Excel проверка вводимых значений

Проверка данных Excel

Во время работы с большими объемами информации, особенно когда ее обработка осуществляется формулами или макросами, важно, чтобы данные не имели ошибок, которые способны повлиять на итог. Сложности в получении корректных исходников появляются, когда они поступают из неструктурированных источников (плохо спроектированные базы данных, ручное заполнение таблиц и форм незаинтересованными в результате людьми). Особенно трудно добиться правильного оформления по определенной маске (шаблону). Например, дату в виде строки можно записать несколькими способами:

  • 01.01.2001;
  • 01/01/2001;
  • 1 января 2001 года и т.д.

В статье описывается функционал, позволяющий упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.

Где находится?

Для настройки параметров проверки вводимых значений необходимо на вкладке «Данные» в области «Работа с данными» кликнуть по иконке «Проверка данных» либо выбрать аналогичный пункт из раскрывающегося меню:

На экране появиться окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных может быть использовано любое значение:

Настройка условия проверки

Изначально требуется выбрать тип проверяемых данных, что будет являться первым условием. Всего предоставлено 8 вариантов:

  • Целое число;
  • Действительное число;
  • Список;
  • Дата;
  • Время;
  • Длина текста;
  • Другой.

В соответствии с выбранным пунктом, появляется возможность выбора дополнительных условий. Для чисел, дат, времени и длины текста возможно указать ограничения: меньше, больше, диапазон и т.п. К списку обязательно привязывается источник, а пункт «другой» предлагает ввести формулу, возвращающую логическое значение.

Самым необычным видом является выпадающий список.

Он позволяет выбирать значения, указанные в качестве источника и ограничивать допустимые значения им же. Также возможно создавать динамические выпадающие списки.

Всплывающая подсказка ячейки Excel

Функционал проверки данных в Excel позволяет настраивать всплывающие подсказки для ячеек листа. Для этого следует перейти на вторую вкладку окна проверки вводимых значений – «Сообщение для ввода».

На изображении показан пример возможного сообщения для ячейки, в которую вносятся целые числа от 1 до 31 (настройки вкладки «Параметры»). Заголовок и сообщения указываются по Вашему усмотрению, каких-либо правил к их оформлению нет. Не забудьте установить галочку на поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей», иначе сообщение будет деактивировано.

Пример всплывающей подсказки в Excel:

Вывод сообщения об ошибке

Последняя вкладка окна проверки данных позволяет настроить поведение и вывод сообщений при обнаружении ошибочного значения.

Существует три варианта сообщений, отличающихся по поведению:

Останов является сообщением об ошибке и позволяет произвести только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повтор ввода дает возможность скорректировать новое значение.

Предупреждение более лояльно в сравнении с остановом, так как позволяет оставлять значение, не соответствующее условиям проверки, после подтверждения ввода пользователем.

Сообщение выводить ошибку в виде простой информации и дает возможность отменить последнее действие.

Заголовок и сообщение заполняются по Вашему желанию.

Пример вывода одной и той же ошибки, но под разными видами:

Источник: office-menu.ru

Проверка вводимых значений в Excel

Программа Excel обладает эффективными инструментами для удобного контроля ввода больших объемов данных. Так же присутствуют средства для одновременного экспонирования нескольких значений ячеек, которые не соответствуют определенным требованиям.

Проверка данных в Excel

Приготовьте лист доходов и расходов как показано на рисунке:

Прибыль – это естественно доход минус расход. Допустим нам нужно проверить, в какие дни прибыль падала ниже 40$. Решение следующее:

  1. Выделите данные в диапазоне D2:D6 и выберите инструмент: «Данные»-«Работа с данными»-«Проверка данных».
  2. В появившемся окне: «Проверка вводимых значений» установите такие же настройки как показано на рисунке. И нажмите ОК.
  3. Теперь выберите инструмент из выпадающего списка: «Данные»-«Проверка данных»-«Обвести неверные данные». И обратите внимание на результат:
  4. При необходимости можете удалить красные обводки, выбрав инструмент «Удалить обводку неверных данных».

Примечание. Обведение несоответствующих критериям данных работают только в тех диапазонах, в которых установлены эти же критерии инструментом «Проверка данных».

Окно контрольного значения в Excel

Смоделируем следующую ситуацию. Нужно закупить расходные материалы для небольшой фирмы. Требуется приобрести канцелярские принадлежности, потребительские принадлежности и моющие средства. Списки закупаемых позиций записываем отдельно на каждом листе, разделяя их по типам товаров.

Наперед не известно, сколько позиций будет в каждой группе товаров.

На листе ИТОГО должно быть посчитано, сколько денег нужно для приобретения каждой группы товаров по отдельности. И какая общая сумма расходов.

Дописывая каждую новую позицию, пользователь должен иметь возможность следить за общей суммой расходов. Решение:

  1. Создайте книгу с листами, так как указано выше на рисунке и на каждом листе добавьте по несколько позиций разным количеством.
  2. На листе: «ИТОГО» поставьте формулы как указано выше на рисунке и перейдите в ячейку B4.
  3. Перейдите на закладку «Формулы» и выберите инструмент «Окно контрольного значения»
  4. В появившемся окне нажмите кнопку «Добавить контрольное значение» и в нем указываем адрес ячейки, за значением которого мы будем следить: =ИТОГО!$B$4. Жмите добавить.
Читайте также:  Как распечатать документ из экселя

Теперь у Вас есть возможность избежать бесконтрольных расходов при заполнении листов новыми товарами.

Не важно, на каком листе Вы находитесь. Поверх всех окон отображено окно контрольного значения, а в нем видно общую сумму расходов. Несложно догадаться, как сделать так, чтобы в этом окне отображались и значения общей суммы каждой группы по отдельности.

Полезный совет. Если взять курсором мышки за заголовок “Окно контрольного значения” и навести на строку состояния окна программы (в область ярлычков с названиями листов), то оно удобно зафиксируется в нижней части главного окна.

Источник: exceltable.com

Проверка вводимых данных

Очень часто при вводе данных в ячейки электронной таблицы мы совершаем ошибки.

Если четко знать каким условиям должны удовлетворять вводимые данные, то ошибок можно избежать. Для этого надо задать условия проверки вводимых значений.

Выделите диапазон ячеек, в которые будут вводиться данные.

Выберите инструмент “Проверка данных” на панели “Работа с данными” ленты “Данные”. Из выпадающего списка выберите значение “Проверка данных..”.

В появившемся окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” задайте условия проверки.

На вкладке “Сообщение для ввода” введите текстовые значения, которые будут показаны пользователю, когда ячейка выбрана.

На вкладке “Сообщение об ошибке” введите текстовые значения, которые будут показаны пользователю, когда в ячейку введено ошибочное значение.

Вот как это будет выглядеть в процессе работы.

Если в окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” установить в поле “Тип данных” значение “Список”, то можно упростить ввод повторяющихся данных.

Для этого надо предварительно ввести все допустимые значения из списка. Затем в поле “Источник” указать диапазон ячеек, где расположены допустимые списочные значения:

  • нажмите изображение таблицы, расположенной справа поля;
  • выделите диапазон ячеек;
  • повторно нажмите на изображение таблицы.

После этого, при выборе ячейки будет появляться стрелочка, нажав на которую можно выбрать нужное значение из списка.

Поэкспериментируйте с настройкой различных параметров проверки вводимых данных, чтобы лучше понять как работает этот инструмент.

В начало страницы

В начало страницы

Источник: on-line-teaching.com

Нельзя использовать внешние ссылки с проверкой данных в Excel

Признаки

При вводе ссылки на ячейку в поле источник или формула в диалоговом окне Проверка данных, а затем нажмите кнопку ОК отображается следующее сообщение об ошибке:

Вы не можете использовать ссылки на другие листы или книги для условий проверки данных.

Причина

Эта проблема возникает после выполнения указанных ниже действий.

Выберите ячейки, для которых следует применить проверку данных, а затем выберите пункт Проверка в меню данные.

В Microsoft Office Excel 2007 щелкните Проверка данных в области ” инструменты данных ” на вкладке ” Проверка данных “.

Перейдите на вкладку Параметры, а затем выберите пункт настраиваемый в списке Разрешить.

Ссылка на ячейку указывается в ячейке другого листа или книги в исходном поле или поле “Формула”.

С помощью команды проверки данных можно добавлять ограничения на данные, вводимые в конкретные ячейки. Тем не менее, ячейки, содержащие условия данных, могут ссылаться только на ячейки внутри того же листа, что и ячейки, которые ограничены.

Временное решение

Чтобы обойти эту проблему, укажите ячейку, которая находится на внешнем листе как условие проверки данных, если локальная ячейка ссылается на ячейку условия. Для этого выполните следующие действия:

В меню Файл выберите команду Создать, выберите книга и нажмите кнопку ОК.

В Excel 2007 нажмите кнопку Microsoft Office, а затем нажмите кнопку создать. В диалоговом окне Создание книги нажмите кнопку пустые и последние, выберите пункт чистая книга, а затем нажмите кнопку создать.

Выберите ячейку a1.

В меню Данные выберите пункт Проверка, а затем перейдите на вкладку Параметры.

В Excel 2007 щелкните Проверка данных в области ” инструменты данных ” на вкладке ” Проверка данных “, а затем перейдите на вкладку Параметры .

В списке Разрешить выберите целое число.

В списке данные выберите равно.

В поле значение введите ссылку на ячейку на листе. Например, введите = $B $1.

Нажмите кнопку “ОК”.

В ячейке, на которую ссылается шаг 6, введите формулу, ссылающуюся на ячейку внешние условия. Например, в ячейке B1 введите следующую формулу:

= Лист2! $C $1

В поле Внешняя ячейка введите значение критерия, который будет использоваться для проверки данных. Например, в ячейке C1 объекта Лист2 введите 5.

Теперь вы можете ввести только критерии проверки данных (например, 5) в ячейке a1 элемента Лист1.

Читайте также:  В excel убрать все пробелы в

Дополнительные сведения

Excel включает средство, позволяющее указать, какие данные являются допустимыми для отдельных ячеек или диапазонов ячеек на листе. Это средство называется проверкой данных.

Чтобы получить доступ к средству в MIcrosoft Office Excel 2003 и более ранних версиях Excel, выберите пункт Проверка в меню данные. Чтобы получить доступ к средству в Excel 2007, нажмите кнопку Проверка данных в области ” инструменты данных ” на вкладке ” Проверка данных “.

Ограничения включают значения, даты, время или списки текста или значений. Ограничения могут быть ограничены точными совпадениями или диапазонами ячеек. Можно ввести проверочные значения в диалоговом окне Проверка данных или сохранить их в ячейках листа. Эти проверяемые ячейки должны находиться на том же листе, что и ячейки с ограничениями.

Источник: docs.microsoft.com

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как в Excel проверять правильность вводимых данных в ячейку

К сожалению, часто при работе в Excel вы можете столкнуться с ситуацией, когда правильность работы формулы определяется правильностью (или корректностью введенных в нее данных. В терминах Excel мусором называются ошибочные или некорректные данные в ячейках.

Для предотвращения стандартных ошибок вы можете использовать письменные предупреждения для тех, кто будет работать с документом. Но также при этом существуют другие возможности, позволяющие исключить ввод некорректных данных. Под некорректными данными следует понимать следующее:

  • Данные ошибочного типа — например, ввод текстовой строки туда, где необходим ввод числа.
  • Данные, выходящие за пределы допустимых значений: например, ввод числа 200 в ячейку, требующую ввода числа от 0 до 100.

Как было отмечено, вы можете попытаться предотвратить это, введя пометки на рабочем листе. Но при этом необходимо, чтобы человек прочитал и воспользовался данными предписаниями, это важно при написании докладов. Лучшим способом предотвращения подобных ситуаций является использование правил проверки данных Excel. С такой проверкой вы сможете создавать правила, которые в точности определяют необходимый формат ввода данных или допустимый диапазон значений. Вы также сможете задать всплывающие сообщения при выборе ячейки с правилами, так же как и сообщения об ошибке, когда вводятся ошибочные данные.

Рис. 1. Диалоговое окно «Проверка вводимых значений»

Для задания такой проверки выполните следующие шаги:

  1. Выделите одну или несколько ячеек, к которым необходимо применить правило проверки.
  2. Выберите вкладку Данные ленты инструментов, далее нажмите на кнопку Проверка данных. Вы увидите окно Проверка вводимых значений — см. рис. 1.
  3. В закладке Параметры в раскрывающемся меню Тип данных вы можете задать различные типы допустимых для ввода данных. Любое значение означает возможность задания любого типа данных. В случае выбора других значений из данного выпадающего списка вы сможете задать также дополнительные параметры, к примеру, указать диапазон, в который должно попадать значение.
  4. В случае если ячейка из выделенного диапазона уже имеет правило, будет доступна галочка Распространять изменения на другие ячейки с тем же условием. При ее выборе правила применятся и к остальным выбранным ячейкам.
  5. Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки на экране появлялось сообщение с указанием, выберите закладку Сообщение для ввода. Здесь вы сможете ввести заголовок и сам текст сообщения.
  6. Для появления сообщения об ошибке при вводе некорректных данных, перейдите на закладку Сообщение об ошибке. Здесь, помимо заголовка и текста сообщения, вы можете выбрать стиль ошибки. Только в случае типа Останов (остановка) пользователь не сможет проигнорировать данное сообщение и ему придется ввести правильные данные.
  7. Нажмите ОК для подтверждения изменений.

Источник: excelexpert.ru

Подсказки и проверки ввода данных в MS Excel

В MS Excel есть ряд очень полезных инструментов для удивительно простого создания по-настоящему сложных форм сбора информации. Однако, вот незадача — чаще всего камнем преткновения во взаимодействии с ними служат не возможности табличного редактора, а человеческая «косорукость». Пользователи стирают формулы из ячеек, вносят некорыстные данные, в общем, портят плоды наших трудов.

К счастью они делают это не со зла, и все что нужно нам — разработчикам, снабдить их подсказками и уже готовыми заранее ответами. Как это сделать, я расскажу в этой статье.

Вот и моя демонстрационная excel-таблица. Как её заполнять?

Подсказки в MS Excel

Первый способ вставки подсказки

Первым делом разберемся c подсказками. Взгляните на мою табличку. Вроде бы все просто, однако даже при такой простоте можно нагородить солидный огород. К примеру, поле «номер документ» — это №1, 1, или 22.03-1?

Самый проcтой способ вставить примечание в лист MS Excel

Самое простое, это щелкнуть по нужной ячейке правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Вставить примечание«. В появившемся поле достаточно написать требуемый текст, и если пользователь поднесет курсор мыши к этой ячейке, текст немедленно появится во всплывающей подсказке.

Читайте также:  Как в excel считать часы

Обратите внимание: ячейка с примечанием помечена особым значком — маленьким красным треугольником в правом верхнем углу. Сам же текст примечания может быть отформатирован как любой другой — вы можете сделать его жирным или курсивным, чтобы подчеркнуть особо важные моменты своего послания.

Удалить примечания можно только из контекстного меню правой кнопки мыши

Обратите внимание: нажатие кнопки «Delete» в ячейке не удалит примечание. Избавиться от него (или изменить его текст) можно повторно щелкнув в ячейке правой кнопкой мыши и выбрав пункт «Удалить примечание» или «Изменить примечание».

Второй способ вставки подсказки

Ещё один способ ввести подсказку интересен нам только с точки зрения того, о чем пойдет разговор дальше (фильтрации ввода), тем не менее знать о нем полезно.

Примечания в Excel с помощью проверки данных

Поставьте курсор мыши в выбранную ячейку, на панели «Данные» в группе «Работа с данным» откройте инструмент «Проверка данных«, и заполните поля «заголовок» и «текст сообщения» на вкладке «Сообщение для ввода«. Нажмите «Ок».

Теперь, при щелчке на ячейке с подсказкой (обратите внимание — отмеченная таким способом ячейка не помечается красным треугольником, и выглядит так же как любая другая) также будет выведен его текст в желтом прямоугольнике. Удалить и изменить примечание введенное через «Проверку данных» с помощью правой кнопки мыши, нельзя.

Проверка по числу введенных символов

Подсказки — это хорошо, но что делать с самыми «прогрессивными» пользователями, которые подсказок не читают? Остается одно — бить по рукам… то есть использовать фильтрацию ввода, я хотел сказать.

Снова открываем инструмент «Проверка данных«, переходим на вкладку «Параметры» и смотрим на наши возможности по ограничению возможностей пользователя.

Проверка по числу введенных символов в MS Excel

Первое, что может оказаться полезным, это проверка по длине введенного текста. Выбираем пункт «Длина текста» и указываем любой диапазон ограничений. К примеру, я хочу чтобы текст в поле «Сообщение» был как можно более кратким, но в то же время ячейка не могла оставаться пустой. Значения от 3-х до 25 введенных символов, этого вполне хватит, чтоб вписать что-то вроде «Напоминание об оплате» (21 символ), а при попытке ввести более длинный текст, MS Excel выдаст окно-предупреждение и не даст завершить ввод.

Слишком длинный текст! Excel стоит на страже и не пропустит такой очевидной ошибки

Проверка по числу

Ещё один хороший способ фильтрации который пригодится без сомнения: фильтрация по числу. Установите фильтр подобный указанному на рисунке и навсегда избавьтесь от проблем с тем, что в поле цена появляются буквы, пробелы и лишние символы.

Проверка по числу в Excel

Фильтрация на ввод чисел работает ничуть не хуже

Выбор из имеющегося списка значений

Самая мощная и интересная проверка ввода в MS Excel — выборка из выпадающего списка. Она подойдет не для всех типов ячеек, но там где нужна точность, а диапазон значений не слишком велик, выборка по списку это то что надо.

А теперь, сделаем проверку по выпадающему списку в MS Excel. Данные введем вручную, через точку с запятой.

Выбираем в «Проверке данных» вкладку «Параметры«, и указываем «Тип данных» → «Список». Ввести «предустановленные» значения можно двумя способами:

  • Выбрать диапазон данных с помощью кнопки «Диапазон данных».
  • Вписать значения выпадающего списка вручную, через точку с запятой.

…или выберем из диапазона

Второй способ более интересен, так как данные «спрятаны» от пользователя, зато набить их больше десятка подряд — проблематично. Первый способ позволяет без проблем задать намного больший список для выбора данных, однако прежде придется этот список разместить где-то в документе (каждое значение на отдельной строке), например на отдельном «служебном» листе в той же книге MS Excel.

Выбор из списка на листе MS Excel. Других данных ввести не удастся.

Вот и готово — теперь заполнить ячейку можно лишь теми значениями, что мы указали в списке. При попытке ввести данные вручную, MS Excel выдаст нам уже знакомую ошибку.

Кстати, можно изменить и её текст — для этого перейдите на вкладку «Сообщение для вывода» в «Проверке данных», как мы уже делали при «втором способе» вставке подсказок, измените текст на требуемый.

Источник: bussoft.ru