортировать данные по цвету шрифта или типу значка которые содержат ячейки. Для этого достаточно только указать соответствующий критерий в секции «Сортировка» диалогового окна настройки условий.

    Фильтр по цвету ячеек

    Аналогично по отношению к сортировке, функционирует фильтр по цвету. Чтобы разобраться с принципом его действия воспользуемся тем же диапазоном данных, что и в предыдущем примере. Для этого:

    1. Перейдите на любую ячейку диапазона и воспользуйтесь инструментом: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».
    2. Раскройте одно из выпадающих меню, которые появились в заголовках столбцов таблицы и наведите курсор мышки на опцию «Фильтр по цвету».
    3. Из всплывающего подменю выберите зеленый цвет.

    В результате отфильтруються данные и будут отображаться только те, которые содержать ячейки с зеленым цветом заливки:

    Обратите внимание! В режиме автофильтра выпадающие меню так же содержит опцию «Сортировка по цвету»:

    Как всегда, Excel нам предоставляет несколько путей для решения одних и тех же задач. Пользователь выбирает для себя самый оптимальный путь, плюс необходимые инструменты всегда под рукой.

    Источник: exceltable.com

    Сортировка данных в Excel

    Если данные текстовые, их можно отсортировать по алфавиту («от А до Я» или «от Я до А»). Если данные числовые, их можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Если в диапазоне данных есть строка или столбец, в которых содержатся данные типа время или дата, их можно отсортировать в прямом или обратном хронологическом порядке. Имеется также возможность сортировки предварительно отформатированных данных по элементам этого форматирования.

    Сортировать данные можно по одному условию (например, сортировка списка сотрудников по фамилии) или нескольким (например, сортировка списка сотрудников по занимаемой должности, а внутри каждой должности фамилии отсортировать в алфавитном порядке). Данные можно сортировать по столбцу (или нескольким столбцам) или по строке.

    Сортировка по одному критерию

    1. В столбце, по которому должна быть выполнена сортировка, нужно выделить любую ячейку (весь столбец выделять не надо).
    2. На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter].

    1. Выбрать нужную кнопку: сортировка по возрастанию или сортировка по убыванию.

    Отметим, что буквы на этой кнопке указывают только на направление сортировки, а вид кнопки остается один и тот же и при текстовых, и при числовых данных.

    Существует и другой удобный способ сортировки данных: щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке столбца, по которому будет выполняться сортировка, в контекстном меню выбрать пункт Сортировка [Sort], а далее – требуемый вариант сортировки.

    Многоуровневая сортировка

    1. Выделить одну ячейку из сортируемого массива данных.

    Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.

    1. На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter] и на ней выбрать команду Сортировка [Sort].
    2. Последовательно задать уровни сортировки (определяемые именем столбца).

    Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец, Сортировка, Порядок) необходимо выбрать:

    1. Имя столбца для сортировки.
    2. Тип критерия (в зависимости от того, будет ли вестись сортировка по значениям данных в столбце, или по оформлению ячейки, или по значку ячейки).
    3. Порядок сортировки (по убыванию или по возрастанию).

    Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.

    Сортировка по форматированию

    Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.

    Пошаговый порядок действий:

    1. Щелкнуть по любой ячейки из столбца, по которому будет выполняться сортировка.
    2. На вкладке Данные [Data] выбрать группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter], а затем выбрать команду Сортировка [Sort].
    3. В поле Столбец [Column] укажите столбец по которому будет проводиться сортировка.
    4. В поле Сортировка [Sort On] из всплывающего меню выбрать критерий сортировки: цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
    5. Поле Порядок [Order] содержит два выпадающих списка. В первом нужно выбрать тип критерия, а во втором – размещение ячеек, отсортированных по данному критерию (строку Сверху [On Top] или Снизу [On Bottom]).
    6. При необходимости добавить еще один критерий сортировки, в окне Сортировка нужно выбрать кнопку Добавить уровень.

    Можно также воспользоваться командой «Копировать уровень» [Copy Level], заменив в поле «Порядок» прежнее значение на новое.

    Источник: micro-solution.ru