Экспорт данных из access в excel

Экспорт данных в Excel

С помощью мастера экспорта можно экспортировать данные из базы данных Access в файл формата, распознаваемого приложением Excel. В этой статье описаны процедуры подготовки и экспорта данных в Excel, а также приведены рекомендации по поиску и устранению типичных неполадок, которые могут при этом возникнуть.

В этой статье

Экспорт данных в Excel: основы

При экспорте данных в Excel приложение Access создает копию выбранных данных, а затем сохраняет их в файле, который можно открыть в Excel. Если данные требуется копировать из Access в Excel достаточно часто, можно сохранить параметры операции экспорта для повторного использования и даже запланировать ее автоматический запуск через определенные интервалы времени.

Стандартные сценарии экспорта данных в Excel

В отделе или рабочей группе для работы с данными используется как Access, так и Excel. Данные хранятся в базах данных Access, но для анализа и распространения его результатов используется Excel. Группа выполняет экспорт данных в Excel по мере необходимости, но этот процесс требуется сделать более эффективным.

Вы используете Access, но ваш руководитель предпочитает работать с данными в Excel. Вам приходится регулярно копировать данные в Excel, но вам хотелось бы автоматизировать этот процесс ради экономии времени.

Об экспорте данных в Excel

В приложении Access нет команды “Сохранить как” с возможностью сохранения данных в формате Excel. Чтобы скопировать данные в Excel, необходимо воспользоваться функций экспорта, описанной в этой статье, либо скопировать данные Access в буфер обмена, а затем вставить их в таблицу Excel.

Можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет, а также отдельные записи в представлении.

В приложении Microsoft Excel есть команда импорта данных из базы данных Access. Ее можно использовать вместо команды экспорта Access, однако с помощью команды импорта в Excel можно импортировать только таблицы и запросы. Дополнительные сведения см. в разделе справки Excel Подключение к внешним данных и их импорт.

Экспортировать макросы и модули нельзя. При экспорте формы, отчета или таблицы с подчиненными формами, отчетами или таблицами экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Все подчиненные формы, отчеты и таблицы следует экспортировать в Excel отдельно.

В ходе операции экспорта можно экспортировать лишь один объект базы данных. Однако после нескольких операций экспорта можно выполнить в Excel слияние нескольких листов.

Подготовка к экспорту

Прежде чем выполнять операцию экспорта, следует проверить данные, которые будут экспортироваться, на предмет сообщений об ошибках и ошибочных значений. Ошибки рекомендуется устранить до экспорта данных в Excel. В противном случае в ходе экспорта могут возникнуть неполадки, а в ячейки листа Excel могут быть вставлены пустые значения. Дополнительные сведения о проблемах, которые могут возникнуть при экспорте данных в Excel, см. в разделе Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Если исходным объектом является таблица или запрос, определите, как требуется экспортировать данные: с сохранением форматирования или без него. Выбранный способ экспорта влияет на два аспекта целевого файла: объем экспортируемых данных и формат их отображения. В приведенной ниже таблице представлены результаты экспорта форматированных и неформатированных данных.

Источник: support.office.com

Экспорт данных из Acess в Excell

Сведения о вопросе

Создать сводную таблицу можно в Excel, но использовать внешние данные из Access.

Программа Microsoft Access очень часто применяется для управления наборами таблиц, которые связаны согласно определенным правилам или полям (как, например, таблицы Покупатели, Заказы и Доход одной базы данных).

При управлении данными в Access в ваше распоряжение предоставляются все преимущества реляционных баз данных: целостность информации, отсутствие избыточных данных и получение необходимых сведений с помощью запросов. Для большинства пользователей Excel базы данных Access предоставляют ценность только как хранилища информации, данные из которых извлекаются с помощью запросов. После импорта данных в Excel их можно представить в виде сводных таблиц, а потому и быстро проанализировать самым тщательным образом.

Проблема такого подхода заключается в том, что он предполагает хранение в одной рабочей книге сразу двух копий одного и того же набора данных: на рабочем листе и в кеше сводной таблицы. Это автоматически делает рабочую книгу громоздкой, а ее файл — в два раза большего размера, чем того требует ситуация. Конечно, существует способ повышения эффективности обработки внешних данных Access.

В Excel 2010 поддерживается удивительно простой способ извлечения данных из файлов Access, не требующий создания двух их копий. Просто запустите Excel на выполнение и откройте пустую рабочую книгу. Далее перейдите на вкладку ленты Данные (Data) и в группе Получение внешних данных (Get External Data) щелкните на кнопке Из Access (From Access), как показано на рис. 7.19.

Рис. 7.19. Щелкните на кнопке Из Access, чтобы получить данные из базы данных Access

На экране появится диалоговое окно, где запрашивается база данных, которой будет извлекаться информация. Укажите исходную базу данных. После выбора базы данных на экране появится диалоговое окно, подобное показанному на рис. 7.20. В нем перечислены все таблицы и запросы, присутствующие в указанной базе данных. В нашем примере выбран запрос Sales_By_Employee. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 7.20. Выберите запрос или таблицу, данные которой нужно проанализировать

На рис. 7.20 показано, что в диалоговом окне Выделить таблицу (Select Table) присутствует столбец Тип (Туре). В Access существуют два типа объектов, которые могут импортироваться в Excel: представление (view) и таблица (table). Представления соответствуют запросам Access.

В нашем примере Sales_By_Employee — это запрос Access. Таким образом, в сводную таблицу будет импортироваться результат выполнения запроса. Это очень важный аспект обработки данных. Сбор необходимых данных, соответствующих запросу, выполняет программа Access, a Excel всего лишь обеспечивает их анализ.

Следующим на экране появляется диалоговое окно Импорт данных (Import Data). В нем указывается формат, в котором будут импортироваться данные. Как видно на рис. 7.21, можно импортировать исходные данные как таблицу, сводную таблицу или сводную таблицу с соответствующей диаграммой. Кроме того, нужно указать Excel, куда именно следует поместить данные.

Рис. 7.21. Установите переключатель Отчет сводной таблицы

Установите переключатель Отчет сводной таблицы (PivotTable Report) и щелкните на кнопке ОК. Начиная с этого момента вы будете наблюдать на экране рабочий лист Excel с диалоговым окном Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List). Теперь можно выполнять любые операции с только что созданной сводной таблицей (рис. 7.22).

Рис. 7.22. Сводная таблица готова к применению

Преимущество описанного метода заключается в сохранении в рабочем файле только одной копии исходных данных, которая заносится в кеш сводной таблицы. Ни в каких рабочих листах в явном виде импортированные данные не сохраняются. Представляет ли это проблему, если вы захотите вывести импортированные данные? Конечно же, нет!

Можно указать в сводной таблице представить исходные данные в нужном виде, для чего достаточно дважды щелкнуть на соответствующем значении. На рис. 7.23 показан результат двойного щелчка на значении Общий итог для менеджера с фамилией Gall (Галл). В результате на рабочем листе будут выведены все записи, в которых содержатся значения, принимающие участие в вычислении общего итога для мистера Галла. Все указанные данные автоматически помещаются на отдельный рабочий лист.

При создании сводной таблицы на основе базы данных Access вы сможете обновить ее данные только в случае доступности исходной таблицы или запроса. Таким образом, удаление, перемещение или переименование базы данных или отдельных ее компонентов приводит к нарушению связи сводной таблицы с внешним источником, а потому и невозможности ее обновления.

Читайте также:  Excel текст

Именно по этой причине многие клиенты, использующие связанные с базой данных сводные таблицы, не могут своевременно обновлять информацию, и из-за этого отказываются от применения внешних источников информации. Поэтому лучше всего при создании сводных таблиц использовать внешние данные, располагаемые на общедоступных файловых серверах.

Рис. 7.23. Двойной щелчок на итоговом значении в области данных сводной таблицы приводит к выводу всех строк, принимающих участие в вычислении этого общего итога

Источник: answers.microsoft.com

Выгрузка данных из Access в шаблон Word и Excel

Всем привет, сегодня мы поговорим о том, как можно выгрузить данные из Access в такие приложения как Word и Excel. Но не о стандартном способе, который есть в Access (связь с Office), а о способе, который позволяет выгружать данные в заданный шаблон как в Word, так и в Excel.

Другими словами, это нужно тогда, когда создать отчет в Access по шаблону, который уже существует, например, в Word, невозможно или слишком трудоемко. Как Вы знаете, отчет в Access может выводиться просто коряво или, самый распространенный вариант, это когда много текста, который в отчете Access не так хорошо форматируется как в Word, а данных не так много, но отчет необходимо автоматизировать, например это какие-то договора, заявления и так далее.

Использование слияния из самого Word-а не очень удобно, поэтому сегодня я расскажу, как можно заполнять такие шаблоны напрямую из Access, путем нажатия на одну кнопку.

Кроме выгрузки в шаблон Word, иногда возникает и необходимость выгрузки в шаблон Excel, и этот способ мы тоже сегодня рассмотрим.

Экспорт данных из Access в шаблон Word

Вся разработка делится на две части, это:

  • Настройка шаблона Word;
  • Настройка выгрузки данных в шаблон.

Суть настройки шаблона заключается в том, чтобы проставить необходимые поля в тех местах шаблона, где нужно выводить те или иные данные. Это делается с помощью полей формы.

Примечание! Я использую Microsoft Word 2003.

Открываем шаблон Word, для начала добавим необходимую панель инструментов, для этого нажимаем «Вид -> Панель инструментов» и ставим галочку «Формы». Теперь у Вас отобразилась панель инструментом «Формы». Все, что осталось сделать — это вставить в местах, в которых необходимо выводить данные, элементы «Текстовое поле», которые доступны на только что добавленной панели инструментов.

После добавления поля, у Вас появится серая область, которая свидетельствует о том, что поле добавлено. Теперь необходимо задать имя этого поля, для того чтобы потом из access вставлять в него значения (стандартное названия не очень удобное). Для этого щелкните правой кнопкой мыши по полю и нажмите «Свойства». В поле закладка напишите желаемое имя этого поля, я в примере назвал его MyTestPole.

Создайте столько полей, сколько Вам нужно.

На этом настройка шаблона закончена, рекомендую сделать этот шаблон только для чтения, а то пользователь возьмет, сформирует документ и сохранит его, и шаблон тем самым потеряется, а если сделать его только для чтения, то у него такой возможности не будет, только сохранять через «Сохранить как».

Переходим к более интересной задачи, это к реализации самой выгрузки из Access в этот шаблон на VBA.

Примечание! Я использую Access в связке с MS SQL 2008, поэтому и данные буду брать от туда.

Код VBA для выгрузки данных в шаблон Word

Допустим, у Вас есть форма, сделайте на ней кнопку (я назвал ее testbutton) и в событие нажатие кнопки вставьте следующий код VBA:

Код прокомментирован, поэтому сложностей возникнуть не должно. Здесь весь смысл сводится к созданию объекта word.document и word.application. А после мы уже работаем с нашими объектами, т.е. заполняем их.

Экспорт данных из Access в шаблон Excel

В шаблоне Excel уже не нужно создавать поля как в Word, так как здесь мы уже будем ориентироваться по адресам ячеек.

Существует несколько способов, как заполнять Excel шаблон, я опишу два, первый — это тогда, когда Вам просто необходимо проставить несколько полей, т.е. в источнике данных будет всего одна строка с несколькими столбцами. Второй — это когда строк будет уже несколько, причем Вы не знаете, сколько именно (в зависимости от каких то условий). В шаблоне по умолчанию отведено для этого все пару строк, поэтому мы будем нужные нам строки добавлять, для того чтобы наши данные не накладывалась на строки ниже (допустим там примечание, подпись руководителя и т.д.). И совет, я здесь, для примера, использую всего один источник данных, а Вы, если Вам необходимо заполнить шапку, примечание и некое количество строк (т.е. область данных), можете использовать несколько источников (Recordset).

Код VBA для выгрузки данных в шаблон Excel

Сначала добавьте кнопку на форму (я ее назвал testexcel) и вставьте следующий код в событие «Нажатие кнопки».

Здесь я также все подробно прокомментировал, но если есть вопросы, то задавайте их в комментариях к данной статье.

Источник: info-comp.ru

Канал в Telegram

Вы здесь

Импорт и Экспорт данных из mdb (Access) в Excel на VBA

Программные продукты MS Access и MS Excel относятся к одному пакету MS Office, но из-за лицензионных ограничений, не на все рабочие станции может быть установлен Access. Может возникнуть такая ситуация, что сотруднику, который работает только с Excel, потребуются некоторые данные, которые содержатся в базе Access. Как быть? Можно установить копию Access, но т.к. эта надобность может быть разовой или очень редкой, то приобретение лицензии экономически невыгодно. Можно попросить разработчика mdb создать отчет, который бы экспортировался в Excel. А можно, зная структуру таблиц БД Access, написать небольшой макрос (а можно и большой) который бы импортировал данные в книгу Excel и обрабатывал их особым образом. Есть еще один способ, это использовать инструменты Excel – “Импорт внешних данных“, но о нем в других статьях. А пока рассмотрим пример на VBA.

Для импорта/экспорта будем использовать библиотеку MS DAO 3.6 Object Library, которая поставляется вместе с VBA. Включите ее в новом проекте. Для этого в редакторе VBA (Alt+F11) откройте Tools – References, найдите в списке “Microsoft DAO 3.6 Object Library” и поставьте галочку.

Например, у нас есть некая база данных комплектующих к ПК, прайс лист проще говоря. Таблица называется “tbl_прайс” и имеет следующую структуру:

  • ID – поле типа счетчик;
  • Вид – поле типа “Текст (String)” с длинной 50 символов. Содержит принадлежность к виду комплектующих (Процессор, Материнка, ОЗУ и т.д.);
  • Производитель – тип текст, длина 50;
  • Модель – содержит номер и краткие характеристики модели. Поле так же, текст, длина 255;
  • Количество – поле типа “Числовой”, Размер – “Длинное целое”. Содержит кол-во комплектующих на складе;
  • Цена – поле типа “Числовой”, Размер – “Действительное”. Указывает цену за единицу товара.
Читайте также:  Excel из текста в число excel

Можете создать и наполнить данными базу mdb, а можете взять используемую базу в примерах ниже здесь.

Итак, база есть, например, нам необходимо полностью прочитать таблицу БД (“tbl_прайс”) и вывести результат на лист Excel. Cоздаем новый модуль и добавляем в него процедуру следующего содержания:

Sub ReadMDB()
‘переменная хранящая результат запроса
Dim tbl As Recordset
‘строка запроса SQL
Dim SQLr As String
‘переменная хранящая ссылку на подключенную БД
Dim dbs As Database

‘подключаемся к mdb
Set dbs = DAO.OpenDatabase(“E:price.mdb”)

‘составляем строку SQL запроса
SQLr = “SELECT * FROM tbl_прайс”

‘отправляем запрос открытой БД
‘результат в виде таблицы сохранен в tbl
Set tbl = dbs.OpenRecordset(SQLr)

‘вставляем результат в лист начиная с ячейки A1
Cells(1, 1).CopyFromRecordset tbl

‘Закрываем временную таблицу
tbl.Close

‘Очищаем память. Если этого не сделать, то таблица
‘так и останется висеть в оперативке.
Set tbl = Nothing

‘Закрываем базу
dbs.Close
Set dbs = Nothing
End Sub

Логика работы этой и всех последующих процедур чтения(записи) данных в БД проста. Сначала мы открываем БД, затем отправляем SQL запрос, получаем результат запроса в виде таблицы, закрываем БД, освобождаем память.

В данном варианте мы использовали метод CopyFromRecordset ячейки листа т.е. вставили результат запроса в лист так как есть, но что делать если результат нужно еще обработать некоторым образом который невозможно описать в запросе!? Ниже код демонстрирует построчное чтение результата запроса в цикле Do While (как работает цикл Do While описано в этой статье):

Sub ReadMDB_построчно()

Dim tbl As Recordset
Dim SQLr As String
Dim dbs As Database
Dim i As Integer

Set dbs = DAO.OpenDatabase(“E:price.mdb”)

SQLr = “SELECT * FROM tbl_прайс”
Set tbl = dbs.OpenRecordset(SQLr)
i = 1

‘выполняем цикл пока не конец tbl
Do While Not tbl.EOF
‘присваиваем каждой ячейке значение из полей таблицы
Cells(i, 1) = tbl.Fields(“ID”)
Cells(i, 2) = tbl.Fields(“Вид”)
Cells(i, 3) = tbl.Fields(“Производитель”)
Cells(i, 4) = tbl.Fields(“Модель”)
Cells(i, 5) = tbl.Fields(“Количество”)
Cells(i, 6) = tbl.Fields(“Цена”)
‘и для примера получим сумму (цена*кол-во)
Cells(i, 7) = tbl.Fields(“Количество”) * tbl.Fields(“Цена”)

i = i + 1
tbl.MoveNext ‘переход к следующей записи

Loop

tbl.Close
Set tbl = Nothing

dbs.Close
Set dbs = Nothing
End Sub

Обратите внимание, второй вариант выводит результат на лист заметно медленнее, чем первый! Поэтому рекомендую по возможности использовать первый вариант.

Метод OpenRecordset позволяет только считывать данные из таблиц БД с помощью запросов. Для того чтобы выполнить запросы на изменение, добавление или удаление записей в таблицах используется метод Execute. Смотрим пример, который позволяет добавить запись в таблицу (при соответствующем SQL запросе можно изменить, удалить записи):

Sub ReadMDB_добавить_запись()

Dim tbl As Recordset
Dim SQLr As String
Dim dbs As Database
Dim kol As Long

Set dbs = DAO.OpenDatabase(“E:price.mdb”)

Set tbl = dbs.OpenRecordset(“tbl_прайс”)
‘метод RecordCount позволяет получить кол-во записей
‘Kol хранит ID для новой записи
kol = tbl.RecordCount + 1

SQLr = “INSERT INTO tbl_прайс (ID,Вид,Производитель, Модель,Количество, Цена)” _
& “Values (” & kol & “,’ОЗУ’,’Hyndai’, ‘DDR3’, 123, 600)”

tbl.Close
Set tbl = Nothing

dbs.Close
Set dbs = Nothing
End Sub

В этих примерах показаны основные моменты работы с БД mdb, которые помогут организовать обмен данными между Excel и Access, но эти способы не являются единственно верными и правильными. На этом все. До встреч!

Источник: www.programm-school.ru

Практикум: «Обмен данными между Microsoft Access и Microsoft Excel»

Использование внешних данных (импорт, экспорт и связывание)

При работе с Access зачастую возникает необходимость использования данных, сохраненных в других форматах (например, в файлах .xls) или расположенных в других местах (по сравнению с текущей базой данных). Для таких случаев используют одно из следующих средств:

1) импорт данных;

Часто приходится выполнять обратную операцию – передавать данные из Access в другие приложения – Word, Excel, Lotus или другую базу данных – MS Access, Microsoft SQL Server, Oracle. В таких случаях проводят процедуру 3) экспорта данных.

Импорт данных

В Access могут быть импортированы файлы следующих типов: файлы Microsoft Access (.mdb, можно импортировать таблицы, запросы и прочие объекты), файлы электронных таблиц(Microsoft Excel (.xls), Lotus Notes (.wks, wrk)), Microsoft Outlook, Текстовые файлы (.txt), вэб-страницы (html, xml), ODBC Databases (файлы других баз данных).

Для импорта нужного файла нужно выбрать вкладку Файл, затем Внешние данные, после чего выбираем Импорт (File, Get External Data, Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import). Далее выбираем тип импортируемого файла (например, Microsoft Excel), находим нужный файл и нажимаем Импорт. Можно произвести импорт другим способом: в окне базы данных щелкнуть на свободном месте правой кнопкой мыши и в появившемся окне выбрать строку Импорт.

Импортировать данные можно только в таблицы – в новые или уже существующие.

Связывание

Если при импорте данные из исходного файла копировались в новую или существующую таблицу, то при связывании Access просто получает доступ к данным другой таблицы, при этом данные по-прежнему хранятся в исходном файле. Сначала данные в присоединенной таблице доступны только для чтения. Для того чтобы данные в присоединенной таблице можно было не только просматривать, но и изменять, эта таблица обязательно должна иметь ключевое поле.

Чтобы присоединить внешнюю таблицу к базе данных, выберите команду Файл, Внешние данные, Связь с таблицами (File, Get External Data, Link Tables). Появится диалоговое окно Связь, в котором нужно выбрать тип связываемого файла и путь к нему. Возможные типы файлов для связывания те же, что и для импорта.

Также существует другой способ создания связи: в окне базы данных щелкнуть правой кнопкой мыши на свободной месте и в появившемся меню выбрать строку Связь с таблицами.

Если изменить имя или месторасположение присоединенного файла, то для нормальной работы с этим файлом связь нужно обновить. Обновить связь с таблицей можно двумя способами.

Первый способ состоит в том, что нужно просто удалить присоединенную таблицу из базы данных, а потом присоединить вновь.

Второй способ обновления связи с внешней таблицей — это использование Диспетчера связанных таблиц (Linked Table Manager). Чтобы воспользоваться Диспетчером связанных таблиц: выберите команду меню Сервис, Служебные программы, Диспетчер связанных таблиц (Tools, Database Utilities, Linked Table Manager).

Экспорт данных

Экспортировать данные из Access можно в файлы различных типов (уже перечисленные + текстовый формат RTF). Экспортировать данные Access можно не только из таблицы, но и из запроса. Можно экспортировать не только данные, но и объекты Access — формы, отчеты, макросы. Для экспорта данных следует: 1) в окне базы данных выбрать экспортируемый объект (например, нужную таблицу), выделив его мышкой; 2) выбрать в строке меню команду Файл и в раскрывшемся меню выбрать Экспорт(или щелкнуть на нужном объекте правой кнопкой мыши и в появившемся окне выбрать Экспорт); 3) В окне появившемся окне Экспорт объектавыбрать тип файла и путь к нему, куда будет происходит экспорт.

Access позволяет быстро экспортировать данные из таблицы в файл Microsoft Excel. Выполняется это с помощью команды Связи с Office (Office Links). При этом можно экспортировать как всю таблицу, так и ее часть. Если нужно экспортировать всю таблицу, выделите эту таблицу в списке таблиц окна базы данных и и выберите Сервис ->Связи с Office->Анализ в Microsoft Office Excel (или нажмите стрелку справа от кнопки Связи с Office на панели инструментов). Access создаст новый файл XLS, скопирует в него данные из выделенной таблицы, запустит приложение Excel и откроет в нем этот файл. Аналогично можно экспортировать только часть таблицы Access, например подмножество строк или даже диапазон ячеек. Для этого необходимо открыть таблицу в режиме Таблицы, выбрать подмножество строк, например с помощью фильтра, или выделить диапазон ячеек, затем выполнить команду Сервис, Связи с Office, Анализ в MS Excel (Tools, Office Links, Analyze It with Microsoft Excel), и выбранные данные будут экспортированы в Excel.

Читайте также:  Поиск значения в таблице эксель

Практикум: «Обмен данными между Microsoft Access и Microsoft Excel»

Цель работы:научиться производить обмен данными между MS Access и MS Excel. Данные будут храниться в базе данных Access, а расчеты проводиться в Excel.

Задача:расчет месячной премии сотрудников банка.

1)Запустите MS Access. Создайте новую или откройте уже существующую базу данных. Создайте таблицу «Сотрудники». Она должна иметь следующую структуру:

Занесите в таблицу данные сотрудников (5-10 человек). Сохраните и закройте таблицу.

2) Перейдите к окну базы данных. Выделите левой кнопкой мыши таблицу «Сотрудники» и произведите быстрый экспорт в MS Excel (Сервис->Связи с Office->Анализ в Microsoft Office Excel).

3) В открывшемся файле Excel вы увидите 5 заполненных столбцов (Код сотрудника, ФИО, Должность, Телефон, Зарплата) с введенными вами данными. Дополните таблицу следующими столбцами: Премия, Суммарный доход, Средняя зарплата и Ставка (рис.1).

4) В ячейке H2 рассчитайте среднюю зарплату сотрудников. В ячейках I2 и I3 введите значения процента премии: 20% и 10% соответственно.

Премия сотрудников (ячейки F2:F6) рассчитывается по формуле:

«Если зарплата сотрудника Внешние данные->Импорт. В строке Тип Файлов открывшегося окна Импорт выберите Microsoft Excel и найдите созданный вами файл «Сотрудники». Нажмите кнопку Импорт. Откроется окно «Импорт электронной таблицы» (рис.2), в котором должен стоять флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Нажмите далее. В следующем окне выберите пункт Данные необходимо сохранить в новой таблице.Нажмите Далее. Появится окно, позволяющее описывать каждое поле создаваемой таблицы. Щелкните на столбце Код сотрудника и в поле Индекс выберите Да (Совпадения не допускаются). (рис. 3) Нажмите Далее. В следующем окне выберите пункт Определить ключ (рис.4). Проверьте, что Access выбрал столбец Код сотрудника. Щелкните Далее.

В следующем окне в строке «Импорт в таблицу» наберите: Сотрудники (или оставьте без изменений, если это уже сделал Access). Нажмите готово. На вопрос «Переписать существующую таблицу или запрос?» ответьте Да.

Откройте таблицу Сотрудники. Она должна содержать новые столбцы: Премия, Суммарный доход, Средняя зарплата и Ставка (рис. 5).

6) Однако импорт данных обладает следующим недостатком: в случае каких-либо изменений (изменение размеров зарплаты сотрудников или изменение ставок премии) все вышеперечисленные действия придется повторить. Чтобы этого избежать, гораздо удобнее произвести процедуру связывания, т.е. связать экселевский файл «Сотрудники» с базой данных Access. Для этого вернемся к окну базы данных. Выберите Файл->Внешние данные->Связь с таблицами (или щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте и в появившемся меню выберите строку «Связь с таблицами»). В открывшемся окне Связь выберите Тип файлов Microsoft Excel,найдите файл «Сотрудники» и нажмите кнопку Связь.В следующем окне выберите объект Листыи щелкните Далее. Следуйте указаниям Мастера, в последнем окне выберите имя связанной таблицы (например, «СотрудникиExc») и нажмите Готово. Откройте связанную таблицу и попробуйте изменить в ней данные, например, удалить какого-либо нового сотрудника. Если подобное действие не сработает, перейдите в Конструктор и задайте ключевое поле «Код сотрудника». Сохраните изменения и вновь перейдите в режим таблицы. Попробуйте произвести изменения в таблице. Сохраните произведенные изменения и закройте таблицу.

Теперь все изменения в экселевском файле «Сотрудники» будут автоматически отражаться в связанной таблице «СотрудникиExc» базы данных Access.

Источник: megaobuchalka.ru

Экспорт данных из access в excel

Импорт и экспорт данных в базе Access

Всем привет. В этом уроке говорим на тему «Импорт и экспорт данных в базе Access».
Microsoft Office Access позволяет импортировать в таблицы данные, созданные в других программах. В частности, возможен импорт данных из электронных таблиц Excel и таблиц другой базы данных Access. Переключитесь на страницу «ленты» «Внешние данные».

В группе «Импорт» нажмите кнопку, соответствующую типу файла – источника данных, например, «Excel».

В открывшемся окне диалога следует найти файл данных источника, или ввести в поле «Имя файла» полный путь к этому файлу.

В группе переключателей нужно выбрать место назначения для импортируемых данных: в новую таблицу,

в конец существующей или в таблицу,

связанную с файлом — источником.

Для подтверждения выбора нажмите кнопку «OK».

Мастер импорта Microsoft Office Access 2007 предлагает выполнить определенную последовательность действий для вставки импортируемых данных в выбранное место. На первой странице Мастера выберите лист файла Excel, содержащий данные для импорта, и нажмите кнопку «Далее».

Если первая строка выбранного листа содержит имена полей, можно установить флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов».

В этом случае заголовки столбцов будут использованы в Access в качестве имен полей в таблице. Для перехода на следующую страницу Мастера нажмите кнопку «Далее».
На этой странице можно просмотреть и подкорректировать свойства полей новой таблицы. Для того чтобы отобразить свойства нужного поля, нужно щелкнуть по соответствующему столбцу в образце данных. Если данные какого-либо столбца не нужны или не переносятся в Access корректно, можно не импортировать этот столбец. Для этого выделите столбец, который не следует включать в таблицу,

и установите переключатель «Не импортировать (пропустить) поле». Нажмите кнопку «Далее».

В этом окне необходимо задать первичный ключ для таблицы.

При выборе переключателя «автоматически создать ключ» Мастер добавит поле счетчика в качестве первого поля новой таблицы и автоматически заполнит его значениями, начиная с единицы.
Нажмите кнопку «Далее».

В последнем окне Мастера надо указать имя конечной таблицы в поле «Импорт в таблицу».

Нажмите кнопку «Готово», чтобы импортировать данные.

Если импорт данных был завершен успешно, в Мастере отображается страница с состоянием операции импорта. Установив флажок «Сохранить шаги импорта», пользователь может сохранить сведения о выполненной операции для последующего использования.

Для завершения операции импорта нажмите кнопку «Закрыть». В области переходов откройте таблицу «Прайс на мониторы», чтобы просмотреть результат импорта, дважды щелкнув на таблице левой кнопкой мыши.

Если на странице «Внешние данные» в разделе «Импорт» нет команды, соответствующей нужному типу файла, нажмите кнопку «Дополнительно»

и проверьте, нет ли этого типа данных в открывшейся галерее.

Если нужного файла нет и в этом дополнительном списке, может потребоваться запустить программу, в которой были созданы импортируемые данные, и сохранить с её помощью данные в одном из поддерживаемых Access форматов, например, в текстовом файле с разделителями

Данные из Microsoft Office Access 2007 также можно экспортировать в файлы других форматов, например, Microsoft Office Excel 2007, файлы в формате RTF, текстовые файлы с разделителями или с полями фиксированной ширины, и так далее. Для запуска Мастера экспорта необходимо открыть экспортируемую таблицу и на странице «ленты» «Внешние данные», в разделе «Экспорт»,

выбрать кнопку, соответствующую формату файла, в который будут экспортироваться данные таблицы.

В этом уроке на простом примере было показано Импорт и экспорт данных в базе Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

Источник: accesshelp.ru