Формат эксель

Как в Эксель расширение файла выбрать: полезные советы

Привет, друзья. Сегодня хочу поговорить о форматах файлов Excel. Когда вы сохраняете рабочую книгу, программа предлагает вам выбрать формат, в котором будет храниться файл. Как выбрать подходящий, а какой выбирать не нужно? Чтобы сделать правильный выбор – читайте этот пост.

Важно знать, что файл Excel 2007 и более поздних версий кардинально отличается от ранних версий программы. Например, документ Microsoft Excel 2003 имел расширение xls, но, начиная с пакета Microsoft Office 2007, разработчики обновили программу, дали ей новый интерфейс и расширение xlsx. Файлы старого образца в материалах этого блога я не буду затрагивать, а вот обновленный – рассмотрим подробно.

Конвертер xlsx в xls

Файлы нового образца старые версии Excel открыть не могут. Если вы используете MS Excel в редакции более ранней, чем Office 2007, разработчики предлагают вам пакет совместимости, который позволит открывать книги с расширением xlsx и сохранять подобные документы. К сожалению, это не расширяет функционал программы, и вам не будут доступны обновленные инструменты. Тем не менее, мы получаем возможность открыть любой документ, независимо от версии Майкрософт Офис.

Выбираем формат файла Excel

Как я уже говорил ранее, при сохранении рабочей книги, вы можете выбрать формат файла, и сейчас я опишу самые популярные из них (на примере Microsoft Excel 2013):

Формат файла Excel

  • Книга Excel – сохраняет документ с расширением xlsx без поддержки макросов. Если в рабочей книге есть макросы – они удаляются. Самый обычный документ Excel
  • Книга Excel с поддержкой макросов – сохраняет в формате xlsm, макросы разрешены
  • Двоичная книга Excel – выбирайте этот пункт, если у вас огромный файл, который вы будете использовать только в Эксель. Такие книги быстрее загружаются, занимают меньше места на жёстком диске, но могут быть проблемы в совместной работе с другими приложениями
  • Книга Excel 97-2003 – документ старого формата с расширением xls. Применяйте, если файл будет использоваться в Excel старше, чем 2007
  • XML-данные – сохраняется в формате XML, если такая информация есть на рабочих листах
  • PDF – сохраняет вашу табличку в формате PDF, что удобно, например, для электронной рассылки

Другие типы файлов применяются реже, можете спрашивать о них в комментариях, отвечу на ваши вопросы.

Хочу добавить, что файлы xlsx занимают на жёстком диске на порядок меньше места, чем xls. Если вы используете MS Office 2007 или новее, можно сохранить документы xls в новом формате, чтобы сэкономить дисковое пространство.

Проверка совместимости файлов Эксель

Когда вы используете Microsoft Excel нового образца (начиная с Office 2007), а сохраняете файл в устаревшем формате xls, некоторые элементы расчетов или оформления могут быть потеряны, т.к. их не поддерживают предыдущие версии программы. Поэтому, перед каждым подобным сохранением пользуйтесь проверкой совместимости

Проверка совместимости файлов Эксель

Для этого, выполните Файл – Сведения – Проверка книги – Проверка совместимости . Программа отобразит окно со списком функций, которые не поддерживается, в комментарии будет указано, как себя поведёт программа, если не принять мер по обеспечению совместимости.

Если программа нашла ошибки совместимости – вам нужно на них отреагировать. Вы можете заменить неподдерживаемые формулы и функции, либо удалить их. Если оставить всё, как есть – это может изменить результаты расчетов и привести к серьёзным ошибкам.

Окно проверки совместимости

Правильный выбор типа файла при сохранении позволит вам избежать проблем совместимости и потери данных.Я рекомендую не использовать Excel старого образца и, тем более, не сохранять свои проекты в их форматах. Пожалуй, порекомендую делать проверку совместимости для всех документов, ведь с каждой новой редакцией программы, добавляются новые функции. Например, если вы пользуетесь срезами в Excel 2013, то Эксель 2007 и 2010 этот инструмент не поддерживают, у вас будут проблемы. Главное — инструмент проверки даёт все возможности оценить возможные сложности с открытием в других версиях программы.

На этом я закончу рассматривать типы файлов Эксель. Если у вас остались вопросы по теме поста – пишите в комментариях, постараюсь ответить быстро.

Спасибо за прочтение этой статьи. Следующий пост будет о защищенном режиме просмотра. Обязательно прочтите, от этого зависит безопасное использование вашей информации!

Источник: officelegko.com

Пользовательские форматы в Excel

Пользовательские форматы в Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога. Сегодня мы поговорим о форматах ячеек в Excel.

На вопрос о возможностях форматов почти всегда слышен ответ: «Да что там такого-то?». На самом деле есть очень даже большое ЧТО. Поехали.

Сначала немного теории — формат ячеек в Excel позволяет настраивать внешний вид данных, вплоть до их сокрытия или отображения по условию. Все мы знаем про «Общий, «Текстовый», «Числовой», «Финансовый», «Процентный», «Дата», «Время» форматы. Но что будет, если заглянуть в настройку формата ячеек в момент после установки того или иного формата? Вызвать диалоговое окно «Формат ячеек» можно сочетанием клавиш Ctrl+1.

Рассмотрим небольшую таблицу соответствия для составления «синтаксиса» текстового формата ячеек (если мы хотим дописать к данным в ячейке текст обязательно заключить его в двойные кавычки «»!).

Таким образом, для того чтобы установить нужный формат ячеек или заменить его на пользовательский нужно изменить его соответственно вашему желанию.

Читайте также:  Excel как вычислить разницу между датами в

Пример №1

Задача- есть таблица, в которой зелёным цветом шрифта должны быть выделены положительные значения с надписью «Сверх», 0 должны быть синими «Ровно», а отрицательные значения должны быть красными «Недостаток».

Совершим подряд несколько действий:

  • выделяем нужные ячейки (в нашем случаем с B2 до B6);
  • открываем диалоговое окно «Формат ячеек» (Ctrl+1);
  • выбираем слева в поле «Числовые форматы» вариант — (все форматы);
  • справа в поле тип стираем вариант «Основной»;
  • записываем нужный формат для отображения данных — [Зеленый]+0″ Сверх»;[Красный]-0″ Недостаток!»;[Синий]0″ Ровно».

В итоге получим вот такую таблицу:

То есть фактически данные не были изменены (к ним ничего не добавлялось), но тем не менее отображаются они теперь по другому.

Пример №2

В таблице с данными нужно отобразить только текстовые данные. Забегая назад скажу — ;;; (подряд три точки с запятой скрывают данные в ячейке). Т.е. нам нужно чтобы скрылось всё, кроме текста.

  • выделяем нужные ячейки (в нашем случаем с B2 до B6);
  • открываем диалоговое окно «Формат ячеек» (Ctrl+1);
  • выбираем слева в поле «Числовые форматы» вариант — (все форматы);
  • справа в поле тип стираем вариант «Основной»;
  • записываем нужный формат для отображения данных — ;;;@.

Таблица станет такой:

Таким образом с помощью собственного формата данных можно здорово облегчить работу с данными!

Всем удачи и подписывайтесть на наш телеграм КАНАЛ.

Вас может заинтересовать предыдущая статья.

Источник: pcandlife.ru

Сменить формат файлов

Данная функция является частью надстройки MulTEx

  • Описание, установка, удаление и обновление
  • Полный список команд и функций MulTEx
  • Часто задаваемые вопросы по MulTEx
  • Скачать MulTEx

Вызов команды:
MulTEx -группа Книги/ЛистыКнигиСменить формат файлов

Команда изменяет формат для всех отобранных файлов на указанный. При этом команда может создать копию файла или заменить формат у исходного файла, а так же применить к каждому файлу указанный макрос из любой выбранной книги.
Для чего это может быть нужно: некоторые программы и макросы позволяют работать исключительно с определенными форматами файлов. А в жизни далеко не всегда все файлы в одном формате. Так же эту команду можно применить для удаления макросов из всех указанных книг. Все книги, макросы в которых необходимо удалить, помещаются в одну папку. Далее запускается эта команда, выбирается формат “xlsx – книга Excel без поддержки макросов” и выполняется. Все файлы будут сохранены в этом формате. После этого можно будет файлы пересохранить и в иной формат(xls, например). Но макросов там уже точно не будет.
Изменение формата данной командой применимо исключительно к файлам Excel и не может быть использовано для изменения форматов файлов других программ (OpenOffice, Paint и т.п.).

Просматривать файлы:

    Все в выбранной папке – после нажатия кнопки ОК будет предложено выбрать папку с файлами. Форматы всех файлов в этой папке будут изменены на указанный.

      включая подпапки – доступно для пункта Все в выбранной папке. Если установлен, то файлы будут просматриваться не только в указанной папке, но и во всех вложенных в неё папках до самой глубоко вложенной. Если отключен, то файлы будут просматриваться исключительно в указанной папке.

    Только выбранные – после нажатия кнопки ОК будет предложено выбрать группу файлов или файл(несколько файлов можно выделять, зажав клавишу Shift или Ctrl). Форматы всех выбранных файлов будут изменены на указанный.

Изменять формат файлов: – включить, если надо изменять формат файлов. Если отключен, то формат файлов не изменяется. Это можно использовать если необходимо лишь применить для группы файлов определенный макрос, не изменяя сами форматы.

    Сохранить все файлы в формат – выбирается формат файлов, который будет назначен выбранным файлам после выполнения команды. Доступно девять форматов:

  • xlsx – книга Excel без поддержки макросов
  • xlsm – книга Excel с поддержкой макросов
  • xlsb – двоичная книга Excel (с поддержкой макросов)
  • xlam – надстройка Excel
  • xltx – шаблон Excel
  • xltm – шаблон Excel с поддержкой макросов
  • xls – книга Excel (97-2003)
  • xla – надстройка Excel (97-2003)
  • xlt – шаблон Excel (97-2003)

Все форматы стандартны для Excel
Если файл существует – опция предназначена для возможности выбора действий при возникновении конфликтов создания файлов, которые возникают при наличии такого файла в папке. Что это значит. Если программа должна изменить формат файла “Книга1.xlsx” на “Книга1.xlsm”, но файл “Книга1.xlsm” уже существует в папке с исходными файлами – программа может либо заменить существующий файл, либо оставить его и ничего не преобразовывать. И в таких ситуациях Вы можете выбрать как должна поступить программа:

  • Запрос действия – если файл уже есть в папке, то программа выдаст сообщение с именем файла и спросит, что необходимо сделать: заменять этот файл или пропустить
  • Перезаписывать без запроса – если файл уже есть в папке, то программа перезапишет этот файл, заменив его новым
  • Пропустить – если файл уже есть в папке, то программа ничего не будет с ним делать, но и не станет изменять формат исходного файла. Исходный файл при этом не удаляется

Сохранять исходные файлы – если установлен, то при смене формата исходные файлы(формат которых меняется) не удаляются, а остаются в той же папке. Смена формата в таком случае происходит на копиях исходных файлов. Если среди просматриваемых файлов есть файлы, формат которых совпадает с указанным в пункте Сохранить все файлы в формат, то файлы не пересохраняются. Если при этом указано Применить к каждому файлу код(макрос), то код все равно будет применен.

Применить к каждому файлу код(макрос) – если установлен, необходимо выбрать книгу, содержащую макросы. Ниже появится список доступных для выполнения макросов. Можно выбрать один любой макрос, который будет выполнен для каждой просматриваемой книги. В поле попадают только те макросы, которые не содержат обязательных передаваемых аргументов.

    после выполнения кода

  • сохранять книги – доступно только если выбрано применять к файлам код(макрос). Если установлен, то после применения к книгам кода(макроса), книги будут сохранены. Если отключен, то книги не будут сохраняться. Однако это применимо исключительно к книгам, которые были открыты ДО выполнения команды. Если книги были закрыты до этого, то перед закрытием они в любом случае сохраняются.
  • закрывать – доступно только если выбрано применять к файлам код(макрос). Если установлен, то после применения кода книга закрывается. Однако, если книга была открыта до выполнения команды, то она не будет закрыта. Закрываются только те книги, которые были закрыты до выполнения команды смены формата или выполнения кода(макроса). Так же, если книга была закрыта до выполнения команды, то перед закрытием она в любом случае сохраняется, даже если галочка на пункте сохранять книги снята.
  • Примечание: применяя данную команду следует убедиться, что у Вас есть все права на запись и изменение файлов в указанных папках. Так же следует осторожно выбирать форматы и файлы – операции по изменению формата необратимы и во избежание потери данных рекомендуется пробовать функционал команды на копиях файлов. В случае утери каких-либо данных вследствие неосмотрительного применения данной команды автор надстройки никакой ответственности не несет

    Источник: www.excel-vba.ru

    Пользовательские форматы в Excel

    При необходимости Вы можете легко добавить к стандартным числовым форматам Excel свои собственные. Для этого выделите ячейки, к которым надо применить пользовательский формат, щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек (Format Cells) – вкладка Число (Number) , далее – Все форматы (Custom) :

    В появившееся справа поле Тип: введите маску нужного вам формата из последнего столбца этой таблицы:

    Как это работает.

    На самом деле все очень просто. Как Вы уже, наверное, заметили, Excel использует несколько спецсимволов в масках форматов:

    • 0 (ноль) – одно обязательное знакоместо (разряд), т.е. это место в маске формата будет заполнено цифрой из числа, которое пользователь введет в ячейку. Если для этого знакоместа нет числа, то будет выведен ноль. Например, если к числу 12 применить маску 0000, то получится 0012, а если к числу 1,3456 применить маску 0,00 – получится 1,35.
    • # (решетка) – одно необязательное знакоместо – примерно то же самое, что и ноль, но если для знакоместа нет числа, то ничего не выводится
    • (пробел) – используется как разделитель групп разрядов по три между тысячами, миллионами, миллиардами и т.д.
    • [ ] – в квадратных скобках перед маской формата можно указать цвет шрифта. Разрешено использовать следующие цвета: черный, белый, красный, синий, зеленый, жёлтый, голубой.

    Плюс пара простых правил:

    • Любой пользовательский текст (кг, чел, шт и тому подобные) или символы (в том числе и пробелы) – надо обязательно заключать в кавычки.
    • Можно указать несколько (до 4-х) разных масок форматов через точку с запятой. Тогда первая из масок будет применяться к ячейке, если число в ней положительное, вторая – если отрицательное, третья – если содержимое ячейки равно нулю и четвертая – если в ячейке не число, а текст (см. выше пример с температурой).

    Источник: www.planetaexcel.ru

    Microsoft Excel

    Скачать Excel Открыть скриншоты Почитать описание Похожие программы

    Описание Microsoft Excel

    Microsoft Excel — приложение, разработанное компанией Microsoft и предназначенное для работы с электронными таблицами. Обладает широкими возможностями для визуализации и анализа данных. В программе доступно большое количество предустановленных шаблонов, помогающих сократить время работы по оформлению и распределению элементов.

    Microsoft Excel обеспечивает возможность совместной работы над проектами, внесение и обсуждение правок, а также откат к более ранним версиям документа. Доступно индивидуальное распределение участников проекта по уровням доступа: только чтение, комментирование и редактирование.

    Основные возможности Microsoft Excel:

    • Детальная настройка внешнего вида таблиц;
    • Встроенная проверка орфографии;
    • Распознавание закономерностей и заполнение в автоматическом режиме;
    • Возможность отправки материалов по электронной почте из программы;
    • Хранение данных как локально, так и в облаке;
    • Автоматическая настройка сетки для таблиц;
    • Возможность запаролить любой документ;
    • Интеграция с остальными приложениями офисного пакета Microsoft Office
    • Возможность поиска слов, предложений и изображений в поисковых системах, не выходя из интерфейса программы;
    • Статический анализ данных;
    • Итоговое вычисление в автоматическом режиме;
    • Выстраивание графиков и диаграмм по введенным ранее данным;
    • Функция автосохранения сохраняет все открытые файлы в заданный промежуток времени, а также при экстренном закрытии.

    Для устройств с сенсорным экраном доступен рукописный ввод формул, фигур и выполнение всех основных операций. Используя возможности Visual Basic for Applications, можно задавать последовательность выполнения действий при определенных обстоятельствах.

    Программа дает возможность одновременной работы с большим количеством книг Excel, используя отдельные окна. Доступен экспресс-анализ, с помощью которого можно выполнить упрощенное преобразование данных в диаграммы и таблицы.

    Горячие клавиши

    • ALT+N – Открытие вкладки “Вставка” и вставка сводных таблиц, диаграмм, надстроек, спарклайнов, рисунков, фигур, заголовков или надписей.
    • CTRL+L – Вывод диалогового окна “Создание таблицы”.
    • CTRL+SHIFT+звездочка (*) – Выбор текущей области вокруг активной ячейки или выбор всего отчета сводной таблицы.
    • CTRL+SHIFT+U – Развертывание или свертывание строки формул.
    • CTRL+END – Перемещение курсора в конец текста в строке формул.
    • CTRL+S – Сохранение книги
    • CTRL+C – Копирование
    • CTRL+V – Вставка
    • DELETE – Удаление содержимого ячеек
    • ALT+P – Переход на вкладку Разметка страницы
    • ALT+Л – Переход на вкладку Формула
    • CTRL+9 – Скрытие выделенных строк
    • CTRL+0 – Скрытие выделенных столбцов

    Поддерживаемые форматы файлов и расширения

    • XLSX – Книга Excel
    • XLSM – Книга Excel с поддержкой макросов
    • XLSB – Двоичная книга Excel
    • XLTX – Шаблон
    • XLTM – Шаблон (код)
    • XLS – Книга Excel 97—2003
    • XLT – Шаблон Excel 97—2003
    • XLS – Формат двоичных файлов Excel 5.0/95 (BIFF5).
    • XML – Формат файлов XML-таблиц 2003 (XMLSS).
    • XML – Формат данных XML.
    • CSV – Формат с разделителями-запятыми
    • XLS – Форматы файлов Microsoft Excel

    Минимальные системные требования

    Системные требования для запуска и установки Microsoft Excel для операционных систем Windows

    Программа Процессор ОЗУ HDD
    Microsoft Excel 2016 1 ГГц от 1 ГБ от 3 ГБ
    Microsoft Excel 2013 1 ГГц 1 – 2 ГБ от 3 ГБ
    Microsoft Excel 2010 500 МГц от 256 Мб от 1.5 ГБ
    Microsoft Excel 2007 500 МГц от 256 Мб от 1 ГБ
    Microsoft Excel 2003 400 МГц от 64 Мб от 200 МБ

    * Microsoft Excel корректно работает со всеми версиями Windows

    Источник: microffice.net

    Microsoft Excel

    трюки • приёмы • решения

    Определение файловых форматов Excel

    Возможно, одну из наиболее сложных проблем в Excel представляет почти ошеломляющее количество форматов файлов, с которыми он может работать. С появлением Excel 2007 все стало еще более запутанным, поскольку в этой версии появилось несколько новых форматов. В этой статье описываются новые форматы файлов, которые используются Excel, начиная с Excel 2007.

    Распознаем новые форматы файлов Excel

    Новые форматы файлов Excel:

    • XLSX — файл книги, которая не содержит макросов;
    • XLSM — файл книги, которая содержит макросы;
    • XLTX — файл шаблона книги, которая не содержит макросов;
    • XLTM — файл шаблона книги, которая содержит макросы;
    • XLSA — файл надстройки;
    • XLSB — двоичный файл, подобный старому формату XLS, но способный вмещать в себя новые возможности;
    • XLSK — файл резервной копии.

    За исключением XLSB, все это открытые форматы файлов XML, а это значит, что другие приложения смогут читать такие типы файлов и производить в них запись.

    XML-файлы — это сжатые архивом ZIP текстовые файлы. Если вы переименуете один из этих файлов так, чтобы он имел расширение ZIP, то сможете проанализировать его содержимое с помощью любой утилиты для файлов ZIP — в том числе и встроенной в Windows поддержки этих файлов.

    Пакет обеспечения совместимости Office

    Как правило, пользователи, работающие с более ранней версией Excel, не имеют возможности открывать книги, которые были сохранены в новых форматах файлов Excel. Но, к счастью, компания Microsoft выпустила бесплатный пакет обеспечения совместимости для Office 2003 и Office ХР (Compatibility Pack).

    Пользователи Office 2003 или Office ХР, которые устанавливают пакет обеспечения совместимости, смогут открывать у себя файлы, созданные в Office 2007 и Office 2010, а также сохранять файлы в новых форматах. Пакет обеспечивает совместимость для следующих программ Office: Excel, Word и PowerPoint. Чтобы загрузить вышеупомянутый пакет обеспечения совместимости, выполните поиск в Интернете по словам Microsoft Office Compatibility Pack.

    Сохранение файла для использования в более старой версии Excel

    Чтобы сохранить файл для его последующего использования в более старой версии Excel, выберите Файл ► Сохранить как и укажите в раскрывающемся списке один из следующих типов.

    • Книга Excel 97-2003 (*.xls) — если файл будет использован теми, у кого установлены Excel 97, Excel 2000, Excel 2002 или Excel 2003.
    • Книга Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) — если файл будет использован теми, у кого установлены Excel 5 или Excel 95.

    При сохранении файла в одном из этих форматов Excel выводит диалоговое окно проверки совместимости. В нем будет содержаться список всех возможных проблем, связанных с совместимостью.

    Если книга будет применяться только теми, у кого установлен пакет обеспечения совместимости, вам не нужно сохранять ее, указывая старые форматы файлов. Тем не менее будет полезно запустить проверку совместимости, чтобы убедиться в том, что вы не используете функции, которые не поддерживаются в более ранних версиях Excel. Чтобы проверить потенциальные проблемы совместимости в активной книге, выберите Файл ► Сведения ► Поиск проблем ► Проверка совместимости.

    Если вы хотите использовать один из старых форматов файлов в качестве формата по умолчанию, выберите Файл ► Параметры и перейдите в раздел Сохранение. Укажите формат файла по умолчанию в раскрывающемся списке Сохранять файлы в следующем формате.

    Источник: excelexpert.ru