Как связать word и данные excel

Связать данные из разных файлов.

Как связать данные Excel и/или Word для автоматического обновления?

Ежедневно мы работаем не в одном, а во многих файлах Excel и Word. Довольно часто необходимо связать данные в разных файлах таким образом, чтобы при изменении данных в одном месте все связанные данные изменялись автоматически. Если автоматические связи не настроены, то приходится несколько раз выполнять одну и ту же операцию по изменению данных в файлах.

Когда нужна автоматическая связь данных?

Например, при формировании заказа поставщику нужно связать данные из своего расчетного файла со стандартной формой заказа поставщика. Если такие связи не установлены, то возникает ряд проблем: вероятность возникновения ошибки при переносе данных, утомительные ручные операции копирования и вставки данных, необходимость проверки правильности переноса ссылок, если они существуют и так далее.

Другой пример, требующий связать данные. При изменении реквизитов клиента необходимо изменить данные во всех связанных договорах. При этом данные клиента могут находиться как в файле Excel, так и в файле Word. Договоры же обычно делают в Word.

Кроме изменения реквизитов клиента, например, строительным компаниям часто приходится вести расчеты для клиента в Excel. Это может быть: расчет общей стоимости строительства, расчет стоимости фундамента, стоимость транспортных услуг, стоимость внутренних работ и т.д. Методика расчета стоимости каждого этапа отличается от других. Поэтому расчеты ведутся или в разных листах Excel, или даже в разных книгах Excel. А в договор на оказание услуг необходимо вносить данные о стоимости каждого этапа работ.

Некоторые (но не все) задачи по связи данных в Excel решает функция ВПР. Но ВПР пригодна для работы со сплошными прямоугольными массивами данных. Сбор же данных из многих неунифицированных файлов Excel – очень трудоемкая и кропотливая работа. Тем более, если эти данные затем необходимо перенести во множество документов Word. И если не настроена автоматическая связь данных в разных файлах, то работа по переносу данных требует большого напряжения, пристального внимания и долгого вглядывания в монитор.

Решать такие задачи по связи данных в разных файлах эффективно с помощью макросов VBA, написанных под конкретную задачу.

Схематично описанный ниже проект был реализован для московской строительной компании, осуществляющей строительство индивидуальных домов на участках за пределами МКАД.

Источник: vexcele.ru

Обмен данными между Excel и Word

Узнайте, как обмениваться данными Excel с документами Word и другими файлами.

Вставить

Чаще всего вам нужно будет просто вставлять статические данные Excel в документ Word. Для этого:

    Выделите данные в Excel.

  • Кликните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Копировать (Copy) или нажмите Ctrl+C.
  • Откройте документ Word.
  • На вкладке Главная (Home) нажмите команду Вставка (Paste) >Специальная вставка (Paste Special).

  • Выберите переключатель Вставить (Paste), а затем в списке Как (As) щелкните по строке Формат HTML (HTML Format).
  • Нажмите ОК.

    Примечание: Вместо выполнения шагов 4-6, просто нажмите Ctrl+V.

      Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.

    Примечание: Чтобы удалить таблицу, щелкните правой кнопкой мыши по значку в верхнем левом углу таблицы, а затем нажмите кнопку Удалить таблицу (Delete Table).

    Связать

    Вы можете связать исходные данные Excel с данными, вставленными в Word. Если изменить данные в Excel, данные в Word будут обновляться автоматически.

    1. Повторите шаги с 1 по 4, приведенные ранее.
    2. Щелкните по переключателю Связать (Paste link). Затем выберите строку Формат HTML (HTML Format).
    3. Нажмите ОК.


    Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.


    Измените данные в Excel.

    Примечание: В документе Word на вкладке Файл (File) выберите Сведения (Info). Затем в нижнем правом углу нажмите кнопку Изменить связи с файлами (Edit Links to files), чтобы открыть диалоговое окно Связи (Links). Здесь вы можете разорвать связь, изменить расположение файла Excel и т.д.

    Источник: office-guru.ru

    Слияние документов Word и Excel

    Слияние документов Word и Excel

    Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

    Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

    Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.

    Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

    Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

    Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

    У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.

    • создадим пустой документ;
    • перейдём на вкладку «Рассылки»;
    • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
    • выбираем пункт «Обычный документ Word».

    Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

    Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

    В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

    Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.

    Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

    Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

    Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

    Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

    Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

    Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

    Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

    Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

    Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.

    Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

    Источник: pcandlife.ru

    Лабораторная работа №20 Совместная работа приложений Excel и Word

    Совместная работа приложений Mіcrosoft Excel и Word

    20.1 Теоретические сведения

    Существует множество различных способов совместного использования данных программами Microsoft Office. Например, Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ Word. Можно скопировать и вставить электронную таблицу Excel в документ Word. Кроме того, в документ Word можно также вставить электронную таблицу в виде связанного объекта или внедренного объекта.

    Основные различия между связыванием и внедрением (встраиванием) объектов заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.

    Связанный объект – это объект (например, электронная таблица), созданный в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

    Внедренный объект – это объект (например, электронная таблица), вставленный в файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.

    Связывание и внедрение можно осуществлять как при помощи буфера обмена, так и при помощи диалогового окна “Вставка объекта”, которое вызывается командой Объект в меню Вставка.

    Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться со способами совместного использования данных программами Microsoft Office. Внедрение при помощи диалогового окна “Вставка объекта” изложено в лекционном курсе и в рекомендованных источниках информации.

    20.2 Цель работы

    Приобретение практических навыков работы с программами Microsoft Excel и Word в процессе создания документов, копирования, связывания и внедрения объекта (электронной таблицы) Microsoft Excel в документ Word.

    20.3 Постановка задачи

    Для выполнения лабораторной работы выполните следующее:

    1. создайте документ Word в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1;
    2. создайте чистую книгу, заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2, и выполните необходимые вычисления;
    3. вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word следующими способами:
      • в виде таблицы Word;
      • в виде внедренного объекта;
      • в виде связанного объекта.

    После вставки таблицы Excel в документ Word удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах и обновите данные.

    20.4 Пошаговое выполнение работы

    20.4.1 Включите ПК

    Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.

    20.4.2 Запустите Microsoft Word и Excel

    20.4.2.1 Запустите Microsoft Word, используя команду Главного меню.

    После запуска Microsoft Word откроется окно приложения “Документ 1 – Microsoft Word“, в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный. Создайте документ в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1, и сохраните его.

    20.4.2.2 Не закрывая Word, запустите Microsoft Excel.

    После запуска Microsoft Excel откроется окно приложения, в котором отображается пустая рабочая книга “Книга 1” с тремя рабочими листами. Создайте новую книгу и заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2. Выполните все расчеты (заполните строки и столбец “Всего” и строку “Итого”) в электронной таблице и сохраните файл (рабочую книгу).

    20.4.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word различными способами

    20.4.3.1 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде таблицы Word.

    Для этого выполните следующие действия:

    • выделите диапазон ячеек таблицы;
    • нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
    • перейдите в документ Word, выберите место вставки таблицы и нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.

    20.4.3.2 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде внедренного объекта.

    Для этого выполните следующие действия:

    • выделите диапазон ячеек таблицы;
    • нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
    • перейдите в документ Word, выберите место вставки внедренного объекта;
    • выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
    • установите переключатель в положение Вставить;
    • В списке “Как:” выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

    20.4.3.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде связанного объекта.

    Для этого выполните следующие действия:

    • выделите диапазон ячеек таблицы;
    • нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
    • перейдите в документ Word, выберите место вставки связанного объекта;
    • выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
    • установите переключатель в положение Связать;
    • В списке “Как:” выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

    20.4.4 Удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах, вставленных в документ Word, и обновите данные

    20.4.4.1 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом копирования, и обновите данные во всей таблице.

    • удалите число 128 в ячейке G5;
    • пересчитайте данные во всей таблице.

    20.4.4.2 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом внедрения объекта, и обновите данные во всей таблице.

    • выполните двойной щелчок на внедренном объекте (таблице), чтобы он открылся с помощью программы Excel, в которой был создан;
    • удалите число 128 в ячейке G5;
    • данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
    • щелкните вне поля внедренного объекта, чтобы вернуться в Word.

    20.4.4.3 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом связывания объекта, и обновите данные во всей таблице.

    • выполните двойной щелчок на связанном объекте (таблице), откроется окно приложения Excel с открытой рабочей книгой;
    • удалите число 128 в ячейке G5;
    • данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
    • закройте приложение Excel, чтобы вернуться в Word.

    20.4.5 Завершение работы

    Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладные программы Microsoft Word и Excel , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.

    Copyright

    © Обучение в интернет, .
    Обратная связь

    Источник: www.lessons-tva.info

    Связать word и excel

    Здравствуйте) мне необходима помощь. Я бухгалтер, а как известно у них много разных документов. Мне нужно связать данные из excel с документом word. Например: в excel в одной из ячеек располагается число. При нажатии на это число, мне нужно, чтобы открывался документ word, в котором будут другие данные (так называемая выписка). Иными словами чтобы мой начальник видел выписку, на основании которой я ввела число в excel. Надеюсь, что я понятно выражаюсь. Я пробовала гиперссылку, но на другом компьютере эта гиперссылка не открывается, хотя она есть и оба файла располагаются в одной папке.

    P.S. За ранее прошу прощения, если уже звучал такой вопрос. И хотелось бы получить конкретный ответ, а не типа “поищи, да посмотри”. Благодарю.

    11.12.2013, 02:21

    Как связать таблицу Word и таблицу Excel ?
    Существует таблица в Word. Необходимо: – создать идентичную таблицу в Excel, – при внесении.

    Выпадающие списки в word 2010, как их связать
    Добрый день. Скажите, пожалуйста, как сделать в worde два связанных выпадающих списка? Как.

    Word + Excel, Импорт данных из Excel в шаблон Word с условиями
    Здравствуйте! Помогите, пожалуйста. Есть файл Word с расставленными закладками-метками и файл.

    Из Excel в Word / Задать количество листов для печати в Word
    Добрый день многоуважаемые, надеюсь на ваш совет. Есть задание из Excel таблицы переносить.

    11.12.2013, 14:35 2

    Вероятно полный путь к папке отличается на другом компе.

    Добавлено через 1 минуту
    А почему Выписку не делать в Excel

    11.12.2013, 21:26 [ТС] 3

    Вероятно полный путь к папке отличается на другом компе.

    Добавлено через 1 минуту
    А почему Выписку не делать в Excel

    Выписки делаю не я. Мне дают файл, а я должна создать таблицу в excel.

    Я делала гиперссылку в windows, а на другом компе стоит Mac OS. Это могло повлиять на эту ошибку?

    Источник: www.cyberforum.ru

    Как связать word и данные excel

    Вопрос

    Здравствуйте. Интересует как омжно выборочно подключать в word документ строки из excel таблицы

    Наприме есть поздравление с новым годом, стандартное, но еть два разных поля – имя и название фирмы, которую поздравляют.

    В таблице есть строки

    Василий Пупкин и К
    Марина Пупкинс Компани

    нужно, чтобы имя и название компании подставлялись в шаблон поздравления, как это можно сделать?

    Чтобы не копипастить тысячу раз.

    Ответы

    Два очень сложных и некорректны, с точки зения работы с Вердом, ответа.

    Для таких лучаев предусмотрен, так называемый, механизм СЛИЯНИЯ. Его можно осуществлять разными способами (второй ответ в ринципе тоже реализует слияние, но несколько мутно в Вашем случае). Слияние предназначено для вставки регулярных данных (дадим им такое название) из различных источников данных Эксель, БД (разных форматов), структурированный текст.

    Для этого существует панель инструментов Слияние. Вам нужно сделать такие действия:

    1. Создать документ-прототип (в Вашем случае поздравительная открытка). Задать нужное его форматирование и оформление, предусмотрев форматирование и место для регулярных данных .
    2. В панели Слияние щелкнуть на второй кнопочке – Открыть источник данных, – и выбрать желаемый источник данных.
    3. Затем щелкнутьна шестой кнопоске – Вставить поле слияния, – и в нужное месть вставить нужное поле из источника данных. Применить к полю (. ) форматировние будущего текста.
    4. Повторить пункт 3 столько раз, сколько нужно вставить полей.
    5. В конце панели Слияние есть несколько кнопок для создания окончательн ых документ ов (столько, сколько записей в файле источнике данных) – Слияние при печать, Слияние по электронной почте. В последнем случае нужно будет еще указать поле из источника данных, в котором содержиться адрес получателя, а также задать тему письма.

    Источник: social.technet.microsoft.com