Excel вычисляемое поле в сводной таблице

Вычисляемое поле сводной таблицы «Excel». ( формулы в сводной таблице )

По умолчанию сводная таблица отображает поля, которые вычисляют сумму или количество значений из источника данных.

Как правило, этого хватает, чтобы обработать данные и провести простую аналитику полученной информации.

Иногда случается так, что суммы и количества из полей сводной таблицы недостаточно. В таких случаях на помощь приходят вычисляемые поля.

в этих полях можно прописать формулу, которая будет обрабатывать информацию сводной таблицы так, как Вам требуется.

О том, как записать формулу в вычисляемые поля сводной таблицы «Эксель» расскажу далее.

На основании таблицы, в которой изображены продажи товаров за несколько лет,

Таблица на листе в Excel

построена сводная таблица.

Сводная таблица в Эксель

В сводную таблицу нужно добавить вычисляемые ячейки с формулами.

Рассмотрим, как это можно сделать.

Выделяем сводную таблицу кликом левой кнопки мыши.

Перейти во вкладку «Параметры»

Кликнуть по ярлыку «Поля, элементы, наборы»

Вставить вычесляемое поле

Выбрать пункт «Вычисляемое поле»

В открывшемся окне указать имя нового поля.

Имя поля

Вставка формулы в поле сводной таблицы

Если в формуле следует использовать поля сводной таблицы, их можно внести в формулу кнопкой добавить.

Источник: ruexcel.ru

Вычисляемое поле в Сводных таблицах в MS Excel

Научимся добавлять и редактировать Вычисляемое поле в Сводной таблице MS EXCEL 2010.

Простые Сводные таблицы мы научились строить в статье Сводные таблицы в MS Excel . Теперь научимся создавать и изменять Вычисляемое поле в Сводной таблице.

В качестве исходной таблицы возьмем таблицу продаж товара по месяцам. В этой таблице также содержится план продаж. Подробности можно посмотреть в файле примера .

Нашей задачей будет:

  • вычислить % выполнения плана
  • представить полученные данные по годам для каждого месяца (каждый год – отдельный столбец)

В итоге у нас должна получиться вот такая сводная таблица.

Исходная таблица

Исходную таблицу подготовим в специальном формате таблиц MS EXCEL (см. статью Таблицы в формате EXCEL 2007 ).

На основе даты продажи в столбце А, в таблице рассчитываются 2 столбца: Номер месяца =МЕСЯЦ() и Год =ГОД() . Для форматирования ячеек столбца А в виде окт11 использован пользовательский формат Даты [$-419]МММГГ;@.

Столбец План представляет собой линейный тренд (это не важно для целей данной статьи), столбец Продано – фактический объем продаж.

Сводная таблица

Для создания сводной таблицы выделите любую ее ячейку и в меню Вставка/ Таблицы нажмите кнопку Сводная таблица. В результате появится диалоговое окно.

Нажав ОК, сводная таблица автоматически создастся на новом листе.

В окне Список полей будут отражены названия всех столбцов исходной таблицы. Таким образом, поле – это просто столбец. Вычисляемое поле – это, по сути, вычисляемый столбец.

Перед тем как создать Вычисляемое поле перетащите поле Номер месяца в Названия строк.

Создаем вычисляемое поле

Для решения задачи нам потребуется вычислить % выполнения плана по формуле =’Продано, руб.’/’План, руб.’

Это можно сделать непосредственно в Сводной таблице , создав Вычисляемое поле ПроцентВыполнения.

Для этого выделите ячейку в Сводной таблице, в появившемся меню Работа со сводными таблицами выберите Параметры/ Вычисления/ Поля, элементы и наборы/ Вычисляемое поле :

Появится диалоговое окно:

Интерфейс этого окна не относится к интуитивно понятным вещам, поэтому требует дополнительного пояснения:

  • Вместо Поле1 введите название Вычисляемого поля, например, ПроцентВыполнения
  • В списке полей выделите поле Продано, руб. и нажмите кнопку Добавить поле или дважды кликните на него. Название поля будет введено в поле Формула
  • Введите символ деления / в поле Формула
  • В списке полей выделите поле План, руб. и нажмите кнопку Добавить поле
  • Нажмите ОК

После проведенных манипуляций в списке поле Сводной таблицы появится еще одно поле. Завершите формирование Сводной таблицы как показано на рисунке ниже, разместив Вычисляемое поле в область Значения.

После несложного форматирования Сводная таблица приобретет законченный вид (необходимо убрать ошибку #ДЕЛ/0!, изменить названия столбцов и изменить формат ячеек на процентный ).

Обратите внимание, что Сводная таблица содержит Общий итог как по столбцам, так и по строкам.

Теперь разберемся, что Вычисляемое поле нам насчитало.

Вычисляемое поле. Алгоритм расчета

Для каждого месяца у нас есть только одно значение фактических продаж (столбец Продажи) и плана. Вычисляемое поле ПроцентВыполнения возвращает значение равное их отношению. Например, для января 2012 года – это 50,19% (продано было 36992,22, а план был 73697,76). 36992,22/73697,76=0,5019 (см. строку 10 на листе Исходная таблица).

Теперь проверим итоги по месяцам. За январь итоговым значением является 93,00%. Как это значение получилось?

Сначала программа вычислила СУММУ продаж за январь по всем годам, затем, вычислила СУММУ всех плановых значений. Разделив одно на другое, было получено 93,00%. В этом можно убедиться проделав вычисления самостоятельно (см. строку 10 на листе Сводная таблица, столбцы H:J).

Читайте также:  В excel как написать

В этом состоит одно из ограничений Вычисляемого поля – итоговые значения вычисляются только на основании суммирования.

Аналогично расчет ведется и для итогов по столбцам: находится сумма продаж и плана по годам, затем вычисляется их отношение.

Если бы для каждого месяца в исходной таблице было бы несколько сумм продаж и плановых значений, то расчет был бы аналогичен подсчету итоговых значений.

Чтобы обойти данное ограничение и вычислить, например, средний % выполнения плана для всех январских месяцев, придется отказаться от Вычисляемого поля. Создайте в исходной таблице новый столбец – отношение продажи к плану для каждого месяца (см. лист Исходная таблица2). Затем, создайте на ее основе другую сводную таблицу. В окне параметров полей значений установите Среднее.

В итоговом столбце теперь будет отображаться средний процент выполнения плана.

Изменяем и удаляем Вычисляемое поле

Вызовите тоже диалоговое окно, которое мы использовали для создания Вычисляемого поля. В выпадающем списке выберите нужное поле. Появится его формула, которую можно отредактировать, также как и название этого Вычисляемого поля.

Там же можно удалить это поле.

Еще одно ограничение

Еще одно ограничение Вычисляемого поля проявляется при попытке использовать его в качестве названия Строк или Столбцов Сводной таблицы. Этого сделать нельзя. Покажем это на нашем примере.

Изначально в исходной таблице номер месяца и года вычислялись в отдельных столбцах. Попробуем сделать эти вычисления в Вычисляемом поле.

Создать само Вычисляемое поле для номера месяца – не проблема:

Однако, перенести его в качестве строк сводной таблицы не получается.

Источник: excel2.ru

Excel вычисляемое поле в сводной таблице

Изменить вычисляемое поле в сводной таблице

Когда в сводной таблице есть расчетные поля , может возникнуть необходимость внести исправления в сам расчет, либо удалить данное поле.

Для того, чтобы это сделать, необходимо воспользоваться модулем настройки вычисляемых полей в EXCEL.

В примере вычисляемым поле является поле с валовым доходом с НДС .

Предположим, нам необходимо изменить расчет в поле и перевести в валовый доход БЕЗ НДС.

Для упрощения, определим ставку НДС=18% для всех групп товаров в таблице.

Для этого:

1. Кликнем на любом элементе сводной таблицы и в группе меню «Параметры» на ленте.

2. Кликнем на «Формулы» (или «Поля, элементы, наборы») и выберем «Вычисляемое поле» .

3. В открывшемся окне, необходимо нажать на выпадающий список справа от поля «Имя» . По умолчанию, имена вычисляемых полей сводной таблицы в данном модуле не отображаются.

4. Выберем поле, по которому необходимо изменить расчет и откорректируем формулу в поле «Формула» .
В примере мы переведем Валовый доход в значения без НДС.

=’Т/О в розничных ценах с НДС’ -‘Т/О в ценах закупки с НДС’

=(‘Т/О в розничных ценах с НДС’ -‘Т/О в ценах закупки с НДС’)/1,18

5. Переименуем поле и нажмем кнопку «Изменить» . Закроем модуль.

Итогом будет пересчитанный, уже по новой формуле, столбец.

Для удаления поля, необходимо выбрать имя поля в модуле и нажать «Удалить».

Если материал Вам понравился или даже пригодился, Вы можете поблагодарить автора, переведя определенную сумму по кнопке ниже:
(для перевода по карте нажмите на VISA и далее “перевести”)

Источник: excelspb.ru

Сводные таблицы Excel

Перед созданием вычисляемого поля необходимо открыть или сгенерировать сводную таблицу. В нашем примере используется сводная таблица, показанная на рис. 5.6.

Теперь, когда в нашем распоряжении имеется сводная таблица, наступило время для создания, вычисляемого поля. Чтобы создать вычисляемое поле, активизируйте диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (Insert Calculated Field).

Рис. 5.6. Создайте сводную таблицу, в которую будет добавляться вычисляемое поле

Чтобы открыть его, на контекстной вкладке ленты Параметры (Options), выбранной в группе контекстных вкладок Работа со сводными таблицами (PivotTable Tools), перейдите в группу Вычисления (Calculations), щелкните на кнопке Поля, элементы и наборы (Fields, Items & Sets) и выберите в раскрывающемся меню команду Вычисляемое поле (Calculated Field), как показано на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Создание вычисляемого поля начинается с этого раскрывающегося меню

На экране появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (Insert Calculation Field), как показано на рис. 5.8.

Рис. 5.8. Диалоговое окно Вставка вычисляемого поля поможет в создании вычисляемого поля для сводной таблицы

В верхней части диалогового окна имеются два текстовых поля: Имя (Name) и Формула (Formula). В этих полях следует задать имя вычисляемого поля и создать формулу, указав необходимые поля данных и математические операторы. На рис. 5.9 показано, что вычисляемому полю присвоено описательное имя Средняя выручка за час. Это имя должно точно характеризовать тип выполняемой математической операции.

Читайте также:  Excel поиск в файле

Рис. 5.9. Выбор для вычисляемого поля описательного имени

Далее перейдите к списку Поля (Fields) и дважды щелкните на поле Объем продаж. Введите символ косой черты /, чтобы указать программе Excel, что вы будете делить значение поля Объем продаж на другой элемент.

По умолчанию текстовое поле Формула диалогового окна Вставка вычисляемого поля содержит выражение = 0. Перед вводом собственной формулы следует удалить нуль.

С этого момента диалоговое окно должно выглядеть так, как показано на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Начните ввод формулы со значения = ‘Объем продаж’/

Закончите ввод формулы, дважды щелкнув на поле Период продаж (в часах). Готовая формула показана на рис. 5.11.

Рис 5.11. Полная формула = ‘Объем продаж’/’Период продаж (в часах)’ отображает требуемое вычисляемое поле

Щелкните на кнопке Добавить (Add), а затем — на кнопке ОК для активизации нового вычисляемого поля. Как видно на рис. 5.12, в результате вы получите вычисляемое поле внутри сводной таблицы.

Рис. 5.12. Вы успешно добавили вычисляемое поле в сводную таблицу. Теперь можно изменять настройки этого нового поля точно так же, как и параметры любого другого поля (например, имя поля, числовой формат или цвет)

Обратите внимание на то, что после создания нового поля Средняя выручка за час оно добавляется в список полей.

Результат, полученный с помощью вычисляемого поля, не форматируется. При желании его можно отформатировать с помощью методики, описанной в разделе Создание базовой сводной таблицы.

Означает ли это, что вы добавили столбец в источник данных? Нет. Вычисляемые поля похожи на элементы Промежуточная сумма (Subtotal) и Общая сумма (Grand Total) сводной таблицы, задаваемые по умолчанию, так как все они являются математическими функциями, которые выполняют перерасчет данных при изменении или обновлении сводной таблицы. Вычисляемые поля просто имитируют строго заданные поля в источнике данных. Можете перетаскивать их, изменять настройки полей, а также использовать вместе с другими вычисляемыми полями.

Взгляните внимательно на рис. 5.11. Обратите внимание на то, что формат введенной вами формулы похож на используемый в стандартной строке формул Excel. Очевидное различие состоит в том, что вместо использования строгих ссылок на ячейки или числовых значений вы ссылаетесь на поля данных сводной таблицы для определения аргументов, применяемых в расчетах. Если вы уже работали с формулами в Excel, то быстро усвоите концепции создания вычисляемых полей.

Источник: pivot-table.ru

Настройка вычислений в сводных таблицах

Допустим, у нас есть построенная сводная таблица с результатами анализа продаж по месяцам для разных городов (если необходимо, то почитайте эту статью, чтобы понять, как их вообще создавать или освежить память):

Нам хочется слегка изменить ее внешний вид, чтобы она отображала нужные вам данные более наглядно, а не просто вываливала кучу чисел на экран. Что для этого можно сделать?

Другие функции расчета вместо банальной суммы

Если щелкнуть правой кнопкой мыши по расчетному полю в области данных и выбрать из контекстного меню команду Параметры поля (Field Settings) или в версии Excel 2007 – Параметры полей значений (Value Field Settings) , то откроется очень полезное окно, используя которое можно задать кучу интересных настроек:

В частности, можно легко изменить функцию расчета поля на среднее, минимум, максимум и т.д. Например, если поменять в нашей сводной таблице сумму на количество, то мы увидим не суммарную выручку, а количество сделок по каждому товару:

По умолчанию, для числовых данных Excel всегда автоматически выбирает суммирование (Sum) , а для нечисловых (даже если из тысячи ячеек с числами попадется хотя бы одна пустая или с текстом или с числом в текстовом формате) – функцию подсчета количества значений (Count) .

Если же захочется увидеть в одной сводной таблице сразу и среднее, и сумму, и количество, т.е. несколько функций расчета для одного и того же поля, то смело забрасывайте мышкой в область данных нужное вам поле несколько раз подряд, чтобы получилось что-то похожее:

…а потом задавайте разные функции для каждого из полей, щелкая по очереди по ним мышью и выбирая команду Параметры поля (Field settings) , чтобы в итоге получить желаемое:

Долевые проценты

Если в этом же окне Параметры поля нажать кнопку Дополнительно (Options) или перейти на вкладку Дополнительные вычисления (в Excel 2007-2010), то станет доступен выпадающий список Дополнительные вычисления (Show data as) :


В этом списке, например, можно выбрать варианты Доля от суммы по строке (% of row) , Доля от суммы по столбцу (% of column) или Доля от общей суммы (% of total) , чтобы автоматически подсчитать проценты для каждого товара или города. Вот так, например, будет выглядеть наша сводная таблица с включенной функцией Доля от суммы по столбцу:

Читайте также:  Как одновременно работать в excel нескольким людям

Динамика продаж

Если в выпадающем списке Дополнительные вычисления (Show data as) выбрать вариант Отличие (Difference) , а в нижних окнах Поле (Base field) и Элемент (Base item) выбрать Месяц и Назад (в родной англоязычной версии вместо этого странного слова было более понятное Previous, т.е. предыдущий):

. то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия продаж каждого следующего месяца от предыдущего, т.е. – динамика продаж:

А если заменить Отличие (Difference) на Приведенное отличие (% of difference) и добавить условное форматирование для выделения отрицательных значений красным цветом – то получим то же самое, но не в рублях, а в процентах:

В Microsoft Excel 2010 все вышеперечисленные настройки вычислений можно проделать еще проще – щелкнув правой кнопкой мыши по любому полю и выбрав в контекстном меню команды Итоги по (Summarize Values By) :

. и Дополнительные вычисления (Show Data as) :

Также в версии Excel 2010 к этому набору добавились несколько новых функций:

    % от суммы по родительской строке (столбцу) – позволяет посчитать долю относительно промежуточного итога по строке или столбцу:

В прошлых версиях можно было вычислять долю только относительно общего итога.

% от суммы нарастающим итогом – работает аналогично функции суммирования нарастающим итогом, но отображает результат в виде доли, т.е. в процентах. Удобно считать, например, процент выполнения плана или исполнения бюджета:

  • Сортировка от минимального к максимальному и наоборот – немного странное название для функции ранжирования (РАНГ), вычисляющей порядковый номер (позицию) элемента в общем списке значений. Например, с ее помощью удобно ранжировать менеджеров по их суммарной выручке, определяя кто на каком месте в общем зачете:
  • Источник: www.planetaexcel.ru

    Дополнительные вычисления в сводных таблицах

    Интересный факт: часто встречаю на семинарах слушателей, которые хорошо владеют инструментом сводных таблиц, но при этом не знают об их такой возможности, как дополнительные вычисления в сводных таблицах. Подходит для Excel 2010 – 2016, в Excel 2007 дополнительные вычисления «спрятаны» в параметрах поля и их гораздо меньше.

    Итак, у нас есть простая таблица Excel по продажам вот с такими заголовками:

    Нам нужно построить несколько отчетов:
    — Процентная структура продаж по городам и товарам.
    — Продажи по городам и месяцам нарастающим итогом.
    — Продажи по городам и месяцам с темпами роста.

    Процентная структура продаж

    1. Строим сводную таблицу, где в области строк ГОРОДА и ТОВАРЫ, а в области сумм — ДОХОДЫ (если вы не знаете, как создать сводную таблицу — смотрите в статье «Как построить cводную таблицу в Excel» ).

    2. Щелкаем правой кнопкой мыши по любому числу и выбираем раздел:
    Дополнительные вычисления → % От общего итога, или по строкам, или по столбцам. В зависимости от того, что вам нужно (иллюстрации a-c)

    3. А если я хочу видеть структуру продаж и по Товарам, и по Городам? Не проблема! Нужно выбрать процент по родительской строке (d).

    4. Все, конечно замечательно, НО хотелось бы рядом с процентами видеть абсолютные суммы… и это тоже не проблема. Открою маленький секрет: в область сумм мы можем НЕСКОЛЬКО РАЗ перетащить ОДИН И ТОТ ЖЕ СТОЛБЕЦ! Для этого просто захватываем нужное поле и перетаскиваем его в область сумм. Затем щелкаем правой кнопкой и настраиваем дополнительное вычисление (e)

    Продажи нарастающим итогом

    1. Строим сводную таблицу. В строки помещаем Города, в столбцы — Месяцы.

    2. Правой кнопкой мыши по любому числу → Дополнительные вычисления → С нарастающим итогом в поле (f)

    3. В открывшемся окне выбираем, что нарастание нужно по Месяцам и все готово! (g)

    Темпы роста

    1. В новую сводную таблицу добавляем в строки Города, в столбцы Месяцы, в область значений 2 РАЗА ДОХОДЫ, должно получиться что-то вроде того безобразия, которое изображено на рисунке h.

    2. Когда в области Значений появляется более двух полей, в столбцах появляется «виртуальное» поле, которое определяет ориентацию данных – как они будут по строкам или столбцам. Перетащим его в строки (i). Тут же «Сумма по полю…» можно переименовать.

    3. Щелкаем по числам одного из полей на сводной таблице и выбираем Приведенное отличие.

    4. Указываем Базовое поле «месяцы», элемент – «назад». Январь будет пустым, потому что перед ним нет других данных. Это место можно занять спарклайнами: Вставка → Спарклайны → График.

    Источник: finalytics.pro